Archiviste au Ministère de la Justice

Propos d’Olivier Loussouarn, recueillis en 2005

Olivier LOUSSOUARN   mercredi 21 septembre 2005
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1. Comment avez-vous voulu devenir archiviste ?

C’est le goût de l’Histoire qui m’a mené aux archi­ves. Après un Bac lit­té­raire spé­cia­lité Arts plas­ti­ques, j’ai fait des études d’Histoire, très attiré par la recher­che. Au cours de ma maî­trise, j’ai, de fait, fré­quenté les archi­ves (la quasi-tota­lité de mon corpus docu­men­taire se com­po­sait de docu­ments manus­crits du début du XVIe siècle), et j’y ai pris beau­coup de plai­sir.
Je me suis ensuite dirigé vers les concours de l’ensei­gne­ment. C’est à ce moment là que j’ai entendu parler de la for­ma­tion d’archi­vis­ti­que de l’uni­ver­sité d’Angers : l’idée m’a inté­ressé, et après m’être ren­sei­gné, j’ai fait quel­ques stages dans dif­fé­rents ser­vi­ces.
Ceux-ci m’ont donné envie de conti­nuer dans cette voie par la ren­contre de nombre de gens moti­vés et inté­res­sants, et sur­tout, la décou­verte d’un métier dont les acti­vi­tés sont d’une grande diver­sité.

2. Quel a été votre parcours professionnel ?

Dans le cadre de mon DESS, j’ai fait, à partir de mars 2001, un stage au ser­vice des archi­ves du minis­tère de la Justice. Au terme de ce stage, j’ai été embau­ché, comme contrac­tuel afin de tra­vailler sur l’infor­ma­ti­sa­tion du ser­vice et plus exac­te­ment sur le déve­lop­pe­ment et le déploie­ment au sein de la chan­cel­le­rie d’un logi­ciel de ges­tion et de suivi du cour­rier et des dos­siers.

3. Pouvez-vous nous décrire votre travail au quotidien ?

Je tra­vaille donc actuel­le­ment à la mise en place au sein du minis­tère de MESSAGER, un outil unique d’enre­gis­tre­ment et de suivi des cour­riers et dos­siers (de sup­port papier ou électronique) reçus et pro­duits par les ser­vi­ces, dans le cadre de leurs mis­sions et attri­bu­tions. A terme, une sélec­tion de don­nées sto­ckées dans MESSAGER, sui­vant les règles de conser­va­tion des dos­siers, sera extraite pour impor­ta­tion dans un logi­ciel dédié de ges­tion d’archi­ves, géré par le ser­vice des Archives.
Le sys­tème fonc­tionne actuel­le­ment sur quel­ques sites pilo­tes.

Une équipe projet a été cons­ti­tuée, com­pre­nant, outre moi-même : deux direc­teurs de projet (le chef du ser­vice des archi­ves (SA) et le chef du bureau du cabi­net du minis­tre), un chef de projet infor­ma­ti­que et se ren­force d’uti­li­sa­teurs au gré des besoins.

Concrètement, mon rôle, au sein de l’équipe, a été de par­ti­ci­per à la concep­tion du logi­ciel (cahier des char­ges), à la pré­ci­sion des besoins avec le pres­ta­taire et à la recette du logi­ciel. L’équipe a orga­nisé et réa­lisé la for­ma­tion des agents des sites pilo­tes qui devaient rece­voir MESSAGER en pre­mier.

A tra­vers l’équipe projet, je par­ti­cipe aussi au déploie­ment de MESSAGER dans les dif­fé­ren­tes direc­tions du minis­tère, c’est-à-dire :
- rôle de conseil dans les dif­fé­ren­tes direc­tions dans le déploie­ment de MESSAGER ;
- for­ma­tion des per­son­nes char­gés de former les agents de leur direc­tion (cible : 800 agents) à MESSAGER ;
- pré­pa­ra­tion d’un mode d’emploi de MESSAGER à mettre en ligne sur un « intra­net » dédié ;
- coor­di­na­tion du tra­vail avec les cor­res­pon­dants des dif­fé­ren­tes direc­tions impli­quées.
- inter­ven­tions auprès des direc­tions pour « vendre » le logi­ciel.

D’autre part, parmi les actions au SA et en lien avec MESSAGER, il y a un énorme tra­vail de mise à jour des tableaux de ges­tion du minis­tère, ceux-ci étant incor­po­rés dans le logi­ciel.

4. Qu’est-ce qui vous plaît dans votre métier ?

La diver­sité des acti­vi­tés de ce métier me plaît par­ti­cu­liè­re­ment. J’en explore d’ailleurs une des facet­tes, assez ori­gi­nale, en ce moment.

Dans « ser­vice d’archi­ves », il y a « ser­vice », et ce qui me plaît, c’est jus­te­ment cette notion de ser­vice public. L’idée de tra­vailler, non pas pour une poi­gnée de per­son­nes mais pour l’ensem­ble du public : ser­vi­ces pro­duc­teurs dans un pre­mier temps, citoyen et, à terme, cher­cheur.

La dimen­sion de contact, avec les per­son­nes que nous ren­controns dans les dif­fé­rents ser­vi­ces avec les­quels nous tra­vaillons, me plaît également beau­coup.

Quelles seront pour vous les prin­ci­pa­les évolutions pour la pro­fes­sion d’archi­viste à l’avenir ?

Il est impor­tant de bien arti­cu­ler la ges­tion de l’infor­ma­tion au quo­ti­dien et l’aspect patri­mo­nial de la conser­va­tion des archi­ves.

Il faut que l’archi­viste se fasse connaî­tre au sein de son orga­ni­sa­tion pour ses com­pé­ten­ces en matière de ges­tion de l’infor­ma­tion. Il les a et il faut qu’il le fasse savoir. La fonc­tion archi­ves a un rôle de ser­vice, d’aide à la ges­tion de l’infor­ma­tion, qui est essen­tiel.
La dimen­sion patri­mo­niale ne doit pas être négli­gée : la ges­tion des archi­ves cou­ran­tes, des docu­ments que l’on doit uti­li­ser au quo­ti­dien, est impor­tante, mais il est indis­pen­sa­ble d’avoir tou­jours une vision à long terme. Il faut tra­vailler le plus en amont pos­si­ble, mais tou­jours garder la notion « conser­va­tion » à l’esprit : il faut penser au patri­moine de demain. C’est le goût de l’Histoire qui m’a amené aux archi­ves car l’Histoire ne se cons­truit pas sur rien : les archi­ves sont à la base du tra­vail de l’his­to­rien et, aujourd’hui, les archi­vis­tes cons­ti­tuent le corpus des archi­ves des cher­cheurs de demain.

Pour ce qui est des archi­ves électroniques, il est impor­tant de ne pas lais­ser un « vide » et de faire reconnaî­tre le savoir-faire des archi­vis­tes. La for­ma­tion des jeunes archi­vis­tes doit évoluer en ce sens : il faut se recen­trer sur les nou­vel­les tech­no­lo­gies sans pour autant perdre la vision patri­mo­niale.

5. Quelle doit être la place de l’archiviste dans l’organisation ?

Au-delà de son rôle tra­di­tion­nel, l’archi­viste doit être reconnu comme un expert : il pro­pose une aide à la ges­tion de l’infor­ma­tion, il s’adapte aux besoins des inter­lo­cu­teurs...

Par ailleurs, le rôle trans­ver­sal de l’archi­viste doit être valo­risé. Dans un orga­ni­gramme, le ser­vice des archi­ves doit cons­ti­tuer une entité à part entière. L’archi­viste, dans une admi­nis­tra­tion ou une entre­prise, sert tout le monde, pour l’entre­prise ou l’admi­nis­tra­tion en ques­tion, pour un avenir plus loin­tain aussi.

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