Archivistes français formation

RECRUTE : un(e) assistant(e) administratif(ve)

Alice GRIPPON   mercredi 15 juillet 2015
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Rejoignez une asso­cia­tion pro­fes­sion­nelle dyna­mi­que !
Fondée en 1904, l’Association des archi­vis­tes fran­çais regroupe plus de 1800 adhé­rents, pro­fes­sion­nels des archi­ves du sec­teur public comme du sec­teur privé.
Consciente du défi que repré­sente, dans le monde contem­po­rain, la maî­trise de la pro­duc­tion docu­men­taire et de l’infor­ma­tion qu’elle ren­ferme, l’Association des archi­vis­tes fran­çais (AAF) se défi­nit comme un organe per­ma­nent de réflexion, de for­ma­tion et d’ini­tia­tive au ser­vice des sour­ces de la mémoire, celles d’hier comme celle de demain. L’AAF décline son acti­vité au tra­vers du Conseil d’admi­nis­tra­tion et de dif­fé­ren­tes sec­tions, com­mis­sions et groupe de tra­vail. Ses publi­ca­tions et for­ma­tions sont gérées au sein de son EURL Archivistes fran­çais for­ma­tion. Depuis 2013, l’AAF orga­nise une mani­fes­ta­tion d’ampleur natio­nale, « le Forum des archi­vis­tes ». La deuxième édition aura lieu à Troyes du 30 mars au 1er avril 2016.
Dans le cadre du déve­lop­pe­ment de ses acti­vi­tés, l’AAF recher­che un assis­tant admi­nis­tra­tif en sup­port de ses dif­fé­ren­tes acti­vi­tés.

Identification du poste : assis­tant admi­nis­tra­tif
Liaisons hié­rar­chi­ques : pré­si­dent de l’AAF, gérant de l’EURL, délé­guée géné­rale
Liaisons fonc­tion­nel­les : per­ma­nents et mem­bres du bureau et du conseil d’admi­nis­tra­tion selon les pro­jets

Activités
Vous serez basé au 8, rue Jégo, 75013 Paris. Vos mis­sions pour­ront ponc­tuel­le­ment néces­si­ter des dépla­ce­ments pour assu­rer votre mis­sion de sup­port admi­nis­tra­tif (salons pro­fes­sion­nels etc.).

Accueil phy­si­que et télé­pho­ni­que
- Recevoir et orien­ter le public et les sta­giai­res
- Tenue du stan­dard télé­pho­ni­que et prise de mes­sage
- Filtrer et réo­rien­ter les cour­riers électroniques
- Traitement du cour­rier en cas d’absence de la délé­guée géné­rale

Soutien aux acti­vi­tés
- Recherche d’infor­ma­tions
- Prise de rendez-vous
- Organisation logis­ti­que de réu­nions et dépla­ce­ments des per­ma­nents ou des admi­nis­tra­teurs (réser­va­tion de lieu, convo­ca­tion, invi­ta­tion ges­tion des pré­sents, etc.)
- Préparation de dos­siers pour des événements ou des stages

Facturation et envoi
- Des actions de for­ma­tion
- Des ventes d’ouvra­ges et d’abon­ne­ment

Gestion de la per­ma­nence
- Des four­ni­tu­res de bureaux
- De l’occu­pa­tion de la salle de for­ma­tion

Activités ponc­tuel­les
- Saisie de docu­ments
- Rédaction de comp­tes rendus
- Envoi des cour­riers en nombre et des publi­ca­tions
- Présence et aide logis­ti­que lors des mani­fes­ta­tions de l’AAF

Compétences requi­ses

Savoir :
- Maîtrise de la langue fran­çaise
- Techniques de secré­ta­riat
- Maîtrise des outils bureau­ti­ques (trai­te­ment de texte, tableur, etc.) et connais­san­ces des outils Internet

Savoir-faire :
- Sens de la com­mu­ni­ca­tion

Savoir-être :
- Qualités rela­tion­nel­les, esprit d’équipe
- Rigueur, orga­ni­sa­tion, métho­do­lo­gie

Au-delà de ces com­pé­ten­ces, il est essen­tiel d’adhé­rer plei­ne­ment aux objec­tifs de l’AAF.

Conditions

Déplacements ponc­tuels
Pass navigo à 50%
Tickets res­tau­rant, chè­ques vacan­ces, mutuelle d’entre­prise

Recrutement
CDD de 10 mois à partir de sep­tem­bre 2015
Classification : niveau B2 de la conven­tion col­lec­tive des orga­nis­mes de for­ma­tion
Niveau : bac pro ges­tion-admi­nis­tra­tion ou secré­ta­riat
Salaire : selon le profil

Adresser CV et lettre de moti­va­tion à dele­ga­tion_gene­ra­le@ar­chi­vis­tes.org

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