Créer un service d’archives dans une structure intercommunale

Fiche 1 - Les archives : répondre aux défis de l’intercommunalité. Pourquoi ? Comment ?

mardi 9 septembre 2014
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Quels atouts mettre de son côté ?

Cas 1 : de la créa­tion ex-nihilo d’un ser­vice d’archi­ves inter­com­mu­nal

- maî­tri­ser les dépen­ses en mutua­li­sant les moyens maté­riels et finan­ciers (y com­pris dépen­ses de reliure), les moyens humains et com­pé­ten­ces et les locaux et infra­struc­tu­res de toutes les com­mu­nes et de l’EPCI ;

- répon­dre, en matière d’archi­ves, aux obli­ga­tions léga­les de col­lecte, de clas­se­ment, d’inven­taire et de com­mu­ni­ca­tion des archi­ves com­mu­na­les et inter­com­mu­na­les en par­ta­geant les moyens et les com­pé­ten­ces ;

- assu­rer la ges­tion et la veille de l’infor­ma­tion juri­di­que et admi­nis­tra­tive, qui peut être lais­sée de côté par manque de temps et de moyens ;

- mieux répon­dre et mieux maî­tri­ser les contrô­les et ris­ques juri­di­ques (contrôle finan­cier, mar­chés publics, ges­tion du per­son­nel, etc.) ;

- maî­tri­ser la ges­tion de l’infor­ma­tion numé­ri­que tout au long de son cycle de vie (mutua­li­sa­tion tech­ni­que, des com­pé­ten­ces, amor­tis­se­ment des coûts de fonc­tion­ne­ment) afin d’opti­mi­ser les pro­cé­du­res de déma­té­ria­li­sa­tion (actes, docu­ments finan­ciers, etc.) ;

- faire émerger et/ou ren­for­cer une iden­tité com­mune afin de per­met­tre la mise en place d’un projet de ter­ri­toire mémo­riel, patri­mo­nial, éducatif, tou­ris­ti­que et/ou cultu­rel à l’échelle inter­com­mu­nale (ex. : centre d’inter­pré­ta­tion, espace muséo­gra­phi­que, pays d’art et d’his­toire) et contri­buer ainsi à l’attrac­ti­vité ter­ri­to­riale ;

D’autres cas de figure se pré­sen­tent, ne modi­fiant que les moda­li­tés du pre­mier atout pré­senté. L’ampleur de cette nou­velle fonc­tion archi­ves à créer/déve­lop­per sera évidemment pro­por­tion­nelle aux moyens mobi­li­sés.

Cas 2 : d’une fonc­tion archi­ves mutua­li­sée à partir d’agents mutua­li­sés

Cas 3 : d’une fonc­tion archi­ves mutua­li­sée à partir d’agents et de bâti­ments mutua­li­sés

En tout état de cause, est visée l’amé­lio­ra­tion du fonc­tion­ne­ment admi­nis­tra­tif, en mutua­li­sant les moyens, dans la pers­pec­tive de maî­tri­ser les coûts à moyen terme et, à long terme, de mettre en place une gou­ver­nance de l’infor­ma­tion indis­pen­sa­ble au fonc­tion­ne­ment de toute struc­ture com­plexe (variété des mis­sions, vaste ter­ri­toire et nom­breux sites dis­tants).
Le regrou­pe­ment inter­com­mu­nal étant devenu obli­ga­toire, la bonne ges­tion et conser­va­tion des archi­ves (docu­ments et don­nées) de sa gou­ver­nance devrait être également... obli­ga­toire tant d’un point de vue admi­nis­tra­tif que démo­cra­ti­que.
Et la créa­tion ou le déve­lop­pe­ment d’un ser­vice d’archi­ves inter­com­mu­nal ren­for­cera le niveau de mutua­li­sa­tion de chaque regrou­pe­ment.

Comment mettre ces atouts de son côté ?

Afin d’évaluer les besoins et d’envi­sa­ger les solu­tions à rete­nir, il convient de pro­cé­der par étapes. Cette ges­tion de projet doit tout d’abord se baser sur un pilo­tage au plus haut niveau et un bon suivi « tech­ni­que ».

Créer ou sus­ci­ter la créa­tion d’un comité de pilo­tage

Ce comité a pour rôle d’exa­mi­ner et de vali­der les pro­po­si­tions faites. Celui-ci peut être com­posé du pré­si­dent de l’EPCI, du vice-pré­si­dent chargé de la mutua­li­sa­tion (s’il existe), du vice-pré­si­dent culture/patri­moine et de repré­sen­tants des com­mu­nes mem­bres (maires, adjoints/ conseillers muni­ci­paux en charge de la culture/ patri­moine). Il n’est pas obli­ga­toire que chaque com­mune soit repré­sen­tée et le nombre de mem­bres ne doit pas être plé­tho­ri­que. La com­po­si­tion et le choix des mem­bres des col­lec­ti­vi­tés peu­vent être déci­dés lors d’un conseil com­mu­nau­taire.
Un ou deux agents (DGS-direc­teur géné­ral des ser­vi­ces de l’EPCI, archi­viste s’il en existe ou DGS ou secré­taire de mairie) doi­vent être pré­sents pour en assu­rer les comp­tes-rendus.

Mettre en place un groupe de tra­vail

Ce groupe de tra­vail permet de tra­vailler tech­ni­que­ment les pro­po­si­tions. Il peut se com­po­ser de mem­bres du comité de pilo­tage, comme -au moins- le vice-pré­si­dent chargé de la mutua­li­sa­tion, le DGS de l’EPCI, les archi­vis­tes (s’ils exis­tent dans l’EPCI et/ou les com­mu­nes mem­bres), mais aussi un ou plu­sieurs DGS ou secré­tai­res de mairie des col­lec­ti­vi­tés mem­bres. On peut aussi envi­sa­ger la pré­sence de repré­sen­tants des ser­vi­ces fonc­tion­nels concer­nés (par exem­ple juri­di­que, sys­tè­mes d’infor­ma­tion, res­sour­ces humai­nes, chargé de mis­sion sur la mutua­li­sa­tion...).
Si le recru­te­ment d’un archi­viste qua­li­fié est une des pers­pec­ti­ves de départ, autant le faire en amont et faire de ce pro­fes­sion­nel le chef de projet de toute la démar­che.
En l’absence d’archi­viste, le direc­teur des Archives dépar­te­men­ta­les ou le Centre de ges­tion (s’il dis­pose d’une fonc­tion archi­ves) peu­vent jouer leur rôle d’appui et de conseil.

Établir un diag­nos­tic par­tagé (voir fiche 2)

Les ques­tion­nai­res ont été établis afin d’établir un diag­nos­tic concer­nant l’état des archi­ves, que ce soit au sein de la struc­ture inter­com­mu­nale elle-même ou dans cha­cune des com­mu­nes mem­bres, quelle que soit leur taille et la pré­sence (ou non) d’un ser­vice d’archi­ves. En fonc­tion des éléments qui res­sor­ti­ront des enquê­tes, il convient de se repor­ter à la fiche « Références régle­men­tai­res et légis­la­ti­ves & confi­gu­ra­tions pos­si­bles » (fiche 4) afin d’envi­sa­ger le scé­na­rio qui cor­res­pon­drait le mieux à la situa­tion obser­vée.
Ce diag­nos­tic doit per­met­tre de répon­dre aux ques­tions sui­van­tes :
- Comment est repré­sen­tée la fonc­tion archi­ves ?
- Quels sont les volu­mes d’archi­ves à trai­ter et à conser­ver ?
- Comment sont les locaux et quel­les sont leurs capa­ci­tés ?
- Que repré­sen­tent les coûts dédiés aux archi­ves ?
- Comment sont gérées les archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res ?
- Quelles sont les pro­blé­ma­ti­ques en matière de déma­té­ria­li­sa­tion et de ges­tion de l’infor­ma­tion numé­ri­que ?

Définir les mis­sions (voir fiche 3)

À l’issue d’un recen­se­ment, d’une évaluation des besoins des col­lec­ti­vi­tés mem­bres (obli­ga­toi­res et option­nels) et des moyens mis en commun, les mis­sions du ser­vice d’archi­ves seront défi­nies. La créa­tion d’un ser­vice d’archi­ves inter­com­mu­nal et le recru­te­ment d’un archi­viste pro­fes­sion­nel sont des leviers impor­tants dans la mise en œuvre d’un projet de ter­ri­toire et/ou d’un projet de mutua­li­sa­tion des moyens à l’échelle d’un ter­ri­toire inter­com­mu­nal.

Choisir la confi­gu­ra­tion la plus adap­tée (voir fiche 4)

En fonc­tion des objec­tifs tech­ni­ques et poli­ti­ques : prise de com­pé­tence archi­ves par l’inter­com­mu­na­lité ou mutua­li­sa­tion des com­pé­ten­ces de l’archi­viste, mutua­li­sa­tion de locaux et de moyens entre les com­mu­nes dans le cadre d’un conven­tion­ne­ment (conven­tion régis­sant les rela­tions entre la col­lec­ti­vité et l’EPCI, car les com­mu­nes res­tent pro­prié­tai­res de leurs archi­ves)…
Le scé­na­rio retenu devra être ins­crit à l’ordre du jour des dif­fé­rents conseils déli­bé­rants (si besoin, faire voter la signa­ture de conven­tions).

Quel que soit le projet retenu, faire appel à un archi­viste qua­li­fié est une des condi­tions de réus­site du projet, notam­ment en raison de sa capa­cité opé­ra­tion­nelle immé­diate, de sa maî­trise de la régle­men­ta­tion des archi­ves publi­ques, des règles de fonc­tion­ne­ment des col­lec­ti­vi­tés et de sa bonne connais­sance des prin­ci­pes de ges­tion des docu­ments d’acti­vité (records mana­ge­ment) : selon la confi­gu­ra­tion choi­sie, ce recours inter­vient dans le cadre d’un recru­te­ment, d’une vaca­tion, d’une pres­ta­tion ou d’un appui du Centre de ges­tion (s’il dis­pose d’une fonc­tion archi­ves).



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