Créer un service d’archives dans une structure intercommunale

Fiche 2 - Le diagnostic partagé

mardi 9 septembre 2014
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Consulter au préa­la­ble la Fiche 1 - Les archi­ves : répon­dre aux défis de l’inter­com­mu­na­lité. Pourquoi ? Comment ?

Questionnaire concernant chaque commune

à répé­ter autant de fois que de com­mu­nes mem­bres

Information générales sur la structure :
Nom de la commune
Quel est le nombre d’habitants ?
Existe-t-il des structures « satellites » ? (SEM, agence locale, syndicats, EPIC, etc.)
Informations sur la fonction archives :
Existe-t-il un service d’archives dans cette commune ?□ Oui
□ Non
Sinon, la fonction archives est-elle déjà prise en compte dans cette commune (notamment agent-s en charge des archives) ?□ Oui
□ Non
Si oui, avec quelles qualifications et quel-s statut-s ?
Si la fonction archives existe, nombre d’agents et % d’ETP que cela représente ?
Informations sur les locaux d’archivage :
Existe-t-il des locaux spécifiques dédiés à l’archivage ?□ Oui
□ Non
Si oui, quelle est la capacité totale (en mètres linéaires) ?□ …….. mètres linéaires
Quel est le métrage linéaire restant disponible ?□ …….. mètres linéaires
Quelles sont les conditions de conservation ?□ Très bonnes
□ Moyennes
□ Mauvaises
Quelles sont les conditions de sécurité ?□ fermeture à clé
□ alarme intrusion
□ extincteurs
□ détection incendie
□ porte coupe-feu
Informations sur les archives :
Quel est le métrage linéaire total estimé ?□ …….. mètres linéaires
Quel est l’état du classement ?□ Archives classées et inventoriées
□ Boîtes d’archives identifiées
□ Archives non classées
Existe-t-il un système de cotation des archives ?□ Oui
□ Non
Des opérations d’éliminations récentes ont-elles eu lieu ?□ Oui. Métrage linéaire ? .........…....... ml
□ Non
Y-a-t-il eu recours à prestations d’archivage (vacataire, Centre de gestion, société privée) ?□ Oui : .................................. Si oui, à hauteur de quel budget ? ...........€
□ Non
Des archives déposées dans un service d’archives départementales ? Dans un service d’archives communales ?□ Oui ..............
□ Non
Des archives on-elles été externalisées chez un prestataire ?□ Oui. Nom/budget : ....................................
□ Non
Existe-t-il un logiciel d’archivage ?□ Oui. Nom : ..............
□ Non
Existe-t-il un projet d’archivage électronique ? Si oui, s’agit-il d’un projet interne ou d’un projet mutualisé ?□ Oui, .............................................................

....................................................................
□ Non

Informations concernant la gestion des archives courantes ou intermédiaires :
Locaux d’archivage intermédiaire□ Bureaux
□ Salles de préarchivage
État de ces locaux□ Saturés
□ Sécurisés
□ Sains
Quels outils existent ou sont en projet pour la gestion de l’information numérique ?Préciser : .........................................
□ GED (Gestion électronique de documents)
□ SAE (Système d’archivage électronique)
Informations concernant l’accès aux archives :
Des procédures ou des règles d’accès aux archives en interne ont-elles été mises en place ?□ Oui
□ Non
Des procédures ou des règles d’accès aux archives pour le public ont-elles été mises en place ?□ Oui
□ Non
Existe-t-il un site internet lié aux archives ? Des pages dédiees aux archives existent-elles sur le site de l’EPCI ?□ Oui
□ Non
Des actions de valorisation sont-elles menées ? Si oui, détailler□ Oui .................................................................
□ Non

Questionnaire concernant la structure intercommunale

Information générales sur la structure :
Quel est le statut de l’EPCI ?□ Communauté de communes

□ Communauté d’agglo­mé­ra­tion
□ Communauté urbaine
□ Autres

Quel est le nombre de communes membres ?
Existe-t-il d’autres structures « satellites » ? (SEM, agence locale, syndicats, EPIC, etc.)
Quel est le nombre d’habitants ?
L’EPCI est-il doté d’une fiscalité propre ?□ Oui
□ Non
Date de création de l’EPCI
Le schéma de mutualisation a-t-il été rédigé ou délibéré ?□ Oui
□ Non
Y-a-t-il d’autres projets de mutualisation ?□ Oui ......................
□ Non
Y-a-t-il d’autres démarches patrimoniales ? (pays d’art et histoire ? musées ? monuments ?)□ Oui .......................
□ Non
Informations sur la fonction archives :
Existe-t-il déjà un début de fonction archives (agent-s en charge des archives) ?□ Oui ..............................
□ Non
Si oui, avec quelles qualifications et/ou quel-s statut-s ?
Si la fonction archives existe, nombre d’agents et % d’ETP que cela représente ?
Informations sur les locaux d’archivage :
Existe-t-il des locaux spécifiques dédiés à l’archivage ?□ Oui
□ Non
Si oui, quelle est la capacité totale (en mètres linéaires) ?□ …….. mètres linéaires
Quel est le métrage linéaire restant disponible ?□ …….. mètres linéaires
Quelles sont les conditions de conservation dans ces locaux (climat, luminosité…) ?□ Très bonnes
□ Moyennes
□ Mauvaises
Quelles sont les conditions de sécurité ?□ fermeture à clé
□ alarme intrusion
□ extincteurs
□ détection incendie
□ porte coupe-feu
Informations sur les archives :
Quel est le métrage linéaire total estimé ?□ …….. mètres linéaires
Quel est l’état du classement ?□ Archives classées et inventoriées
□ Boîtes d’archives identifiées
□ Archives non classées
Existe-t-il un système de cotation des archives ?□ Oui
□ Non
Des opérations d’éliminations récentes ont-elles eu lieu ?□ Oui. Métrage linéaire ? .........…....... ml
□ Non
Y-a-t-il eu recours à prestations d’archivage (vacataire, Centre de gestion, société privée) ?□ Oui : ..................................
Si oui, à hauteur de quel budget ? ...........€
□ Non
Des archives déposées dans un service d’archives départementales ? Dans un service d’archives communales ?□ Oui ..............
□ Non
Des archives on-elles été externalisées chez un prestataire ?□ Oui. Nom/budget : ....................................
□ Non
Existe-t-il un logiciel d’archivage ?□ Oui. Nom : ..............
□ Non
Existe-t-il un projet d’archivage électronique ? Si oui, s’agit-il d’un projet interne ou d’un projet mutualisé ?□ Oui, ......................................................
□ Non
Informations concernant la gestion des archives courantes ou intermédiaires :
Locaux d’archivage intermédiaire□ Bureaux
□ Salles de préarchivage
État de ces locaux□ Saturés
□ Sécurisés
□ Sains
Quels outils existent ou sont en projet pour la gestion de l’information numérique ?Préciser : ..............................................
□ GED (Gestion électronique de documents)
□ SAE (Système d’archivage électronique)
Informations concernant l’accès aux archives :
Des procédures ou des règles d’accès aux archives en interne ont-elles été mises en place ?□ Oui
□ Non
Des procédures ou des règles d’accès aux archives pour le public ont-elles été mises en place ?□ Oui
□ Non
Existe-t-il un site internet lié aux archives ? Des pages dédiées aux archives existent-elles sur le site de l’EPCI ?□ Oui .........................................
□ Non
Des actions de valorisation sont-elles menées ? Si oui, détailler□ Oui ..........................................
□ Non


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