Créer un service d’archives dans une structure intercommunale

Fiche 3 - Quelles missions pour un service d’archives intercommunal ?

mardi 9 septembre 2014
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Cœur de mission

Au béné­fice de la struc­ture inter­com­mu­nale

- col­lec­ter, clas­ser, conser­ver et com­mu­ni­quer les archi­ves de la struc­ture.
- sen­si­bi­li­ser et former le per­son­nel inter­com­mu­nal.
- gérer l’infor­ma­tion issue de l’acti­vité admi­nis­tra­tive qu’elle soit sous forme papier ou électronique, en conseillant et orien­tant les ser­vi­ces pro­duc­teurs dans l’orga­ni­sa­tion de leurs infor­ma­tions (« records mana­ge­ment » ou ges­tion des archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res), en pre­nant en charge le volet ges­tion de l’infor­ma­tion de tout projet de déma­té­ria­li­sa­tion (tri des docu­ments et don­nées numé­ri­ques, archi­vage des cour­riels, docu­ments finan­ciers, actes, etc.).
- pro­cé­der aux éliminations régu­liè­res, dimi­nuant les coûts de sto­ckage.
- col­lec­ter des archi­ves pri­vées inté­res­sant l’his­toire du ter­ri­toire de la struc­ture.
- assu­rer la péren­ni­sa­tion et la conser­va­tion du patri­moine archi­vis­ti­que de la struc­ture dans des locaux adap­tés.
- garan­tir l’accès des usa­gers aux archi­ves de la struc­ture

Au béné­fice des com­mu­nes mem­bres

- assu­rer un conseil en matière d’archi­vage aux com­mu­nes.
- sen­si­bi­li­ser et former le per­son­nel com­mu­nal.
- super­vi­ser la ges­tion des archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res des com­mu­nes mem­bres ou les gérer en direct ; sous forme papier ou électronique, en conseillant/ orien­tant les ser­vi­ces pro­duc­teurs dans l’orga­ni­sa­tion de leurs infor­ma­tions (« records mana­ge­ment » ou ges­tion des archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res), en pre­nant en charge le volet ges­tion de l’infor­ma­tion de tout projet de déma­té­ria­li­sa­tion (tri des docu­ments et don­nées numé­ri­ques, archi­vage des cour­riels, docu­ments finan­ciers, actes, etc.).
- gérer les archi­ves his­to­ri­ques des com­mu­nes mem­bres :

  • soit en les regroupant au service archives de la structure ;
  • soit en maintenant leur conservation dans chaque commune ;
  • soit en assurant leur dépôt aux Archives départementales.
    - collecter des archives privées intéressant l’histoire des communes membres.
    - garantir l’accès des usagers aux archives des communes membres.

Missions complémentaires

Un ser­vice d’archi­ves cons­ti­tué peut contri­buer à d’autres mis­sions pour le compte de la struc­ture :

- mettre en place une poli­ti­que de valo­ri­sa­tion des archi­ves : expo­si­tions, acti­vi­tés péda­go­gi­ques ou éducatives (ate­liers dans la cadre -ou non- de la réforme des ryth­mes sco­lai­res), arti­cles, publi­ca­tions...
- valo­ri­ser l’his­toire et le patri­moine à l’échelle du ter­ri­toire inter­com­mu­nal (y com­pris à tra­vers des com­mé­mo­ra­tions).
- contri­buer au déve­lop­pe­ment d’une poli­ti­que et de pro­jets open data (voire être la per­sonne res­pon­sa­ble de l’accès aux docu­ments admi­nis­tra­tifs -PRADA- et/ ou cor­res­pon­dant infor­ma­ti­que et liber­tés - CIL).
- contri­buer à la mise en place d’un projet de ter­ri­toire : contri­bu­tion à l’attrac­ti­vité ter­ri­to­riale, ville ou pays d’art et d’his­toire, par­cours d’inter­pré­ta­tion...
- contri­buer à la poli­ti­que mémo­rielle, éducative, tou­ris­ti­que, cultu­relle et/ou patri­mo­niale du ter­ri­toire.
- pren­dre part à la poli­ti­que d’infor­ma­tion admi­nis­tra­tive et citoyenne pour la struc­ture ou les com­mu­nes mem­bres (centre de docu­men­ta­tion, site inter­net…) et/ou assu­rer une veille juri­di­que et tech­ni­que, voire la ges­tion de la docu­men­ta­tion.



 titre documents joints


(PDF – 249 ko)
        
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