Créer un service d’archives dans une structure intercommunale

Fiche 4 - Références réglementaires et législatives & configurations possibles

mardi 9 septembre 2014
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Définie comme la mise en commun, tem­po­raire ou pérenne, de res­sour­ces humai­nes, tech­ni­ques, patri­mo­nia­les ou finan­ciè­res, la mutua­li­sa­tion porte, au sein des grou­pe­ments de col­lec­ti­vi­tés, sur des com­pé­ten­ces n’ayant pas fait l’objet de trans­fert ou de délé­ga­tion.
A défaut d’être d’ores et déjà une obli­ga­tion, voici l’état des textes sur la ques­tion des archi­ves et de la mutua­li­sa­tion inter­com­mu­nale.

Les textes

Code du patri­moine, art. L.212-11 et 12.
Au sein des grou­pe­ments de col­lec­ti­vi­tés, qui ont cha­cune la res­pon­sa­bi­lité de leurs archi­ves et de la ges­tion de celles-ci, est reconnue la pos­si­bi­lité que l’une des enti­tés du grou­pe­ment se voit confier les archi­ves des autres enti­tés.
Les grou­pe­ments concer­nés sont les EPCI (com­mu­nau­tés de com­mu­nes, com­mu­nau­tés d’agglo­mé­ra­tion, com­mu­nau­tés urbai­nes, syn­di­cats inter­com­mu­naux) et les syn­di­cats mixtes.
L’entité char­gée de la ges­tion des archi­ves peut être le grou­pe­ment ou une des com­mu­nes mem­bres.
Chaque entité res­tant pro­prié­taire de ses archi­ves, la mise en œuvre de cette mutua­li­sa­tion, quel que soit le modèle retenu, sup­pose une conven­tion de dépôt des docu­ments, for­cé­ment révo­ca­ble.

Loi n° 2010-1563 de réforme des col­lec­ti­vi­tés ter­ri­to­ria­les du 16 décem­bre 2010.

Elle a permis de pré­ci­ser le cadre de réfé­rence pour la mise en œuvre de la mutua­li­sa­tion au sein des EPCI en :
- dési­gnant l’EPCI à fis­ca­lité propre comme prin­ci­pal por­teur de la mutua­li­sa­tion au sein du grou­pe­ment ;
- ren­for­çant la sécu­rité juri­di­que de la mutua­li­sa­tion, notam­ment par rap­port au droit com­mu­nau­taire ;
- créant une palette d’outils dif­fé­rents, dans laquelle chaque grou­pe­ment pourra choi­sir le plus adapté
- impo­sant une réflexion glo­bale sur la mutua­li­sa­tion au sein de chaque inter­com­mu­na­lité.
Les prin­ci­pa­les dis­po­si­tions rela­ti­ves à la mutua­li­sa­tion de cette loi sont retrans­cri­tes dans le CGCT, art. L.5211-4-1 à 3.

Loi n°2014-58 du 27 jan­vier 2014 de moder­ni­sa­tion de l’action publi­que ter­ri­to­riale et d’affir­ma­tion des métro­po­les (et en par­ti­cu­lier l’arti­cle 55 rela­tive au coef­fi­cient de mutua­li­sa­tion)

Décret sur le coef­fi­cient de mutua­li­sa­tion (non encore paru)

Les différents cas possibles

Ces dif­fé­ren­tes confi­gu­ra­tions sont évolutives : ils peu­vent ne concer­ner dans un pre­mier temps qu’une partie des com­mu­nes mem­bres de l’EPCI.
Dans les deux der­niers cas de figure, les moda­li­tés finan­ciè­res défi­nies entre les col­lec­ti­vi­tés doi­vent se limi­ter à des com­pen­sa­tions de char­ges.

Le dépôt des archi­ves [art. L.212-11 et 12 du Code du patri­moine]
Si l’une des enti­tés com­po­sant l’EPCI dis­pose d’un ser­vice d’archi­ves cons­ti­tué (locaux adap­tés et nor­ma­li­sés, budget indi­vi­dua­lisé, per­son­nel qua­li­fié), les autres enti­tés peu­vent lui confier leurs archi­ves sous forme de dépôt, sur le même prin­cipe que le dépôt aux Archives dépar­te­men­ta­les par une com­mune. Une conven­tion de dépôt est élaborée après déli­bé­ra­tions des col­lec­ti­vi­tés concer­nées.
Le code du patri­moine ne pré­voit pas la com­pen­sa­tion des frais humains et finan­ciers du dépôt : soit la struc­ture les assume seule, soit le dépôt est assorti de dis­po­si­tions pré­vues par le CGCT (voir infra).
Modèles de conven­tion : Archives de France, ins­truc­tion n° DPACI/RES/2009/016 du 29 juillet 2009

La mise à dis­po­si­tion de ser­vi­ces [art. L.5211-4-1 du CGCT]
La mise à dis­po­si­tion de ser­vi­ces est réglée par une conven­tion entre la com­mune et l’EPCI, qui fixe notam­ment les moda­li­tés de la mise à dis­po­si­tion et défi­nit les condi­tions de rem­bour­se­ment par la com­mune ou l’établissement public béné­fi­ciaire de la mise à dis­po­si­tion.
Le coût de fonc­tion­ne­ment pris en compte dans le calcul du rem­bour­se­ment est basé sur les char­ges de per­son­nel, les four­ni­tu­res, les frais maté­riels (flui­des, réseaux…), le coût de renou­vel­le­ment des biens et les contrats de ser­vice rat­ta­chés (entre­tien, main­te­nance…).
Le rem­bour­se­ment s’effec­tue ensuite au pro­rata du recours au ser­vice par la struc­ture béné­fi­ciaire, à partir d’un état annuel.
En dehors de ces dis­po­si­tions, une grande sou­plesse est lais­sée dans la rédac­tion des conven­tions, per­met­tant de défi­nir un niveau de ser­vice très varia­ble, ce qui sup­pose qu’il soit expli­ci­te­ment décrit. Dans le domaine des archi­ves, il convient de pré­ci­ser par exem­ple la nature des inter­ven­tions : tri, éliminations, élaboration de tableaux de ges­tion, conseils, inven­taire, conser­va­tion maté­rielle…
Dans cette confi­gu­ra­tion, la situa­tion sta­tu­taire des agents n’est pas modi­fiée, il s’agit d’un chan­ge­ment fonc­tion­nel.

La créa­tion de ser­vi­ces com­muns [art. L.5211-4-2 du CGCT]
Un EPCI à fis­ca­lité propre et ses com­mu­nes mem­bres qui le sou­hai­tent peu­vent se doter de ser­vi­ces com­muns dans les domai­nes fonc­tion­nels (res­sour­ces humai­nes, ser­vice juri­di­que, infor­ma­ti­que…), gérés par l’EPCI. Ces ser­vi­ces regrou­pent les moyens humains et tech­ni­ques affec­tés par chaque entité à une même mis­sion.
La créa­tion néces­site une conven­tion qui défi­nit l’orga­ni­sa­tion du ser­vice commun. Les frais sont répar­tis entre les contri­bu­teurs par voie conven­tion­nelle et pren­nent en compte tous les frais de fonc­tion­ne­ment.
Pour la partie de temps consa­crée au ser­vice commun, les agents sont mis à dis­po­si­tion de l’EPCI. Ils conser­vent cepen­dant de plein droit leur régime indem­ni­taire et les avan­ta­ges col­lec­tifs de leur struc­ture d’ori­gine.

La mise à dis­po­si­tion de moyens [art. L.5211-4-3 du CGCT]
Les EPCI à fis­ca­lité propre ont la pos­si­bi­lité d’acqué­rir du maté­riel pou­vant servir aux besoins de l’EPCI et de ses com­mu­nes mem­bres. Un règle­ment de mise à dis­po­si­tion fixe les moda­li­tés de cette mise en commun. Dans le domaine des archi­ves, elle peut concer­ner du maté­riel de numé­ri­sa­tion, d’expo­si­tion…
Ce prin­cipe peut être com­plé­men­taire des sché­mas pré­cé­dents.



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