Invitée experte

- Frieh, Anita

Responsable archives et numérisation au sein du cabinet Shearman & Sterling

  • Imprimer

Quelle est votre mis­sion dans la sec­tion Archives économiques et d’entre­pri­ses ou dans l’Association des archi­vis­tes fran­çais (AAF) ? Qu’est-ce qu’elle vous apporte et qu’en reti­rez-vous ?

Membre actif de la com­mis­sion archi­ves électroniques (CAE), char­gée des ques­tions d’orga­ni­sa­tion (les réu­nions ayant toutes lieu au sein du cabi­net Shearman & Sterling).
La CAE a un envi­ron­ne­ment très ouvert où tout est à cons­truire : le bureau nous accorde une grande liberté et nous sommes force de pro­po­si­tion sur l’archi­vage électronique ce qui cons­ti­tue un chal­lenge très enri­chis­sant. Au fil des ans, la CAE a permis de tisser de fort liens entre ses mem­bres : c’est devenu un réseau en soi. En cas de besoin, d’aide, de conseils (et peut importe le sujet), les mem­bres peu­vent se contac­ter… Il y en aura tou­jours un qui dans ses connais­san­ces ou son propre réseau aura un contact en mesure de répon­dre à la demande.
Le groupe des archi­vis­tes juri­di­ques que j’ai créé en 2006 est un lieu d’échange et de par­tage dans un sec­teur où l’archi­viste est peu pré­sent et où les autres pro­fes­sion­nels de l’infor­ma­tion sont mieux repré­sen­tés et orga­ni­sés. Tout est à faire en matière de pra­ti­que, de pro­cé­du­res,…

Comment défi­ni­riez-vous le métier d’archi­viste ? Quelle expres­sion pour­rait le résu­mer ?

Il s’agit d’un métier com­plexe qui néces­site de se tenir sans cesse à la pointe de l’infor­ma­tion et ce de part l’évolution rapide des tech­no­lo­gies, des sup­ports, de l’envi­ron­ne­ment légal,… C’est un métier de ges­tion­naire où il faut savoir faire preuve de flexi­bi­lité tout en défen­dant ses idées et ses pra­ti­ques. Il faut être com­ba­tif et savoir rele­ver les défis. Enfin, il faut être un com­mu­ni­quant hors pair pour se faire connaî­tre, faire connaî­tre son métier, ses savoirs et savoir-faire.
Un métier en pleine évolution qui néces­site un degré impor­tant d’adap­ta­bi­lité

Pourriez-vous nous pré­sen­ter votre par­cours et votre situa­tion actuelle ?

J’ai d’abord suivi la Licence et Maîtrise Mecadocte à Mulhouse pour ensuite incor­po­rer le DESS Techniques d’Archives et de Documentation de Mulhouse, pro­mo­tion 1999/2000.
Pendant 13 mois, j’ai tra­vaillé comme archi­viste dans le ser­vice de Records Management d’Archon Group France (filiale de Goldman Sachs).
Depuis juillet 2001, je suis res­pon­sa­ble archi­ves au sein du cabi­net Shearman & Sterling (créa­tion de poste) et depuis novem­bre 2008, également res­pon­sa­ble du ser­vice de numé­ri­sa­tion (créa­tion ex-nihilo). En sus, je suis également char­gée de tous les pro­jets de tra­vaux-amé­na­ge­ment-démé­na­ge­ments et de la ges­tion des espa­ces mis à dis­po­si­tion des avo­cats pour conser­ver leurs archi­ves cou­ran­tes.
Par ailleurs, je suis membre de la CAE depuis sa créa­tion en 2004, j’ai crée le groupe des archi­vis­tes du sec­teur juri­di­que en octo­bre 2006 et en tant que membre de l’Association pour le Développement de l’Informatique Juridique (ADIJ), je par­ti­cipe depuis 2006 à dif­fé­rents grou­pes de tra­vail cen­trés sur l’archi­vage électronique.
Enfin, je suis char­gée de cours à l’uni­ver­sité Paris X-Nanterre où je dis­pense aux étudiants de master 1 Information-Documentation des cours de Management des sys­tè­mes d’infor­ma­tion docu­men­taire et ce depuis 2007.

Pouvez-vous nous décrire votre tra­vail au quo­ti­dien ? Qu’est-ce qui vous plaît dans votre tra­vail ?

Il serait hasar­deux de décrire mon tra­vail au quo­ti­dien car aucune jour­née ne se res­sem­ble. Les avo­cats ont pour habi­tude de tra­vailler dans l’urgence et donc tout peut arri­ver : la volonté de consul­ter 15 conte­neurs, la néces­sité d’archi­ver 100 conte­neurs, l’arri­vée d’un nou­veau col­la­bo­ra­teur avec de nom­breux docu­ments qu’il faut pou­voir sto­cker, une demande de conseil d’un bureau euro­péen, la pré­pa­ra­tion d’un envoi d’archi­ves en sto­ckage off-side, une for­ma­tion à la pro­cé­dure de ver­se­ment et de consul­ta­tion, une réor­ga­ni­sa­tion des espa­ces, un démé­na­ge­ment de col­la­bo­ra­teurs (et donc de docu­ments), une recher­che dans les bases de connais­sance créée grâce au ser­vice de numé­ri­sa­tion, la pla­ni­fi­ca­tion des deman­des de numé­ri­sa­tion ou lors des clo­sing, les échanges avec les know­ledge mana­ger et le ser­vice infor­ma­tion au sujet de l’intra­net, des bases de connais­sance ou de l’achat d’un nou­veau maté­riel, des ques­tions de secré­tai­res quand à l’archi­vage ou à la des­truc­tion des dos­siers, l’orga­ni­sa­tion d’un envoi ou d’un rapa­trie­ment massif de docu­ments dans le cadre d’audien­ces ayant lieu à l’étranger,…. Et j’en passe !
Plus d’une quin­zaine de natio­na­li­tés sont repré­sen­tées il faut donc savoir com­po­ser avec les uns et les autres et expli­quer aux avo­cats les fon­da­men­taux de l’archi­vage « à la fran­çaise » !
L’inté­rêt d’une struc­ture à taille humaine réside dans l’impli­ca­tion des chefs de ser­vice dans les déci­sions prises et cela peut importe le sujet : je suis donc régu­liè­re­ment consul­tée sur dif­fé­rents sujets ayant traits à l’orga­ni­sa­tion et à la ges­tion ce qui est très enri­chis­sant. Le sys­tème hié­rar­chi­que est au final peut pré­sent : ce sont les com­pé­ten­ces que l’on reconnaît et que l’on déve­loppe ce qui motive !

Quelles sont, pour vous, les évolutions fortes et l’avenir de ce métier ?

Les nou­vel­les tech­no­lo­gies, les liens de plus en plus impor­tants dans les orga­ni­sa­tions entre le KM, les archi­ves, la docu­men­ta­tion, la crise qui oblige à jon­gler avec les com­pé­ten­ces entrai­ne­ront une évolution du métier qui accroi­tra sans doute l’indis­pen­sa­ble poly­va­lence des archi­vis­tes. L’archi­viste sera sans aucun doute électronique mais ne devra pas se détour­ner du papier qui n’est pas prêt de dis­pa­raî­tre ! Enfin, à n’en pas douter, l’archi­viste de demain sera un VRP des archi­ves électroniques car il faudra qu’il pour­suive sa démar­che d’auto pro­mo­tion pour mon­trer que les infor­ma­ti­ciens sont indis­pen­sa­bles mais ne peu­vent en aucun cas trai­ter seuls du pro­blème crois­sant de l’archi­vage des don­nées numé­ri­ques.

Quels sont vos sites Internet de pré­di­lec­tion que vous sou­hai­tez recom­man­der (sites qui vous sont pro­pres et sites pro­fes­sion­nels inté­res­sants) ?

- Le site anglo­phone de l’Authority of Managing Records & Information (ARMA)
- L’asso­cia­tion des pro­fes­sion­nels de l’’infor­ma­tion et de la docu­men­ta­tion (ADBS)
- Légifrance
- Europa (site web offi­ciel de l’Union euro­péenne)
- Le site anglo­phone International Centre for Settlement of Investment Disputes (ICSID) :
- Les Archiveilleurs qui part leurs news quo­ti­dien­nes font un excel­lent tra­vail de dépouillage : twit­ter.com/archi­veilleurs

Retour en haut de la page