L’AP-HP

Service : Archives de l’AP-HP
Adresse : 7 rue des Minimes 75003 PARIS
Accès par : Métro : Station Bastille (lignes 1, 5 ou 8) ou Chemin Vert (ligne 8)

Identification du poste
Métier : Archiviste
Fonction : Responsable des archi­ves hos­pi­ta­liè­res de l’AP-HP
Grade : déta­che­ment de la fonc­tion publi­que d’Etat ou ter­ri­to­riale, contrac­tuel (3 ans). - Chargé de mis­sion
Catégorie : B
– Position dans la struc­ture :
res­pon­sa­ble des archi­ves du siège, des archi­ves hos­pi­ta­liè­res et de l’archi­vage électronique, res­pon­sa­ble du dépar­te­ment des archi­ves.
– Liaisons fonc­tion­nel­les :
Hôpitaux, ensem­ble du ser­vice.

Présentation du ser­vice et de l’équipe :
Département de 18 agents, fonc­tion­nant sur 3 sites : Minimes, Bicêtre (cité des archi­ves), Fossés Saint-Marcel (pho­to­thè­que et fonds vidéo), chargé prin­ci­pa­le­ment de :
– la col­lecte, la conser­va­tion, le clas­se­ment, la mise à dis­po­si­tion du public (pro­fes­sion­nel et grand public), et la valo­ri­sa­tion cultu­relle des archi­ves admi­nis­tra­ti­ves et hos­pi­ta­liè­res de l’AP-HP, ancien­nes et contem­po­rai­nes, écrites et ico­no­gra­phi­ques ;
– du conseil, de l’exper­tise et du contrôle des bonnes condi­tions d’archi­vage inter­mé­diai­res au Siège et dans les sites hos­pi­ta­liers.

Horaires de tra­vail : Régime des 35 h (ampli­tude horaire du ser­vice 8 h 30 - 17 h 30)

Détails :
Poste basé rue des Minimes (Paris, 3e arron­dis­se­ment) et à la cité des archi­ves à Bicêtre (Kremlin Bicêtre, Val de Marne). Nombreux dépla­ce­ments au Siège et sur les sites hos­pi­ta­liers (Paris et Île-de-France)

Missions du postes :
Missions per­ma­nen­tes :
Sous la tutelle de la res­pon­sa­ble des archi­ves du siège, des archi­ves hos­pi­ta­liè­res et de l’archi­vage électronique :
–  Gestion des fonds d’archi­ves médi­ca­les conser­vés à la Cité des archi­ves :

• Suivi du traitement des fonds de dossiers médicaux intermédiaires et des fonds d’archives médicales définitives versés durant l’année 2010.
• Suivi de la communication des dossiers médicaux aux hôpitaux de l’AP-HP (recherche, envoi des dossiers médicaux via la Case, enregistrement des mouvements des dossiers médicaux dans la base de la Cité des archives, réinsertion des dossiers médicaux retournés par les hôpitaux).
• Suivi de la sélection des dossiers médicaux à conserver au titre d’archives définitives.
• Suivi des opérations d’élimination par le prestataire.

–  Gestion des archi­ves des hôpi­taux :

• Animation du réseau des archivistes dans les établissements (journées des correspondants, modérateur du mail générique, veille juridique…).
• Conseiller et réaliser une expertise en termes de durées de conservation et de méthodes de classement,
• Élaborer des tableaux de gestion (entretien avec les services versants, analyse de l’existant, rédaction des tableaux de gestion des archives et des procédures d’archivage).
• Participer à la collecte, notamment des archives administratives (conseils pour la préparation de versements et aide à la réalisation d’inventaires électroniques).
• Traiter des fonds (description conforme à la norme internationale ISAD(G).
• Seconder la responsable de la gestion des archives du Siège, des archives hospitalières et de l’archivage électronique.

–  Gestion des archi­ves électroniques des hôpi­taux :

• Mise en place de méthodes de travail sur NSI Patient.
• Elaboration des profils conformément aux normes des Archives de France (OAIS, SEDA…).

–  Gestion du réco­le­ment infor­ma­tisé des archi­ves conser­vées à la Cité des archi­ves de Bicêtre.
–  Encadrement de l’équipe des archi­ves médi­ca­les à la Cité des archi­ves de Bicêtre.

Missions occa­sion­nel­les :
– Rédaction d’inven­tai­res (confor­mé­ment aux normes de des­crip­tion archi­vis­ti­que, ISAD (G), EAD),
– Présidence de la salle de lec­ture : accueil du public et conseil scien­ti­fi­que (par rou­le­ment),
– Reprise des arrié­rés d’archi­ves,
– Formations,
– Intérim du chef de dépar­te­ment (assuré par les cadres dans le ser­vice)
– Contribution aux chan­tiers trans­ver­saux du ser­vice qui incom­bent à l’équipe d’enca­dre­ment (infor­ma­ti­sa­tion…)
– Encadrement de sta­giai­res

Particularités : tra­vail en sous-sol
Risques pro­fes­sion­nels liés à l’acti­vité : port occa­sion­nel de char­ges lour­des

Compétences prin­ci­pa­les mises en œuvre : (cotés sur 4 niveaux initié – pra­ti­que – maî­trise - expert)
- Compétences tech­ni­ques :
Niveau demandé :
– Expert :
– Connaissances en archi­vis­ti­que :

• maîtrise parfaite de la législation et de la réglementation sur les archives (Code du patrimoine) notamment sur les délais de communicabilité des archives, les DUA, les liens avec la CNIL, la CADA, le CNAOP.
• maîtrise parfaite des normes internationales de description des archives (ISAD (G), ISAAR/CPF, EAD…)
• maîtrise des procédures réglementaires en archives (versement, éliminations, tri) et élaboration de tableaux de gestion.
  Maîtrise  :

– Connaissances des docu­ments anciens (leur conser­va­tion et notam­ment les tech­ni­ques de conser­va­tion pré­ven­ti­ves, les agents de dégra­da­tion et les tech­ni­ques de res­tau­ra­tion spé­cia­li­sées)
Maîtrise/ Pratique :
Connaître la métho­do­lo­gie de la conduite de pro­jets, leur mise en œuvre et leur évolution
Maîtrise :
Connaissance en pro­gi­ciel archi­vis­ti­que (de pré­fé­rence pour le logi­ciel Mnesys) et de XML-EAD
Maîtrise :
Connaissance du cadre légis­la­tif et régle­men­taire des archi­ves hos­pi­ta­liè­res
Maîtrise  :
Connaissance de l’his­toire (culture his­to­ri­que), de l’orga­ni­sa­tion et du fonc­tion­ne­ment de l’admi­nis­tra­tion et éventuellement de l’admi­nis­tra­tion hos­pi­ta­lière
Pratique :
Connaissances des sys­tè­mes d’archi­vage électroniques, des normes natio­na­les et inter­na­tio­na­les (OAIS, SEDA), en XML et des prin­ci­pes du records mana­ge­ment

Savoir-faire

1- Capacité à monter des grou­pes de tra­vail
2- Capacité à déve­lop­per des pro­jets et en assu­rer le suivi
3- Rendre compte à sa hié­rar­chie
4- Capacité à inter­ve­nir en public (confé­ren­ces, for­ma­tion…)
5- Diriger, animer et faire évoluer une équipe, for­mu­ler des consi­gnes, répon­dre aux ques­tions
6- Connaissances en matière de mana­ge­ment
7- Capacité à enca­drer des per­son­nes non for­mées en archi­vis­ti­que pour leur faire appli­quer les normes de des­crip­tion archi­vis­ti­que
8- Capacité rédac­tion­nelle (arti­cles, web…)
9- Capacité à trou­ver des solu­tions adap­tées aux besoins du ser­vice

Savoir-être (com­pé­ten­ces com­por­te­men­ta­les)

1- Capacité rela­tion­nelle
2- Esprit métho­di­que et rigou­reux
3- Faire preuve de sens pra­ti­que
4- Esprit de syn­thèse
5- Sens de l’orga­ni­sa­tion
6- Pédagogie
7- Capacité de dia­lo­gue
8- Capacité à être réac­tif
9- Diplomatie
10- Sens de l’ini­tia­tive
11- Sens du tra­vail en équipe
12- Sens du ser­vice public
13- Intérêt pour l’his­toire et curio­sité intel­lec­tuelle
14- Goût pour le contact avec le public

Diplômes requis :
MASTER 2 en archi­vis­ti­que
Expériences :
ges­tion de col­lecte d’archi­ves publi­ques, rédac­tion de tableaux de ges­tion, expé­rience d’archi­vage électronique et com­pé­ten­ces en infor­ma­ti­que (pro­gi­ciel archi­ves) sou­hai­tées…

Les can­di­da­tu­res (CV et lettre de moti­va­tion) doi­vent être adres­sées avant le 7 jan­vier 2013 au
ser­vice des archi­ves (Patrice Guérin, Archives de l’Assistance publi­que - Hôpitaux de Paris 7, rue des Minimes 75003 PARIS ou patrice.gue­rin@­sap.aphp.fr).