L’AP-HP

Fonction :
Responsable du pôle rela­tions avec le public (usa­gers, salle de lec­ture, ins­ti­tu­tions cultu­rel­les, site inter­net…), des fonds anciens et des archi­ves du siège et des ser­vi­ces géné­raux de l’AP-HP
Grade :
déta­che­ment de la fonc­tion publi­que d’Etat ou ter­ri­to­riale, contrac­tuel - Chargé de mis­sion
Catégorie : A niveau 5
Position dans la struc­ture :
– Liaisons hié­rar­chi­ques direc­tes : Chef de ser­vice
– Liaisons fonc­tion­nel­les : Ensemble du ser­vice des archi­ves, des ser­vi­ces du Siège et des hôpi­taux, Public.

Présentation du ser­vice et de l’équipe :
Service de 20 agents, fonc­tion­nant sur 3 sites : Minimes, Bicêtre (cité des archi­ves), Fossés Saint-Marcel (pho­to­thè­que et fonds vidéo), chargé prin­ci­pa­le­ment de :
– la col­lecte, la conser­va­tion, le clas­se­ment, la mise à dis­po­si­tion du public (pro­fes­sion­nel et grand public), et la valo­ri­sa­tion cultu­relle des archi­ves admi­nis­tra­ti­ves et hos­pi­ta­liè­res de l’AP-HP, ancien­nes et contem­po­rai­nes, écrites et ico­no­gra­phi­ques ;
– du conseil, de l’exper­tise et du contrôle des bonnes condi­tions d’archi­vage inter­mé­diai­res au Siège et dans les sites hos­pi­ta­liers.

Horaires de tra­vail :
Régime des 35 h (ampli­tude horaire du ser­vice 8 h 30 - 17 h 30)
Détails : Poste basé rue des Minimes (Paris, 3e arron­dis­se­ment), dépla­ce­ments à la cité des archi­ves à Bicêtre (Kremlin Bicêtre, Val de Marne), rue des Fossés Saint-Marcel (Paris, 13e arron­dis­se­ment), au Siège et sur les sites hos­pi­ta­liers (Paris et Île-de-France)

Missions du poste :
Missions per­ma­nen­tes :
Responsable des fonds anciens :
– Conservation et des­crip­tion des fonds ; enca­dre­ment des clas­se­ments ; mise en ligne sur Internet et indexa­tion ; répon­ses aux recher­ches et valo­ri­sa­tion (col­lo­ques, arti­cles…)
Conservation pré­ven­tive et res­tau­ra­tion des archi­ves :
– Planification des opé­ra­tions de res­tau­ra­tion et de déconta­mi­na­tion, suivi des docu­ments envoyés chez les pres­ta­tai­res ;
Responsable des fonds contem­po­rains du Siège (W), des fonds privés et de leur com­mu­ni­ca­tion :
– Identification et valo­ri­sa­tion des fonds (reprise de l’arriéré : iden­ti­fi­ca­tion des éliminations, rédac­tion d’inven­tai­res …).
Responsable des archi­ves de l’image (pho­to­thè­que, fonds vidéo) (enca­dre­ment de 3 agents) :
– Identification et valo­ri­sa­tion des fonds de la pho­to­thè­que (rédac­tion d’inven­tai­res, condi­tion­ne­ment et ges­tion des com­man­des ico­no­gra­phi­ques).
Chargé des rela­tions avec le public (enca­dre­ment de 3 agents) :
– Gestion de la salle de lec­ture et des maga­sins.
– Gestion et suivi des com­mu­ni­ca­tions : ges­tion des deman­des de déro­ga­tions de consul­ta­tion des docu­ments non libre­ment com­mu­ni­ca­bles (externe) et des deman­des de prêts de dos­siers admi­nis­tra­tifs (interne).
– Suivi du site Internet.
– Participation aux événements cultu­rels du ser­vice en rela­tion avec le musée, le Siège et les hôpi­taux et aux autres mani­fes­ta­tions cultu­rel­les exté­rieu­res à l’ins­ti­tu­tion. Gestion et suivi des prêts en France et à l’étranger.
– Mise à jour de tableau de suivi des entrées.
Présidence de salle : accueil du public et conseil scien­ti­fi­que (par rou­le­ment)
Chef de projet pour la partie archi­vis­ti­que pour l’infor­ma­ti­sa­tion du ser­vice des archi­ves avec le logi­ciel Mnesys en coo­pé­ra­tion avec les équipes infor­ma­ti­ques du ser­vice et du Siège de l’AP-HP
Bibliothèque : coor­di­na­tion de l’infor­ma­ti­sa­tion.
Responsable de la ges­tion des archi­ves admi­nis­tra­ti­ves du siège et des ser­vi­ces géné­raux (enca­dre­ment d’une équipe de 5 agents) :
– Conseils et exper­tise, élaboration de tableaux de ges­tion, col­lecte et trai­te­ment, for­ma­tions, sen­si­bi­li­sa­tion aux archi­ves

Missions occa­sion­nel­les :
– Conseil scien­ti­fi­que et tech­ni­que hors A.P.-H.P.
– Encadrement de sta­giai­res.
– Intérim du chef de ser­vice et repré­sen­ta­tion du ser­vice (assuré par les cadres dans le ser­vice)
- Contribution aux chan­tiers trans­ver­saux du ser­vice qui incom­bent à l’équipe d’enca­dre­ment
– Formateur au sein du CFTA (orga­nisme de for­ma­tion de l’AP-HP) et d’autres orga­nis­mes hors A.P.-H.P. (C.N.E.H., A.A.F.).
Particularités : néant
Risques pro­fes­sion­nels liés à l’acti­vité : _ port occa­sion­nel de char­ges lour­des
Mesures de pré­ven­tion prises face à ces ris­ques : néant

Compétences prin­ci­pa­les mises en œuvre : (cotés sur 4 niveaux initié – pra­ti­que – maî­trise - expert)
Compétences tech­ni­ques :

Description de la com­pé­tence (Niveau demandé)

– Connaissances en archi­vis­ti­que (Expert) :

• maîtrise parfaite de la législation et de la réglementation sur les archives (Code du patrimoine) notamment sur les délais de communication des archives, les DUA, les liens avec la CNIL, la CADA, le CNAOP.
• maîtrise parfaite des normes internationales de description des archives (ISAD (G), ISAAR/CPF…)
• maîtrise des procédures réglementaires en archives (versement, éliminations, tri) et élaboration de tableaux de gestion
• maîtrise parfaite de la paléographie et de la compréhension de documents anciens.

– Connaissance de l’ana­lyse his­to­ri­que (pour la valo­ri­sa­tion et la réponse aux recher­ches sur les fonds anciens) (expert)
– Connaissances des docu­ments anciens (leur conser­va­tion et notam­ment les tech­ni­ques de conser­va­tion pré­ven­ti­ves, les agents de dégra­da­tion et les tech­ni­ques de res­tau­ra­tion spé­cia­li­sées) (Expert)
– Connaissance des archi­ves pho­to­gra­phi­ques et audio­vi­suel­les (Maîtrise)
– Connaître la métho­do­lo­gie de la conduite de pro­jets, leur mise en œuvre et leur évolution (Maîtrise)
– Connaissance en pro­gi­ciel archi­vis­ti­que (de pré­fé­rence pour le logi­ciel Mnesys) et de XML-EAD (Expert)
– Connaissance en pro­gi­ciel de biblio­thé­co­no­mie (de pré­fé­rence pour le logi­ciel CADIC) et des normes d’échanges (Maîtrise)
– Connaissance du cadre légis­la­tif et régle­men­taire des droits spé­ci­fi­ques liés aux droits d’auteur, droit à l’image, à la réu­ti­li­sa­tion des don­nées publi­ques (Maîtrise)
– Connaissance de l’his­toire (culture his­to­ri­que), de l’orga­ni­sa­tion et du fonc­tion­ne­ment de l’admi­nis­tra­tion et éventuellement de l’admi­nis­tra­tion hos­pi­ta­lière (Maîtrise)
– Connaissances des sys­tè­mes d’archi­vage électroniques, des normes natio­na­les et inter­na­tio­na­les (OAIS, SEDA), en XML et des prin­ci­pes du records mana­ge­ment (Pratique)

Savoir-faire
1- Capacité à monter des grou­pes de tra­vail
2- Capacité à déve­lop­per des pro­jets et en assu­rer le suivi
3- Capacité rédac­tion­nelle (arti­cles, web…)
4- Capacité à inter­ve­nir en public (confé­ren­ces, for­ma­tion…)
5- Capacité à enca­drer des per­son­nes non for­mées en archi­vis­ti­que pour leur faire appli­quer les normes de des­crip­tion archi­vis­ti­que
6- Diriger, animer et faire évoluer une équipe, for­mu­ler des consi­gnes, répon­dre aux ques­tions
7- Rendre compte à sa hié­rar­chie
8- Connaissances en matière de mana­ge­ment
9- Capacité à trou­ver des solu­tions adap­tées aux besoins du ser­vice

Savoir-être (com­pé­ten­ces com­por­te­men­ta­les)

_1- Capacité rela­tion­nelle
2- Esprit métho­di­que et rigou­reux
3- Faire preuve de sens pra­ti­que
4- Esprit de syn­thèse
5- Sens de l’orga­ni­sa­tion
6- Pédagogie
7- Capacité de dia­lo­gue
8- Capacité à être réac­tif
9- Diplomatie
10- Sens de l’ini­tia­tive
11- Sens du tra­vail en équipe
12- Sens du ser­vice public
13- Intérêt pour l’his­toire et curio­sité intel­lec­tuelle
14- Goût pour le contact avec le public

Diplômes requis :
MASTER 2 en archi­vis­ti­que

Expériences :
ges­tion de ser­vice au public, de salle de lec­ture d’archi­ves, ges­tion de col­lecte d’archi­ves publi­ques, dans la rédac­tion de tableaux de ges­tion et expé­rience d’archi­vage électronique et com­pé­ten­ces en infor­ma­ti­que (pro­gi­ciel archi­ves) sou­hai­tées…

Date limite de can­di­da­ture :
19 octo­bre 2011

Les can­di­da­tu­res (CV et lettre de moti­va­tion) doi­vent être adres­sées avant le 19 octo­bre au ser­vice des archi­ves (Patrice Guérin, ser­vice des Archives de l’Assistance publi­que - Hôpitaux de Paris 7, rue des Minimes 75003 PARIS ou patrice.gue­rin@­sap.aphp.fr).