L’Agence Régionale de Santé d’Ile-de-France

Responsable du ser­vice Archives-Records mana­ge­ment
Chef de projet MOA sur le volet RM et SAE H/F

Direction de rat­ta­che­ment :
Cabinet du Directeur géné­ral - Pôle Information et com­mu­ni­ca­tion - Mission Agence numé­ri­que - Service Archives-Records mana­ge­ment

Localisation géo­gra­phi­que  :
Siège : 35, rue de la Gare Millénaire 2 – 75019 Paris

Contexte et enjeux de la fonc­tion
L’Agence régio­nale de santé (ARS) d’Ile de France a pour mis­sion de mettre en place la poli­ti­que de santé dans la région, en coor­di­na­tion avec les par­te­nai­res et en tenant compte des spé­ci­fi­ci­tés de ses ter­ri­toi­res. Elle est com­pé­tente sur le champ de la santé dans sa glo­ba­lité, de la pré­ven­tion aux soins et à l’accom­pa­gne­ment médico-social. Son orga­ni­sa­tion s’appuie sur un projet de santé élaboré en concer­ta­tion avec l’ensem­ble des pro­fes­sion­nels et des usa­gers. Ses actions visent à amé­lio­rer la santé de la popu­la­tion et à rendre le sys­tème de santé plus effi­cace.

La mis­sion Agence numé­ri­que est rat­ta­chée au Pôle « Information et com­mu­ni­ca­tion » du Cabinet du Directeur géné­ral. Le Cabinet du DG est en charge de la défi­ni­tion et de la mise en œuvre de la poli­ti­que de l’Agence rela­tive au déve­lop­pe­ment de la démo­cra­tie sani­taire, à la com­mu­ni­ca­tion interne et externe, et à la bonne tenue des ins­tan­ces de gou­ver­nance.

Le pôle « Information et com­mu­ni­ca­tion » assure la com­mu­ni­ca­tion, le trai­te­ment de l’infor­ma­tion et la veille docu­men­taire stra­té­gi­que de l’Agence, en lien et pour l’ensem­ble des direc­tions et délé­ga­tions dépar­te­men­ta­les. La mis­sion « Agence numé­ri­que » est char­gée de pilo­ter la mise en place du projet « Agence numé­ri­que » et la poli­ti­que d’archi­vage au sein de l’Agence.

Le projet Agence numé­ri­que est un chan­tier prio­ri­taire 2015-2018. La volonté est de sélec­tion­ner, struc­tu­rer et sécu­ri­ser les flux d’infor­ma­tion au sein de l’Agence dans un sys­tème de Gestion électronique de docu­ments (GED). A ce titre, la res­pon­sa­ble a pour mis­sion de défi­nir et mettre en place une gou­ver­nance des flux d’infor­ma­tion avec une démar­che d’accom­pa­gne­ment au chan­ge­ment, une ana­lyse des besoins et une sécu­ri­sa­tion des docu­ments d’acti­vité de l’Agence à long terme. Elle occupe les fonc­tions de maître d’ouvrage et assure l’inter­face avec le dépar­te­ment des sys­tè­mes d’infor­ma­tion, maître d’œuvre.

Le ser­vice « Archives-Records mana­ge­ment » est le réfé­rent pour l’Agence, concer­nant le trai­te­ment, la conser­va­tion, le ver­se­ment ou la des­truc­tion des archi­ves en confor­mité avec la régle­men­ta­tion défi­nie au code du patri­moine. Il élabore et met en œuvre la poli­ti­que archi­vis­ti­que en par­te­na­riat avec les archi­ves dépar­te­men­ta­les char­gées du contrôle scien­ti­fi­que et tech­ni­que de l’Etat sur les archi­ves publi­ques. Il apporte un sou­tien métho­do­lo­gi­que aux ser­vi­ces pour la réa­li­sa­tion de leur tableau de ges­tion. En tant qu’expert métier MOA, il inter­vient dans le projet Agence numé­ri­que sur l’ana­lyse des cir­cuits du cour­rier, le volet Records-mana­ge­ment (RM) et Système d’archi­vage électronique (SAE).
La mis­sion est com­po­sée de 4 agents :
– la res­pon­sa­ble de la mis­sion, chef de projet MOA « Agence numé­ri­que » ;
– le ser­vice « Archives-Records mana­ge­ment » piloté par une archi­viste-RM, avec une archi­viste et une ges­tion­naire des archi­ves.

*Projet GED-RM-SAE : Gestion électronique de docu­ments, Records mana­ge­ment, Système d’archi­vage électronique.

Missions prin­ci­pa­les

– Proposer et assu­rer la mise en œuvre d’une poli­ti­que d’archi­vage des docu­ments
et don­nées numé­ri­ques de l’Agence répon­dant aux exi­gen­ces légis­la­ti­ves et
adap­tée aux besoins des ser­vi­ces, en lien avec le contrôle scien­ti­fi­que et tech­ni­que.
– Piloter le ser­vice « Archives - Records mana­ge­ment » de l’Agence :

• Manager l’équipe (archiviste-records managers, gestionnaire des archives, CDD)
• Négocier et gérer les moyens matériels et financiers nécessaires à la mise en œuvre de la politique d’archivage
• Animer le réseau des correspondants du siège et des 8 délégations départementales

– Concevoir et conduire la poli­ti­que archi­vis­ti­que en par­te­na­riat avec les archi­ves dépar­te­men­ta­les et le réseau ARS :

• Gérer la politique d’archivage territoriale : sensibilisation des services aux enjeux juridiques, harmonisation des pratiques, opérations de mutualisation, déménagements des Directions départementales sur le territoire Ile-de-France
• Accompagner les services, sur le plan méthodologique, pour la préparation de la procédure d’archivage
• Répondre aux demandes des utilisateurs internes et externes des archives
• Participer au projet national de tableau de gestion ARS piloté par la Mission des Archives nationale

– Intervenir en tant qu’expert métier MOA sur le volet RM-SAE et accom­pa­gner le chan­ge­ment vers l’archi­vage électronique

• Fédérer, négocier et arbitrer avec les directions/délégations départementales
• Communiquer sur les différents aspects auprès des publics concernés
• Participer à la démarche qualité

– Définir et mettre en œuvre la poli­ti­que Records mana­ge­ment dans le projet de GED-RM-SAE :

• Analyser les process métiers et harmoniser les procédures
• Rédiger les cahiers de charges RM, un guide de procédure et une charte RM
• Conduire le projet RM :
  Lister et répertorier par service l’ensemble des compétences/activités ARS
  Animer les réunions de travail avec les services par compétence/activité ARS
  Réaliser l’analyse RM (documents d’activités, circuits de validation, cycle de vie, typologies documentaires, références juridiques)
  Mener l’analyse des processus courrier de l’Agence
• Définir avec les services les arborescences /plans de classements dans la GED et suivre l’évolution (remontées annuelles des services : nouvelles compétences ARS)

– Piloter la ges­tion des archi­ves électroniques dans la GED :

• Participer à la définition des besoins et à la recette du SI de GED – espace archives
• Définir les solutions d’archivage dans la GED avec les services
• Contrôler les versements en archivage intermédiaire des directions métier
• Traiter les archives numériques (cycle de vie et description-métadonnées, destructions)

Interfaces pro­fes­sion­nel­les
Les mis­sions du dépar­te­ment sont les sui­van­tes :
– défi­nir l’ana­lyse RM pour chaque ser­vice et ses arbo­res­cen­ces GED
– mettre à dis­po­si­tion des uti­li­sa­teurs des pres­ta­tions de ser­vi­ces et des res­sour­ces archi­vis­ti­ques inter­nes ;
– valo­ri­ser la pro­duc­tion interne et orga­ni­ser la conser­va­tion de la mémoire des ser­vi­ces com­po­sant l’Agence, en col­la­bo­ra­tion avec les archi­ves dépar­te­men­ta­les ;
– contri­buer au déve­lop­pe­ment de la sécu­rité juri­di­que (trai­te­ment des archi­ves pour le conten­tieux) ;
– par­ti­ci­per aux actions et aux pro­duits mutua­li­sés du réseau archi­vis­ti­que des minis­tè­res sociaux.

Le ser­vice Archives-RM tra­vaille en col­la­bo­ra­tion avec les direc­tions du siège et des délé­ga­tions dépar­te­men­ta­les de l’Agence Régionale de Santé (ARS) d’Ile-de-France. Par ailleurs, il contri­bue également aux pro­jets stra­té­gi­ques por­tant sur la ges­tion de l’infor­ma­tion avec les autres enti­tés de l’agence.

Profil recher­ché
Niveau : Agent de caté­go­rie A, fonc­tion­naire ou équivalent UCANSS
Expérience archi­vis­ti­que confir­mée

Conditions par­ti­cu­liè­res
Déplacements pos­si­bles au siège et en délé­ga­tions dépar­te­men­ta­les selon le calen­drier pré­vi­sion­nel des démé­na­ge­ments

– Poste soumis à décla­ra­tion publi­que d’inté­rêts (DPI) : non
– Poste soumis à astrein­tes : non

Compétences
Savoir :
– Environnement ins­ti­tu­tion­nel et admi­nis­tra­tif : orga­ni­sa­tion, fonc­tion­ne­ment et mis­sions des ser­vi­ces dans le champ concerné
– Connaissances juri­di­ques et régle­men­tai­res
– Connaissances archi­vis­ti­ques

Savoir-faire
– Conduite de pro­jets : com­pé­ten­ces orga­ni­sa­tion­nel­les (plan­ning, pilo­tage de réu­nion, sup­ports et notes d’étape) et tech­ni­ques (rédac­tion de cahiers des char­ges, CCTP de marché public, mise en confor­mité aux normes)
– Mise en œuvre d’une poli­ti­que archi­vis­ti­que au sein d’une struc­ture
– Management d’équipe

Savoir-être
– Sens des res­pon­sa­bi­li­tés
– Capacité de prise de déci­sion
– Sens de l’orga­ni­sa­tion
– Adaptabilité, ges­tion des impré­vus
– Accompagnement des usa­gers
– Autonomie et rigueur

Votre contact
Marianne Gautier, res­pon­sa­ble de la mis­sion Agence numé­ri­que marianne.gau­tier@ars.sante.fr
Arlette TUZOLANA-LUFUTUCO, Conseillère Ressources humai­nes
Arlette.TUZOLANA-LUFUTUCO@ars.sante.fr

Echéance
01/09/2017