La CRM lance un appel pour la collecte de procédures

Dans le cadre de la Commission Records Management-Gestion des Documents d’Activité de l’AAF, le groupe de travail « Procédures – Modélisation - Partage » (GT PMP) animé par Katell RENAUDIE et Walid BRAHIM travaille actuellement sur la constitution d’une banque de processus / procédures existants (anonymisés) et leur modélisation.

Commission Records Management   mardi 28 mai 2013
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Le Groupe de tra­vail sou­haite faire appel à vous mem­bres de la CRM-GDA et à la com­mu­nauté des records mana­gers de l’AAF et de l’ADBS pour col­lec­ter des docu­ments, afin de capi­ta­li­ser les pro­ces­sus et pro­cé­du­res RM mis en place par chacun, et dans un second temps en tirer des modè­les adap­ta­bles et uti­li­sa­bles dans tous types de struc­tu­res.
Par souci de confi­den­tia­lité et de sécu­rité nous assu­re­rons et garan­ti­rons la non-divul­ga­tion et l’ano­ny­mat des éléments qui seront envoyés – il est pos­si­ble de nous envoyer des docu­ments déjà ano­ny­mi­sés, ou dans un format modi­fia­ble.

Attention : vos envois sont à effec­tuer avant le 30 juin 2013 MERCI !

L’inté­rêt est aussi de clas­ser les éléments reçus. Le clas­se­ment s’effec­tuera selon les thé­ma­ti­ques dont voici une pre­mière esquisse :
Les pro­ces­sus et pro­cé­du­res que nous sou­hai­tons col­lec­ter sont ceux ayant trait aux thèmes sui­vants :
1. Analyse des ris­ques (lien RM et ISO 27000)
2. Documents de com­mu­ni­ca­tion et sen­si­bi­li­sa­tion (argu­men­taire pour la mise en place d’un SGDA).
3. Fiche de poste (telle que devant figu­rer dans un Référentiel métier) ;
4. Guide ou manuel des bonnes pra­ti­ques ;
5. Plan de clas­se­ment / réfé­ren­tiel de conser­va­tion ;
6. Politique de GDA et décli­nai­sons opé­ra­tion­nel­les des poli­ti­ques dans les direc­tions et ser­vi­ces
7. Règles de ges­tion (dont les règles de nom­mage) ;
8. Description de SGDA, cahier des char­ges fonc­tion­nel d’un SGDA ou SGDAE,
9. pro­ces­sus ou pro­cé­du­res RM (for­ma­li­sées dans le cadre d’un sys­tème Qualité ISO 9001 par exem­ple) tels que : pro­ces­sus/pro­cé­dure d’enre­gis­tre­ment, pro­ces­sus/pro­cé­dure de com­mu­ni­ca­tion ou accès,...)
10. tous autres docu­ments que vous avez créés et/ou uti­li­sez pour la ges­tion des docu­ments d’acti­vité

Après récep­tion et clas­se­ment, le groupe établira la métho­do­lo­gie à appli­quer pour la modé­li­sa­tion des pro­cé­du­res. Celle-ci sera en partie confiée aux étudiants en master Métiers des archi­ves, option Records Management, de l’uni­ver­sité d’Angers sous la conduite de Bénédicte Grailles (maî­tresse de confé­ren­ces en archi­vis­ti­que à l’uni­ver­sité d’Angers).

Après étude préa­la­ble, nous avons opté pour la créa­tion d’une base de docu­ments sur l’espace de tra­vail du Portail International Archivistique Francophone (PIAF), qui pré­sente des garan­ties de fia­bi­lité, sécu­rité et péren­nité satis­fai­san­tes. Afin de garan­tir la confi­den­tia­lité des don­nées envoyées, cet espace de tra­vail ne sera ouvert qu’au groupe de tra­vail PMP. Il ser­vira de point de col­lecte et clas­se­ment en vue de la future exploi­ta­tion par les étudiants d’Angers.

Tous les mem­bres du groupe de tra­vail signe­ront un accord de confi­den­tia­lité ainsi que les pro­fes­seurs et étudiants enga­gés dans le projet

A noter : Il est pro­posé que les étudiants tra­vaillent sur ce projet de sep­tem­bre 2013 à février 2014. Pour que cela soit pos­si­ble, il faut qu’un maxi­mum de pro­cé­du­res aient été col­lec­tées avant le 30 juin 2013, afin de pou­voir en faire une syn­thèse et for­ma­li­ser le tra­vail demandé aux étudiants.

ENVOYEZ VOS ÉLÉMENTS PAR MAIL à :
walid.bra­him@­hot­mail.fr
katell.renau­die@g­mail.com

MERCI A TOUS DE VOTRE PARTICIPATION !!

Pour le GT PMP, Walid BRAHIM & Katell RENAUDIE

Pour le bureau de la CRM-GDA de l’AAF
Antoine Désire

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