Titre Archiviste
Département « Records » - Archives
Ligne de reporting : Karin Wiig
Nature du contrat :
Contrat à durée Indéterminée
Statut :
« Employé » - Non cadre
Poste :
A temps partiel (lundi au vendredi)
Responsabilités :
Assurer la gestion de l’ensemble des archives du cabinet détenu en interne comme en externe.
Ligne de reporting :
La personne reportera à Karin Wiig qui est Responsable du Recrutement et des Services aux Avocats.
Fonctions :
– Assurer le classement et l’archivage des dossiers « clients » conformément aux procédures actuellement en vigueur au sein de Sullivan & Cromwell LLP ;
– Répondre aux demandes ponctuelles des avocats concernant des recherches sur des dossiers et/ou des documents précis ;
– Maintenir à jour les indexes concernant les archives gérées en local et celles qui ont fait l’objet d’un archivage en externe ;
– Gérer les relations avec notre prestataire externe pour :
- la collecte des documents ;
- le rapatriement de dossiers dans les délais impartis ;
- le transfert et le maintien des dossiers off site.
– Travailler en étroite collaboration avec le département « Records » du bureau de New York sur la mise à jour des indexes en respectant les procédures en vigueur.
Exigences du poste :
– Expérience similaire dans un Cabinet international ;
– Qualités impératives en matière d’organisation et de rigueur ;
– Excellent niveau d’anglais/français à l’oral et à l’écrit ;
– Bonne maîtrise de l’outil informatique (Outlook, Word, Excel...) ;
– Capacité à travailler dans un environnement très exigeant ;
– Capacité à travailler indépendamment et en équipe.