Les archives départementales de la Drôme

RECRUTE : un(e) responsable de la cellule des fonds publics ouverts

mardi 19 juillet 2011
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Positionnement du poste dans la struc­ture :

Direction : Direction de la Culture, du Sport et de la Jeunesse
Service : Archives Départementales

Poste de rat­ta­che­ment hié­rar­chi­que : Archiviste res­pon­sa­ble du Pôle Traitement des archi­ves

Localisation : Service des Archives Départementales, Bourg-lès-Valence

Missions :

- Mission de la Direction de la Culture, du Sport et de la Jeunesse :
Appuyer tech­ni­que­ment les élus pour la défi­ni­tion de la poli­ti­que dépar­te­men­tale en matière d’actions cultu­rel­les, de sports, de la jeu­nesse et de l’éducation popu­laire.
En ce qui concerne la culture, cette direc­tion regroupe les ser­vi­ces sui­vants : Culture, Conservation du Patrimoine, Châteaux Départementaux, Archives Départementales et Médiathèques Départementales.
Mettre en œuvre la poli­ti­que déci­dée par l’Assemblée dépar­te­men­tale.

- Missions des Archives Départementales :
Recueillir, clas­ser, conser­ver et rendre acces­si­bles au public l’ensem­ble des docu­ments émis et archi­vés par les acteurs du dépar­te­ment, qu’ils soient publics ou privés. Exercer au nom de l’État une mis­sion de contrôle spé­ci­fi­que et tech­ni­que sur les archi­ves des com­mu­nes, des établissements hos­pi­ta­liers, des admi­nis­tra­tions et établissements publics, dans le res­sort géo­gra­phi­que du Département.

Raison d’être du poste :

- Organiser et assu­rer la col­lecte des archi­ves publi­ques contem­po­rai­nes.
- Organiser et assu­rer le tri et le clas­se­ment des fonds publics ouverts.
- Mettre en place au sein des ser­vi­ces admi­nis­tra­tifs les métho­des de records mana­ge­ment.
- Encadrer scien­ti­fi­que­ment les 4 agents de la cel­lule des fonds publics ouverts.
- Assurer la res­pon­sa­bi­lité du dépôt de Bourg-lès-Valence à la fois sur le plan scien­ti­fi­que et maté­riel.
- Participer à l’orga­ni­sa­tion, la mise en œuvre et l’enca­dre­ment scien­ti­fi­que du per­son­nel du pôle Traitement en lien avec le res­pon­sa­ble du pôle.

Relations de tra­vail :

- Relations inter­nes au ser­vice des Archives Départementales :

  • avec le Directeur, qui définit les orientations du service,
  • avec l’archiviste responsable du pôle Traitement des archives pour définir les orientations du pôle.
  • avec les 4 agents de la cellule des fonds publics ouverts dont il assure l’encadrement direct,
  • avec l’ensemble des agents des Archives départementales, pour travail en complémentarité.

- Relations inter­nes au Conseil Général :

  • avec tous les services, pour conseils sur les procédures d’archivage, prévalidation des propositions de versements et d’éliminations et réception de leurs archives intermédiaires et définitives,
  • avec le service Bâtiments - Exploitation Entretien, pour la gestion des locaux de Bourg-lès-Valence,
  • avec la Direction Informatique, qui assure un appui technique.

- Relations exter­nes :

  • avec tous les services administratifs du Département (État, établissements hospitaliers, établissements publics à compétence départementale), pour conseils sur les procédures d’archivage, prévalidation des propositions de versements et d’éliminations et réception de leurs archives définitives, pour la mise en œuvre du records management, pour les communications administratives,
  • avec la société spécialisée qui est parfois sollicitée pour la destruction de certains documents.
  • avec les prestataires de service intervenant sur le site de Bourg-lès-Valence (entretien des installations techniques, surveillance, nettoyage).

Activités cons­ti­tu­ti­ves du poste :

acti­vi­tés prin­ci­pa­les :
- par­ti­ci­pa­tion à l’élaboration des objec­tifs d’ensem­ble du pôle trai­te­ment des archi­ves et à leur mise en œuvre.
- par­ti­ci­pa­tion aux réu­nions de l’équipe d’enca­dre­ment.
- contri­bu­tion à l’enri­chis­se­ment des fonds d’archi­ves publi­ques.

- enca­dre­ment du per­son­nel de la cel­lule des fonds publics ouverts :

  • organisation et planification du travail de l’équipe,
  • définition des priorités,
  • appui technique à l’équipe

- ani­ma­tion et orga­ni­sa­tion de l’acti­vité :

  • collecte des documents publics historiques,
  • collecte des archives intermédiaires du conseil général (pré-archivage),
  • mise en place de procédures pour le suivi des versements et des éliminations et prévalidation des bordereaux.
  • actions de communication et de formation des référents archives dans les services.
  • suivi des communications administratives.
  • réalisation de plans de classement et de chartes d’archivage selon les circulaires et instructions du service interministériel des archives de france.
  • reprise de l’arriéré des documents conservés dans les services :
  • analyse et description des documents selon la norme isad(g),
  • cotation des documents conservés,
  • élaboration et réalisation d’instruments de recherche et de répertoires,
  • saisie informatique et encodage des instruments de recherche élaborés,
  • conditionnement,
  • indexation,
  • récolement.

- clas­se­ment des fonds publics contem­po­rains :

  • tri et élimination en fonction de critères établis par le service interministériel des archives de france,
  • analyse et description des documents selon la norme isad(g),
  • réalisation des plans de classement,
  • vérification des anciens bordereaux de versement,
  • réalisation de bordereaux d’éliminations,
  • préparation matérielle de l’élimination physique et refoulement éventuel,
  • saisie des changements dans le logiciel de gestion (libération d’espace, élimination de cotes),
  • élaboration d’états de versements et d’instruments de recherche méthodique par secteur administratif,
  • conditionnement et rangement des documents et des boîtes,
  • saisie informatique et encodage des instruments de recherche élaborés,

acti­vi­tés selon affec­ta­tion :
- par­ti­ci­pa­tion au fonc­tion­ne­ment de la salle de lec­ture.
- par­ti­ci­pa­tion à des pro­jets trans­ver­saux de clas­se­ment du ser­vice des archi­ves.
- par­ti­ci­pa­tion au groupe de tra­vail sur l’archi­vage électronique.
- par­ti­ci­pa­tion à la valo­ri­sa­tion des archi­ves (jour­nées du patri­moine, expo­si­tions, confé­ren­ces…)
- réco­le­ment une fois par an

Compétences néces­sai­res pour exer­cer le poste

- Avoir de soli­des connais­san­ces archi­vis­ti­ques :

  • principes d’analyse et d’indexation : norme ISAD(G), cadre de classement des Archives départementales, thésaurus W,
  • principes du records management.
  • réglementation en vigueur, notamment pour le tri et la conservation des archives contemporaines,

- Aider à la déci­sion.
- Connaître l’orga­ni­sa­tion, le fonc­tion­ne­ment et l’acti­vité du ser­vice des Archives dépar­te­men­ta­les.
- Maîtriser le fonc­tion­ne­ment actuel des admi­nis­tra­tions et l’his­toire des ins­ti­tu­tions.
- Avoir des connais­san­ces en his­toire locale, notam­ment sur la période contem­po­raine (XXème siècle).
- Maîtriser l’outil infor­ma­ti­que : outils bureau­ti­ques, Internet et com­mu­ni­ca­tions par cour­riel. Maîtrise sou­hai­tée du logi­ciel de ges­tion des archi­ves (Thôt) et de l’enco­dage d’ins­tru­ments de recher­che (XML/EAD).
- Encadrer une équipe,
- Organiser le tra­vail : anti­ci­per, pla­ni­fier, pro­gram­mer, évaluer, mener une réu­nion de façon claire et struc­tu­rée,
- Superviser et contrô­ler le fonc­tion­ne­ment d’un ser­vice,
- Connaître les par­te­nai­res, déve­lop­per et entre­te­nir un réseau rela­tion­nel,
- Vérifier la vali­dité d’une alarme,
- Connaître et appli­quer les règles de sécu­rité et d’accès aux locaux,
- Être atten­tif : pré­ve­nir les dété­rio­ra­tions des docu­ments.
- Faire fonc­tion­ner des équipements.
- Connaître les locaux.
- Connaître les ser­vi­ces com­pé­tents en cas d’inci­dent.

Qualités requi­ses
- Esprit de syn­thèse.
- Esprit métho­di­que.
- Qualités rédac­tion­nel­les.
- Diplomatie.
- Sens de la péda­go­gie.
- Goût pour le contact avec le public.
- Curiosité intel­lec­tuelle.
- Intérêt pour l’his­toire et l’actua­lité.
- Initiative.
- Sens du tra­vail en équipe.
- Capacité d’adap­ta­tion et d’auto-for­ma­tion afin de main­te­nir les com­pé­ten­ces tech­ni­ques néces­sai­res à son action.
- Qualités rela­tion­nel­les.
- Sens du ser­vice public.

Formation et expé­rience
- Diplôme(s) (habi­li­ta­tion, permis) requis

  • DESS / Master 2 en techniques d’archives et de documentation.

- Formation à pré­voir pour occu­per le poste

  • Formations internes de la Direction des Archives de France, de l’Institut National du Patrimoine et de l’Association des Archivistes français.
    Parcours professionnel et expérience souhaitables

- Responsabilité sur un poste d’enca­dre­ment.

  • Expérience dans le domaine archivistique.

Conditions de tra­vail asso­ciées au poste :
- Difficultés et contrain­tes :

  • Secret professionnel.
  • Permis B.
  • Manutention : transport des boîtes de documents
  • Manipulation de documents très sales ou contaminés par des champignons
  • Manipulation de la broyeuse de documents.
  • Application de règles et de normes, rôle de transmission d’un patrimoine, d’une technique : nécessité d’être accessible aux personnes avec lesquelles on travaille.

Conditions d’accès au poste :
- Par voie de recru­te­ment :
Le cas échéant.
- Par voie de mobi­lité interne :
Oui.
- Grades pré­fé­ren­tiels de la F.P.T. (cadre d’emplois, grade per­ti­nent pour obte­nir le poste) :

  • Chargé d’études documentaires, catégorie A du corps d’État.
  • Attaché territorial/de conservation, catégorie A de la fonction publique territoriale.

Les can­di­da­tu­res (lettre et CV détaillé) sont à adres­ser à :
Département de la Drôme
Direction des Ressources Humaines
26 avenue du Président Herriot
26026 Valence cedex 9
ou par mail : emploi@­la­drome.fr
avant le 20 août.

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