Les archives départementales de la Drôme

RECRUTE : un(e) chargé(e) du préarchivage des services départementaux

lundi 19 février 2007
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Avis de vacance de poste, ouvert aux assis­tants ter­ri­to­riaux de conser­va­tion du patri­moine.

Positionnement du poste dans la struc­ture :

Direction : Direction de la Culture, Éducation, Sport et Jeunesse

Service : Archives Départementales

Poste de rat­ta­che­ment hié­rar­chi­que : Archiviste res­pon­sa­ble du Pôle Collecte

Localisation : Service des Archives Départementales, Bourg-lès-Valence

Missions :
- Mission de la Direction de la Culture, Éducation, Sport et Jeunesse :

Mettre en œuvre la poli­ti­que déci­dée par l’Assemblée Départementale en matière de culture, éducation, ensei­gne­ment supé­rieur, sport et jeu­nesse. En ce qui concerne la culture, cette direc­tion regroupe les ser­vi­ces sui­vants : Culture, Conservation du Patrimoine, Châteaux Départementaux, Archives Départementales et Médiathèques.

- Missions des Archives Départementales :

Recueillir, clas­ser, conser­ver et rendre acces­si­bles au public l’ensem­ble des docu­ments émis et archi­vés par les acteurs du dépar­te­ment, qu’ils soient publics ou privés. Exercer au nom de l’État une mis­sion de contrôle spé­ci­fi­que et tech­ni­que sur les archi­ves des com­mu­nes, des établissements hos­pi­ta­liers, des admi­nis­tra­tions et établissements publics, dans le res­sort géo­gra­phi­ques du Département.

Raison d’être du poste :
- Assurer la mise en œuvre du préar­chi­vage des ser­vi­ces du Département : conseils en archi­vage aux ser­vi­ces ver­sants et suivi des ver­se­ments.
- Recueillir, iden­ti­fier, trier et clas­ser des docu­ments d’archi­ves publi­ques, dans le res­pect des direc­ti­ves de la Direction des Archives de France.
- Organiser les éliminations, gérer l’espace du maga­sin consa­cré au préar­chi­vage.

Relations de tra­vail :
Relations inter­nes au ser­vice :

- avec le Directeur, qui défi­nit les orien­ta­tions du ser­vice,

- avec l’archi­viste res­pon­sa­ble du Pôle Collecte, auquel il/elle rend compte de son tra­vail,

- avec les autres agents du Pôle Collecte, pour tra­vail en coor­di­na­tion,

- avec l’ensem­ble des agents du siège des Archives Départementales, pour tra­vail en com­plé­men­ta­rité.

Relations inter­nes au Conseil Général :

- avec tous les ser­vi­ces, pour for­ma­tion et conseil sur les pro­cé­du­res d’archi­vage, pour suivi des ver­se­ments,

- avec le ser­vice Informatique, qui assure un appui tech­ni­que.

Relations exter­nes :

- avec la Société spé­cia­li­sée qui est par­fois sol­li­ci­tée pour la des­truc­tion de cer­tains docu­ments.

Activités cons­ti­tu­ti­ves du poste :

- Activités prin­ci­pa­les :

  • Conseils en archivage et suivi des relations avec les services versants :
    Élaboration de chartes d’archivage en collaboration avec le /la responsable du Pôle Collecte.
    Participation aux sessions de formation du personnel des services versants.
  • Suivi des versements :
    Validation des bordereaux de préarchivage des services versants.
    Réception des versements, vérification.
    Rangement dans les magasins.
    Indexation des bordereaux (au niveau de l’article).
    Intégration des bordereaux dans le logiciel de gestion des Archives (Thôt) sous la responsabilité de l’administrateur du système.
  • Gestion de l’espace du magasin de préarchivage :
    Organisation des éliminations annuelles (repérage des documents à éliminer).
    Rédaction des bordereaux de validation à faire valider par les services versants
    Refoulement du magasin.
    Mise à jour du récolement.
  • Réalisation d’instruments de recherche pour les archives contemporaines :
    Retraitement des versements si besoin et compilation des bordereaux sous forme d’instruments de recherche méthodiques destinés à la publication en équipe avec l’ensemble du Pôle Collecte.
    Rédaction des instruments de recherche à l’aide du progiciel Thôt.
    Encodage, si besoin, d’instruments de recherche au format XML à l’aide la DTD EAD.
    Reconditionnement si besoin.
    Indexation.

- Activités secondai­res :

  • Recolement une fois par an de l’ensemble du dépôt (Valence ou Bourg-lès-Valence selon les besoins).
  • Accueil téléphonique à Bourg-lès-Valence.
  • Déplacement et vérification des versements sur leur lieu d’origine si ceux-ci sont emmenés par les Archives départementales.
  • Présence à la destruction de documents

Compétences néces­sai­res pour assu­rer le poste :

- Avoir de soli­des connais­san­ces archi­vis­ti­ques :

  • les 3 âges des archives,
  • maîtrise de la rédaction de chartes d’archivage
  • règles d’analyse des documents et rédaction d’instruments de recherche,
  • normes ISAD(G) et ISAAR (CPF),
  • principes du records management.

- Connaître et appli­quer la régle­men­ta­tion rela­tive à la conser­va­tion et à la com­mu­ni­ca­tion des archi­ves : lois rela­ti­ves aux archi­ves, lois rela­ti­ves à l’admi­nis­tra­tion locale et régle­men­ta­tion des col­lec­ti­vi­tés loca­les, délais de pres­crip­tions, cir­cu­lai­res de la direc­tion des Archives de France rela­ti­ves à la col­lecte et au tri des archi­ves.
- Connaître l’orga­ni­sa­tion, le fonc­tion­ne­ment et l’acti­vité du ser­vice des Archives Départementales.
- Connaître les struc­tu­res et le fonc­tion­ne­ment des admi­nis­tra­tions et ins­ti­tu­tions.
- Utiliser l’outil infor­ma­ti­que : outils bureau­ti­ques, logi­ciel de ges­tion des archi­ves Thôt, maî­trise d’Internet et de la com­mu­ni­ca­tion par cour­riel.
- Être atten­tif : pré­ve­nir les dété­rio­ra­tions des docu­ments.

Qualités requi­ses :

- Esprit de syn­thèse.
- Sens de la péda­go­gie.
- Diplomatie.
- Goût pour le contact avec le public.
- Esprit cri­ti­que.
- Curiosité intel­lec­tuelle.
- Intérêt pour l’his­toire et l’actua­lité.
- Initiative.
- Sens du tra­vail en équipe.

Formation et expé­rience :

- Diplôme(s) (habi­li­ta­tion, permis) requis :

Niveau Baccalauréat.

- Formation ini­tiale pré­co­ni­sée :

Formation en archi­vis­ti­que.

- Formation à pré­voir pour occu­per le poste :

Connaissances his­to­ri­ques.

Formation sur le fonc­tion­ne­ment des admi­nis­tra­tions.

Connaissances juri­di­ques de base.

Conditions de tra­vail asso­ciées au poste :

- Difficultés et contrain­tes :

Secret pro­fes­sion­nel.

Manutention.

Manipulation de docu­ments très sales ou conta­mi­nés par des cham­pi­gnons.

Merci d’adres­ser votre can­di­da­ture à l’adresse sui­vante :
Le Département de la Drôme

Direction des Ressources Humaines

Hôtel du Département

26 avenue du Président Herriot

26026 VALENCE CEDEX 9

Date limite de remise des offres : le 23 juin 2006

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