Avis de vacance de poste, ouvert aux assistants territoriaux de conservation du patrimoine.
Positionnement du poste dans la structure :
Direction : Direction de la Culture, Éducation, Sport et Jeunesse
Service : Archives Départementales
Poste de rattachement hiérarchique : Archiviste responsable du Pôle Collecte
Localisation : Service des Archives Départementales, Bourg-lès-Valence
Missions :
– Mission de la Direction de la Culture, Éducation, Sport et Jeunesse :
Mettre en œuvre la politique décidée par l’Assemblée Départementale en matière de culture, éducation, enseignement supérieur, sport et jeunesse. En ce qui concerne la culture, cette direction regroupe les services suivants : Culture, Conservation du Patrimoine, Châteaux Départementaux, Archives Départementales et Médiathèques.
– Missions des Archives Départementales :
Recueillir, classer, conserver et rendre accessibles au public l’ensemble des documents émis et archivés par les acteurs du département, qu’ils soient publics ou privés. Exercer au nom de l’État une mission de contrôle spécifique et technique sur les archives des communes, des établissements hospitaliers, des administrations et établissements publics, dans le ressort géographiques du Département.
Raison d’être du poste :
– Assurer la mise en œuvre du préarchivage des services du Département : conseils en archivage aux services versants et suivi des versements.
– Recueillir, identifier, trier et classer des documents d’archives publiques, dans le respect des directives de la Direction des Archives de France.
– Organiser les éliminations, gérer l’espace du magasin consacré au préarchivage.
Relations de travail :
Relations internes au service :
– avec le Directeur, qui définit les orientations du service,
– avec l’archiviste responsable du Pôle Collecte, auquel il/elle rend compte de son travail,
– avec les autres agents du Pôle Collecte, pour travail en coordination,
– avec l’ensemble des agents du siège des Archives Départementales, pour travail en complémentarité.
Relations internes au Conseil Général :
– avec tous les services, pour formation et conseil sur les procédures d’archivage, pour suivi des versements,
– avec le service Informatique, qui assure un appui technique.
Relations externes :
– avec la Société spécialisée qui est parfois sollicitée pour la destruction de certains documents.
Activités constitutives du poste :
– Activités principales :
- Conseils en archivage et suivi des relations avec les services versants :
Élaboration de chartes d’archivage en collaboration avec le /la responsable du Pôle Collecte.
Participation aux sessions de formation du personnel des services versants.
- Suivi des versements :
Validation des bordereaux de préarchivage des services versants.
Réception des versements, vérification.
Rangement dans les magasins.
Indexation des bordereaux (au niveau de l’article).
Intégration des bordereaux dans le logiciel de gestion des Archives (Thôt) sous la responsabilité de l’administrateur du système.
- Gestion de l’espace du magasin de préarchivage :
Organisation des éliminations annuelles (repérage des documents à éliminer).
Rédaction des bordereaux de validation à faire valider par les services versants
Refoulement du magasin.
Mise à jour du récolement.
- Réalisation d’instruments de recherche pour les archives contemporaines :
Retraitement des versements si besoin et compilation des bordereaux sous forme d’instruments de recherche méthodiques destinés à la publication en équipe avec l’ensemble du Pôle Collecte.
Rédaction des instruments de recherche à l’aide du progiciel Thôt.
Encodage, si besoin, d’instruments de recherche au format XML à l’aide la DTD EAD.
Reconditionnement si besoin.
Indexation.
– Activités secondaires :
- Recolement une fois par an de l’ensemble du dépôt (Valence ou Bourg-lès-Valence selon les besoins).
- Accueil téléphonique à Bourg-lès-Valence.
- Déplacement et vérification des versements sur leur lieu d’origine si ceux-ci sont emmenés par les Archives départementales.
- Présence à la destruction de documents
Compétences nécessaires pour assurer le poste :
– Avoir de solides connaissances archivistiques :
- les 3 âges des archives,
- maîtrise de la rédaction de chartes d’archivage
- règles d’analyse des documents et rédaction d’instruments de recherche,
- normes ISAD(G) et ISAAR (CPF),
- principes du records management.
– Connaître et appliquer la réglementation relative à la conservation et à la communication des archives : lois relatives aux archives, lois relatives à l’administration locale et réglementation des collectivités locales, délais de prescriptions, circulaires de la direction des Archives de France relatives à la collecte et au tri des archives.
– Connaître l’organisation, le fonctionnement et l’activité du service des Archives Départementales.
– Connaître les structures et le fonctionnement des administrations et institutions.
– Utiliser l’outil informatique : outils bureautiques, logiciel de gestion des archives Thôt, maîtrise d’Internet et de la communication par courriel.
– Être attentif : prévenir les détériorations des documents.
Qualités requises :
– Esprit de synthèse.
– Sens de la pédagogie.
– Diplomatie.
– Goût pour le contact avec le public.
– Esprit critique.
– Curiosité intellectuelle.
– Intérêt pour l’histoire et l’actualité.
– Initiative.
– Sens du travail en équipe.
Formation et expérience :
– Diplôme(s) (habilitation, permis) requis :
Niveau Baccalauréat.
– Formation initiale préconisée :
Formation en archivistique.
– Formation à prévoir pour occuper le poste :
Connaissances historiques.
Formation sur le fonctionnement des administrations.
Connaissances juridiques de base.
Conditions de travail associées au poste :
– Difficultés et contraintes :
Secret professionnel.
Manutention.
Manipulation de documents très sales ou contaminés par des champignons.
Merci d’adresser votre candidature à l’adresse suivante :
Le Département de la Drôme
Direction des Ressources Humaines
Hôtel du Département
26 avenue du Président Herriot
26026 VALENCE CEDEX 9
Date limite de remise des offres : le 23 juin 2006