Réseau ferré de France

RECRUTE : son chef de l’unité documentation et Archives (H/F)

mercredi 26 octobre 2011
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Présentation géné­rale de RFF

Réseau ferré de France (RFF) est un établissement public natio­nal à carac­tère indus­triel et com­mer­cial. Propriétaire de l’ensem­ble des voies fer­rées et des ins­tal­la­tions du réseau ferré natio­nal, dont il délè­gue la ges­tion tech­ni­que et opé­ra­tion­nelle à la SNCF, il est res­pon­sa­ble de la bonne uti­li­sa­tion de ce réseau par les entre­pri­ses fer­ro­viai­res auto­ri­sées. RFF amé­nage et déve­loppe ce réseau pour répon­dre aux besoins qui se mani­fes­tent au niveau natio­nal ou régio­nal. RFF est le maître d’ouvrage des opé­ra­tions d’inves­tis­se­ment cor­res­pon­dan­tes.

La direc­tion du cabi­net assiste le pré­si­dent pour l’exer­cice de son mandat et dans sa res­pon­sa­bi­lité de direc­teur géné­ral de l’entre­prise. Elle assiste également le direc­teur géné­ral délé­gué dans le cadre du pilo­tage opé­ra­tion­nel de l’entre­prise.

Elle veille à la mise en œuvre et à la coor­di­na­tion des direc­ti­ves, orien­ta­tions et déci­sions du pré­si­dent et du direc­teur géné­ral délé­gué. Elle par­ti­cipe à l’élaboration des déci­sions rela­ti­ves à l’orga­ni­sa­tion géné­rale de l’entre­prise, ainsi qu’aux ins­truc­tions néces­sai­res à son fonc­tion­ne­ment. Elle s’assure du bon fonc­tion­ne­ment des ins­tan­ces de gou­ver­nance et au suivi de leurs déci­sions.

La direc­tion du cabi­net com­prend :
- Le cabi­net du Président
- Le secré­ta­riat du conseil d’admi­nis­tra­tion
- Le ser­vice orga­ni­sa­tion et docu­men­ta­tion

Le ser­vice orga­ni­sa­tion et docu­men­ta­tion a pour mis­sion d’assu­rer une ges­tion effi­cace et coor­don­née de l’infor­ma­tion néces­saire aux acti­vi­tés de RFF et des docu­ments fon­da­men­taux qui for­ma­li­sent le cadre de ces acti­vi­tés, dans un objec­tif d’amé­lio­ra­tion de la gou­ver­nance interne de l’entre­prise. II com­prend actuel­le­ment quatre unités :
- L’unité « fonc­tion­ne­ment ins­ti­tu­tion­nel et sécu­ri­sa­tion des actes »,
- L’unité « docu­men­ta­tion et archi­ves »,
- L’unité « bureau du cour­rier »,
- L’unité « lignes sans trafic régu­lier ».

Définition du poste

Le-la chef de l’unité docu­men­ta­tion et archi­ves a deux mis­sions, conjoin­tes et com­plé­men­tai­res :
- Responsable de la ges­tion des archi­ves (cou­ran­tes, inter­mé­diai­res et défi­ni­ti­ves) de l’établissement public, il mène la poli­ti­que de l’entre­prise dans ce domaine, l’anime et veille à son appli­ca­tion, dans un objec­tif de sécu­ri­sa­tion de la pro­duc­tion docu­men­taire comme vec­teur du patri­moine intel­lec­tuel de RFF
- Pilote, avec le chargé de projet affecté à cette mis­sion, le projet de records mana­ge­ment sur l’ensem­ble de l’entre­prise : démar­che de Mise en Qualité de la ges­tion des Documents (Mikado)
- Propose dans ce cadre la mise en œuvre de moyens per­met­tant d’opti­mi­ser la ges­tion des docu­ments (déma­té­ria­li­sa­tion, GED, archi­vage électronique…)
- Répond aux deman­des inter­nes rela­ti­ves à la rédac­tion de pro­cé­du­res de ges­tion des docu­ments (plans de clas­se­ment, pro­cé­du­res de Records Management, etc.)
- Organise la ges­tion des archi­ves (tous sup­ports) de l’entre­prise, dans le res­pect du cadre légal et régle­men­taire en vigueur propre à la ges­tion des archi­ves publi­ques, notam­ment en défi­nis­sant, en amé­lio­rant et en met­tant à jour les pro­cé­du­res métier et en s’assu­rant de leur appli­ca­tion
- Supervise la ges­tion de la rela­tion contrac­tuelle et com­mer­ciale avec le(s) pres­ta­taire(s) en ges­tion exter­na­li­sée des archi­ves
- Supervise les ver­se­ments et les cam­pa­gnes d’archi­vage, effec­tués par l’ensem­ble des direc­tions du siège et des direc­tions régio­na­les
- Organise l’accès aux infor­ma­tions d’archi­ves indis­pen­sa­bles aux acti­vi­tés de RFF, notam­ment celles pro­dui­tes et gérées par la SNCF
- Gère les rela­tions ins­ti­tu­tion­nel­les en lien avec le métier : Direction des Patrimoines (ex Direction des Archives de France), MEDDTL, SNCF, UIC, AAF…

Il-elle accom­pa­gne le chef du ser­vice orga­ni­sa­tion et docu­men­ta­tion dans sa mis­sion de déploie­ment d’une fonc­tion docu­men­taire inté­grée au sein de l’entre­prise :
- Développe une fonc­tion de ser­vice, de conseil et d’assis­tance en matière de recher­ches docu­men­tai­res dans les dif­fé­ren­tes res­sour­ces dont RFF dis­pose (salles de docu­men­ta­tion « métier », bases de don­nées, réfé­ren­tiels docu­men­tai­res, archi­ves, bases de ges­tion électronique de docu­ments…) en sup­port aux acti­vi­tés opé­ra­tion­nel­les de l’entre­prise
- Contribue au déploie­ment du sys­tème interne de ges­tion électronique de docu­ments patri­mo­niaux (Outil « ARCOLE » d’Accès aux Ressources et aux Connaissances de L’Entreprise, déve­loppé sous Livelink) et orga­nise son admi­nis­tra­tion
- Conduit des pro­jets à visée orga­ni­sa­tion­nelle dans la ges­tion des docu­ments et de l’infor­ma­tion : coor­don­ner la ges­tion des abon­ne­ments, coor­don­ner les veilles, …

Le-la chef de l’unité docu­men­ta­tion et archi­ves s’appuie, pour la réa­li­sa­tion de l’ensem­ble de ces acti­vi­tés, sur trois char­gés de mis­sion :
- Une char­gée de mis­sion res­pon­sa­ble du déploie­ment et de l’admi­nis­tra­tion de la base de ges­tion électronique de docu­ments Arcole,
- Une char­gée de mis­sion docu­men­ta­tion et archi­ves, en charge du suivi de la ges­tion des archi­ves, ainsi que de cer­tai­nes fonc­tions docu­men­tai­res,
- Un chargé de projet « Records Management » (démar­che MIKADO).

Ainsi que sur un pres­ta­taire en ges­tion exter­na­li­sée des archi­ves.

Principales inte­rac­tions rela­tion­nel­les
- Toute per­sonne en charge de la ges­tion docu­men­taire au sein des ser­vi­ces et enti­tés projet ;
- En direc­tion régio­nale : res­pon­sa­ble du ser­vice admi­nis­tra­tif et finan­cier
- Directeur de pro­gramme SI client et chef de projet SI col­la­bo­ra­tif et docu­men­taire ;
- Responsable fonc­tion­nel SI de la Direction du Cabinet.

Coopération : les mis­sions clés sont à réa­li­ser en étroite coo­pé­ra­tion avec la direc­tion du sys­tème d’infor­ma­tion, la direc­tion « moder­ni­ser et trans­for­mer l’entre­prise ».

Compétences tech­ni­ques

Titulaire d’un diplôme d’études supé­rieu­res de niveau master dans le domaine des archi­ves et/ou de la docu­men­ta­tion, le-la can­di­dat(e) :
- Dispose d’une solide connais­sance et expé­rience en ges­tion des archi­ves publi­ques ;
- A une expé­rience signi­fi­ca­tive en conduite de projet docu­men­taire : mana­ge­ment trans­ver­sal ; pilo­tage de pres­ta­tion ; conduite du chan­ge­ment
- Possède une exper­tise en matière de ges­tion de contenu (Enterprise Content Management), de ges­tion des connais­san­ces (Knowledge Management) et de « Records Management »
- Est en capa­cité de gérer une petite équipe et le budget de l’unité

Savoir être
- Leadership et goût pour le mana­ge­ment
- Rigueur, écoute et coo­pé­ra­tion ;
- Adaptabilité et auto­no­mie ;
- Sens de l’anti­ci­pa­tion et réac­ti­vité ;
- Qualités de com­mu­ni­ca­tion.

Conditions d’exer­cice
- Poste situé au siège de RFF au 92, avenue de France à Paris
- Statut cadre au sein de la direc­tion du cabi­net
- Poste à pour­voir au plus vite

Renseignements
Réseau Ferré de France, 92 avenue de France 750648 Paris cedex 13
Direction des res­sour­ces humai­nes : rff-542632@cv­mail.com
Sébastien Mariani, chef du ser­vice orga­ni­sa­tion et docu­men­ta­tion : sebas­tien.maria­ni@rff.fr

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