Service national des archives de la Poste (SNA)

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Présentation issue de l’ECHO N°25 (juin 2000)}

Organisée sous l’Ancien Régime, deve­nue admi­nis­tra­tion en 1793, La Poste est, depuis le 1er jan­vier 1991, un établissement public à carac­tère indus­triel et com­mer­cial. Ce chan­ge­ment de statut a entraîné des modi­fi­ca­tions sen­si­bles dans l’orga­ni­sa­tion de ses archi­ves et dans la nature même de celles-ci.

1. Bref his­to­ri­que du ser­vice
De 1991 à 1993, la mis­sion des Archives natio­na­les auprès du minis­tère des P.T.T. a été pro­gres­si­ve­ment dis­soute.

En avril 1993, le siège de La Poste a quitté son site his­to­ri­que de l’avenue de Ségur et s’est ins­tallé à Boulogne-Billancourt. Il s’est doté d’une petite cel­lule archi­ves, com­po­sée d’une docu­men­ta­liste de l’ex-mis­sion P.T.T. et d’un commis.

De 1993 à 1997, la fonc­tion archi­ves a sub­sisté tant bien que mal grâce à l’action de la cel­lule archi­ves du siège, qui souf­frait cepen­dant d’un rat­ta­che­ment fonc­tion­nel peu favo­ra­ble, d’un niveau hié­rar­chi­que faible et ne dis­po­sait que d’une com­pé­tence limi­tée au siège.

Dès 1994, la direc­tion des Archives de France avait alerté La Poste sur ses obli­ga­tions en matière de col­lecte et de conser­va­tion de ses archi­ves. Cette action a abouti au recru­te­ment d’un conser­va­teur et à la créa­tion du Service natio­nal des archi­ves en sep­tem­bre 1997, lequel a absorbé la cel­lule archi­ves quel­ques mois plus tard. Le ser­vice est rat­ta­ché au direc­teur du Cabinet de la Présidence et de la Direction géné­rale. Il com­prend 1 conser­va­teur, 4 agents per­ma­nents et 1 équivalent agent/an (CDD, sta­giai­res, vaca­tai­res) pour les archi­ves, 4 pour la biblio­thè­que his­to­ri­que. Le S.N.A. pilote également 6 res­pon­sa­bles archi­ves en pro­vince. La Poste n’a pas sou­haité gérer de manière auto­nome ses archi­ves his­to­ri­ques, qui sont ver­sées aux Archives natio­na­les (les­quel­les détien­nent 7,8 kml de l’Ancien Régime à 1997) et aux Archives dépar­te­men­ta­les.

2. Les axes d’action du S.N.A.
Les mis­sions du ser­vice sont de quatre ordres :

- défi­ni­tion et coor­di­na­tion de la poli­ti­que archi­vis­ti­que de l’entre­prise et rela­tions avec la Direction des archi­ves de France : adap­ta­tion et dif­fu­sion de la régle­men­ta­tion, élaboration des tableaux de ges­tion, ins­truc­tion des deman­des de consul­ta­tion en déro­ga­tion aux délais légaux de com­mu­ni­ca­bi­lité ;

- prise en charge opé­ra­tion­nelle des archi­ves du siège, de plu­sieurs direc­tions à com­pé­tence natio­nale et d’autres entre­prise du groupe La Poste (filiale) ou struc­tu­res com­mu­nes à La Poste, à France Télécom et à l’Etat (G.I.E., G.I.P.) : orga­ni­sa­tion et suivi du préar­chi­vage (5,5 kml en stock, envi­ron 900 ml par an pour la col­lecte et 200 ml pour les éliminations), trai­te­ment des archi­ves his­to­ri­ques (clas­se­ment et rédac­tion des ins­tru­ments de recher­che) en vue de leur ver­se­ment aux Archives natio­na­les (quel­ques dizai­nes de ml par an), trai­te­ment des deman­des de recher­che (694 deman­des en 2001, dont 36 % pour les recher­ches admi­nis­tra­ti­ves et docu­men­tai­res, 54 % pour les recher­ches his­to­ri­ques, les déro­ga­tions et l’ins­truc­tion des dos­siers trans­mis par la Commission d’indem­ni­sa­tion des vic­ti­mes de spo­lia­tions et 10 % pour les recher­ches généa­lo­gi­ques) ;

- déve­lop­pe­ment de l’action au niveau local grâce à un réseau de res­pon­sa­bles archi­ves dans les délé­ga­tions ter­ri­to­ria­les (huit en tout), char­gés d’orga­ni­ser l’archi­vage dans leur res­sort en s’appuyant sur des cor­res­pon­dants en dépar­te­ment. Cette démul­ti­pli­ca­tion permet de tou­cher l’ensem­ble des direc­tions et établissements pos­taux implan­tés sur le ter­ri­toire natio­nal (18 000 au total). Le S.N.A. anime ce réseau à deux étages et effec­tue sur place des mis­sions de conseil, voire de trai­te­ment des arrié­rés et de ver­se­ment aux Archives dépar­te­men­ta­les. 2,5 kml ont été concer­nés par ces actions en 2001.

- orga­ni­sa­tion et exploi­ta­tion de la docu­men­ta­tion régle­men­taire et pro­fes­sion­nelle his­to­ri­que en :

a) cons­ti­tuant un fonds docu­men­taire de réfé­rence par l’archi­vage des textes régle­men­tai­res et des publi­ca­tions inter­nes ;

b) assu­rant, en tant que chef de projet, la mise en place de la biblio­thè­que his­to­ri­que des postes et télé­com­mu­ni­ca­tions (120 000 volu­mes pro­ve­nant de l’ancienne biblio­thè­que cen­trale du minis­tère des P.T.T.) ainsi que le pilo­tage scien­ti­fi­que et le suivi admi­nis­tra­tif de cet établissement, ouvert au public depuis le mois de février 2001.

3. Les spé­ci­fi­ci­tés de l’acti­vité
Avant tout ser­vice d’archi­ves inter­mé­diai­res, le S.N.A. pré­sente tant dans son fonc­tion­ne­ment que dans les docu­ments pris en charge plu­sieurs par­ti­cu­la­ri­tés, qui l’ont conduit à recher­cher des solu­tions archi­vis­ti­ques et logis­ti­ques adap­tées.

La pre­mière des mis­sions assi­gnées au ser­vice est par­ti­cu­liè­re­ment ambi­tieuse puisqu’il s’agit de mettre en place et de coor­don­ner la fonc­tion archi­ves à La Poste au niveau cen­tral et à l’échelon ter­ri­to­rial. Compte tenu du gigan­tisme de l’entre­prise (310 000 agents, près de 18 000 enti­tés, plus de 16 mil­liards d’euros de chif­fre d’affai­res annuel) et de la diver­sité de ses métiers (cour­rier, colis/logis­ti­que, ser­vi­ces finan­ciers, fonc­tions trans­ver­sa­les), le S.N.A. relève quo­ti­dien­ne­ment la gageure en fonc­tion­nant comme un « Service tech­ni­que » au sein de l’entre­prise, four­nis­sant à la demande conseils, métho­do­lo­gie et appui aux ser­vi­ces deman­deurs. Dans cette pers­pec­tive, le carac­tère unifié des pra­ti­ques de ges­tion et des pro­cé­du­res de tra­vail au sein de La Poste cons­ti­tue un atout pour le S.N.A. En effet, les dif­fé­rents niveaux ter­ri­to­riaux ayant des acti­vi­tés simi­lai­res malgré des sché­mas d’orga­ni­sa­tion pou­vant varier d’une struc­ture à l’autre, ceux-ci génè­rent une pro­duc­tion docu­men­taire sem­bla­ble dans ses gran­des lignes, ce qui auto­rise une cer­taine stan­dar­di­sa­tion des actions. Les ser­vi­ces ont en outre été des­ti­na­tai­res, fin 2001, de la deuxième ver­sion des tableaux de ges­tion (la ver­sion pré­cé­dente avait été dif­fu­sée en 1998), vali­dés par la Direction des archi­ves de France, leur per­met­tant de gérer leurs archi­ves. Ces tableaux sont également consul­ta­bles sur le site intra­net du ser­vice. Enfin, le réseau des res­pon­sa­bles archi­ves et des cor­res­pon­dants dépar­te­men­taux ainsi que les mis­sions sur place com­plè­tent le dis­po­si­tif.

Depuis dix ans, La Poste connaît une phase de tran­si­tion, aban­don­nant pro­gres­si­ve­ment son passé admi­nis­tra­tif et ses pra­ti­ques de ges­tion tra­di­tion­nel­les pour adop­ter le mode de fonc­tion­ne­ment d’une entre­prise. Les archi­ves reflè­tent cette muta­tion dans leur typo­lo­gie (par exem­ple, dans les salles d’archi­ves, les dos­siers des com­mis­sions admi­nis­tra­ti­ves pari­tai­res, les tableaux d’avan­ce­ment de grade, les man­da­te­ments voi­si­nent avec les dos­siers de « mana­ge­ment de la per­for­mance » et les lis­tings des cam­pa­gnes com­mer­cia­les) ainsi que dans les règles de conser­va­tion à leur appli­quer (par exem­ple, aux règles régis­sant les docu­ments rela­tifs aux dépen­ses et aux recet­tes publi­ques s’est sub­sti­tuée la pres­crip­tion décen­nale obli­ga­toire pour la comp­ta­bi­lité com­mer­ciale). Cette évolution est par­ti­cu­liè­re­ment mar­quée dans les domai­nes com­mer­cial, comp­ta­ble, fiscal et du contrôle de ges­tion ; elle relève même de la dicho­to­mie dans le sec­teur des res­sour­ces humai­nes qui gèrent, paral­lè­le­ment à une popu­la­tion de fonc­tion­nai­res encore majo­ri­tai­res, des contrac­tuels de droit privé en nombre crois­sant : légis­la­tion et règles de ges­tion dif­fé­ren­tes, pro­duc­tion docu­men­taire en consé­quence ! Les tableaux de ges­tion de La Poste doi­vent donc tenir compte de cette évolution en men­tion­nant, d’une part, des docu­ments qui ne sont plus uti­li­sés mais encore archi­vés et, d’autre part, pour la même acti­vité des caté­go­ries dif­fé­ren­tes de docu­ments.

Au siège, l’insuf­fi­sance de locaux pour l’archi­vage de proxi­mité sur le site prin­ci­pal, les réor­ga­ni­sa­tions fré­quen­tes des ser­vi­ces, le volume impor­tant et le renou­vel­le­ment fré­quent des affai­res trai­tées ainsi que le rem­pla­ce­ment rapide du per­son­nel cons­ti­tuent autant de fac­teurs favo­ra­bles à des ver­se­ments pré­co­ces d’archi­ves. Le S.N.A. est de ce fait amené à pren­dre en charge des archi­ves inter­mé­diai­res de pre­mier âge, ce qui pré­sente l’avan­tage d’entre­te­nir des rela­tions fré­quen­tes avec les ser­vi­ces ver­sants et d’obte­nir leur confiance, indis­pen­sa­ble pour la prise en charge de docu­ments récents. Sont ainsi cou­ram­ment versés au cours de l’année n des dos­siers cons­ti­tués dans le cou­rant du pre­mier semes­tre de l’année n - 1. D’une manière géné­rale, le S.N.A. gère essen­tiel­le­ment des archi­ves « jeunes », pro­dui­tes dans les décen­nies 1980 et 1990, ce qui expli­que le volume limité des ver­se­ments d’archi­ves his­to­ri­ques au C.A.C.

L’absence de locaux a également conduit le siège de La Poste à recou­rir à la sous-trai­tance pour le sto­ckage de ses archi­ves. Cette néces­sité cor­res­pon­dait aussi à un choix économique plus géné­ral, dont l’objec­tif visait à se recen­trer sur son cœur d’acti­vité tout en rédui­sant les coûts. Pour les archi­ves, cette poli­ti­que donne des résul­tats posi­tifs puisqu’elle dégage le ser­vice des soucis de ges­tion et de logis­ti­que et permet à l’équipe de concen­trer son acti­vité sur les seules fonc­tions archi­ves et docu­men­ta­tion. La manu­ten­tion et les trans­ports inter-sites sont également sous-trai­tés, ce qui allège encore le ser­vice de ces tâches maté­riel­les man­geu­ses de temps et source de com­pli­ca­tions dans un petit ser­vice. Cette orga­ni­sa­tion, qui impli­que cepen­dant un contrôle étroit des pres­ta­tions des sous-trai­tants et de leur coût, rend pos­si­ble un niveau d’acti­vité impor­tant avec un effec­tif limité, et permet de prou­ver aux déci­deurs qu’un ser­vice d’archi­ves est capa­ble de faire des gains de pro­duc­ti­vité.

Outre cette préoc­cu­pa­tion économique, la sous-trai­tance agit comme un aiguillon pro­pice au trai­te­ment intel­lec­tuel des ver­se­ments en amont de la phase de préar­chi­vage. L’éloignement phy­si­que des docu­ments incite à avoir une connais­sance pré­cise de leur nature et de leur contenu, afin d’être en mesure de pren­dre, à dis­tance, les déci­sions oppor­tu­nes pour leur trai­te­ment ulté­rieur (élimination, tri, conser­va­tion défi­ni­tive). Activité ponc­tuelle aupa­ra­vant, le contrôle des ver­se­ments cons­ti­tue, depuis le début de l’année 1999, une étape sys­té­ma­ti­que dans la chaîne de trai­te­ment des docu­ments confiés au S.N.A. Aboutissant à la rédac­tion par­tielle ou inté­grale des bor­de­reaux pour envi­ron 20 % des ver­se­ments, ce contrôle est l’occa­sion d’effec­tuer un tri préa­la­ble en blo­quant des trans­ferts injus­ti­fiés chez le pres­ta­taire chargé du sto­ckage. Enfin, il permet natu­rel­le­ment d’amé­lio­rer l’ana­lyse et l’indexa­tion docu­men­taire des ver­se­ments décrits dans l’appli­ca­tion infor­ma­ti­que du ser­vice et d’arrê­ter des durées de conser­va­tion adé­qua­tes.

Le Service natio­nal des archi­ves de La Poste pour­suit ainsi l’enri­chis­se­ment des col­lec­tions publi­ques d’archi­ves pos­ta­les aux niveaux natio­nal et local, au-delà des cou­pu­res ins­ti­tu­tion­nel­les.

Anne Burnel

2002

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