A quoi vous a servi le référentiel métiers de l’AAF ?

Le réfé­ren­tiel métiers de l’asso­cia­tion est main­te­nant perçu comme un indis­pen­sa­ble outil par un cer­tain nombre de pro­fes­sion­nels. Nous espé­rons que la mise à dis­po­si­tion du tout nouvel outil de com­po­si­tion de fiche de poste en ligne (en cours de test et de modi­fi­ca­tions) contri­buera à déve­lop­per et faci­li­ter son uti­li­sa­tion. L’enquête réa­li­sée en jan­vier 2011 par cour­riel (sur le forum et à tous les adhé­rents) a apporté au groupe de tra­vail des preu­ves qu’il était sur la bonne voie. Voici une syn­thèse et des extraits des témoi­gna­ges. Rappel : la ques­tion posée était : « Comment vous êtes-vous appro­prié le réfé­ren­tiel métiers AAF ? Vous a-t-il été utile ? Comment l’amé­lio­rer ? ».

Nous avons reçu dix répon­ses de pro­fes­sion­nels (que nous remer­cions à nou­veau très vive­ment ), parmi les­quels neuf archi­vis­tes en exer­cice dans dif­fé­rents types de ser­vi­ces d’archi­ves et un res­pon­sa­ble de for­ma­tion uni­ver­si­taire. Malheureusement, aucun employé du sec­teur privé ne s’est mani­festé. Un répon­dant s’inter­roge sur l’uti­li­sa­tion du réfé­ren­tiel dans le sec­teur public, mais les exem­ples d’uti­li­sa­tions four­nis par les autres le démen­tent, comme nous allons le mon­trer. Les répon­dants sont visi­ble­ment bien sen­si­bi­li­sés (plus que la moyenne ?) aux enjeux de la ges­tion des com­pé­ten­ces pour la pro­mo­tion du métier, comme l’indi­que le ton géné­ral et la per­ti­nence des remar­ques, qui orien­te­ront nos actions futu­res, nous y revien­drons.
Leurs mes­sa­ges témoi­gnent de l’apport très posi­tif du réfé­ren­tiel, dans des situa­tions diver­ses.

Un type d’uti­li­sa­tion récur­rent concerne la ges­tion des par­cours indi­vi­duels : il pro­cure une aide à la mise à jour de CV, à la pré­pa­ra­tion d’entre­tiens d’embau­che et d’évaluation.

« Les fiches de postes dis­po­ni­bles sur le site de l’AAF m’ont servi fin 2008-début 2009 à repren­dre et refon­dre mon CV pour qu’il soit plus per­cu­tant, et à mieux défi­nir mes com­pé­ten­ces lors de mes entre­tiens d’embau­ches. »

« Pour ma part j’ai eu l’occa­sion d’uti­li­ser plu­sieurs fois le réfé­ren­tiel métier : pour la rédac­tion d’une offre d’emploi, pour la rédac­tion de mon CV, et également pour pré­pa­rer mon entre­tien annuel d’évaluation. »

Il a également cons­ti­tué pour cer­tains un outil d’amé­lio­ra­tion de la reconnais­sance du métier dans les orga­ni­sa­tions, en ser­vant de point d’appui au cours de négo­cia­tions :

– chan­ge­ment de rat­ta­che­ment hié­rar­chi­que de la fonc­tion archi­ves ;
« Je les ai également uti­li­sées [les fiches de postes] à mon poste actuel pour argu­men­ter auprès de ma direc­tion afin d’être déta­chée de la docu­men­ta­tion vers le secré­taire géné­ral où le ser­vice archi­ves est consi­déré comme un ser­vice à part entière »

– rafraî­chis­se­ment ou rédac­tion de fiches de poste ; appui pour le flé­chage des postes interne (défi­ni­tion du poten­tiel d’évolution de chaque poste) ;
« Je les ai uti­li­sées [les fiches de postes] l’année der­nière auprès de la DRH pour la rédac­tion des fiches métier dans le cadre de la Gestion Prévisionnelle des Métiers et des Compétences. »
« Mon poste ayant été fléché ini­tia­le­ment atta­ché de conser­va­tion du patri­moine, le réfé­ren­tiel m’a permis de dis­po­ser d’éléments pour étendre le flé­chage de mon poste au grade de conser­va­teur lors de la demande de réexa­men. »

– créa­tion de postes ; un répon­dant indi­que que notre réfé­ren­tiel était connu de la DRH d’un orga­nisme avec lequel il a tra­vaillé ; il semble que le docu­ment lui avait ouvert la voie.
« Lors du rendez-vous que j’ai eu avec la DRH de [orga­nisme], ma sur­prise a été totale. Elle a sorti le Référentiel. Elle l’avait étudié et vu ce que j’avais expli­qué, elle était par­ve­nue à la conclu­sion que son orga­nisme avait besoin d’un records mana­ger. C’est la pre­mière, et unique fois en 10 ans de car­rière, que c’est arrivé. La per­sonne recru­tée l’a été en tant que RM, caté­go­rie A+. Si seu­le­ment cela pou­vait arri­ver plus sou­vent ! »

Les res­pon­sa­bles de ser­vice archi­ves y pui­sent par ailleurs une aide pour l’orga­ni­sa­tion des mis­sions : réor­ga­ni­sa­tion, recru­te­ments.
« Je me suis également servie du réfé­ren­tiel pour ajus­ter la fiche de poste des agents de mon ser­vice. »
« Nous uti­li­sons sys­té­ma­ti­que­ment ce réfé­ren­tiel à l’occa­sion des recru­te­ments. »

Il cons­ti­tue également un sup­port de dia­lo­gue et de pré­sen­ta­tion du métier pour les pro­fes­sion­nels amenés à ren­contrer les étudiants.
« Je me suis servi du réfé­ren­tiel il n’y a pas long­temps dans le cadre d’un forum des métiers (…). Je peux mon­trer aux étudiants ce que l’on attend d’eux, nous avons ainsi une dis­cus­sion plus riche. »

Le res­pon­sa­ble de for­ma­tion, enfin, évoque l’aide appor­tée dans la pré­pa­ra­tion de l’offre d’une uni­ver­sité. Il ajoute :
« Ce type de docu­ments sera de plus en plus demandé et uti­lisé par les uni­ver­si­tés. En effet, il y a un mou­ve­ment qui pousse à expri­mer en com­pé­ten­ces les résul­tats d’un cycle de for­ma­tion : cela prend la forme d’annexe des­crip­tive aux diplô­mes (avec les com­pé­ten­ces pro­fes­sion­nel­les acqui­ses par les étudiants titu­lai­res du diplôme) ou d’affi­chage des com­pé­ten­ces à acqué­rir dans les maquet­tes des for­ma­tions ».

Voici com­ment les répon­dants qua­li­fient le docu­ment : « super boulot », « très bien fait », « exhaus­tif », « précis », « il donne des repè­res qui per­met­tent une évaluation objec­tive des com­pé­ten­ces », « per­ti­nent par rap­port à la réa­lité des pro­fes­sion­nels », très « métier », « il n’existe pas d’équivalent », « très utile », « uti­li­sa­ble par les non archi­vis­tes » (merci !).

Nous avons bien sûr relevé aussi les sug­ges­tions d’amé­lio­ra­tion :

– obte­nir la reconnais­sance de notre réfé­ren­tiel par les orga­nis­mes qui gèrent l’emploi ; l’AAF a bien en tête qu’elle doit ren­contrer à ces fins les ins­ti­tu­tions qui agis­sent dans l’emploi public et privé :
« Pour les DRH, les fiches de poste pro­po­sées par le CNFPT sont la réfé­rence, la preuve, mon ancienne fiche de poste datait de moins d’un an mais rédi­gée par la DRH. Or celles-ci (…) ne met­tent pas du tout en valeur nos métiers. »

– sur le contenu :

• ajout d’informations sur les niveaux de salaire (ce qui nous paraît un peu difficile mais découle des niveaux de responsabilité, d’expérience et de diplômes présents dans les descriptions des fiches de poste) ;
  « Je pense que les fiches métiers pourraient intégrer une indication des salaires en début et fin de carrière. »
• remarques sur des activités ou des compétences manquantes, que nous essaierons d’intégrer dans les prochaines versions ;

– sur la forme, la lon­gueur de la liste de com­pé­ten­ces :
« Pour rédi­ger les acti­vi­tés du poste, j’ai pioché dans les dif­fé­ren­tes acti­vi­tés pro­po­sées dans le réfé­ren­tiel. Pour les com­pé­ten­ces requi­ses, l’exer­cice a été plus dif­fi­cile. A ce niveau, le réfé­ren­tiel est trop détaillé et dif­fi­ci­le­ment uti­li­sa­ble. »

Cette der­nière remar­que coïn­cide avec le tra­vail en cours sur l’élaboration d’une liste plus syn­thé­ti­que, en com­plé­ment de la liste détaillée qui conserve son uti­lité dans cer­tains cadres.

En conclu­sion : malgré les der­niè­res avan­cées, il reste du tra­vail, et le groupe de tra­vail attend tou­jours des ren­forts...
Si cet arti­cle vous a convaincu, contac­tez-nous : for­ma­tion@ar­chi­vis­tes.org.