Le records management, concept né aux Etats - Unis, est une fonction d’organisation et de gestion de l’ensemble des documents essentiels à la conduite de l’activité d’une organisation, publique ou privée. Sa finalité est de permettre à l’organisation de disposer à tout moment des documents. Le champ du records management recouvre les archives courantes et intermédiaires.

Le Records management gère les « records », c’est-à-dire, selon les cultures d’entreprise et d’administration : les dossiers vivants, les archives courantes et intermédiaires, les documents internes de référence. Il prend en compte les exigences légales de conservation, la responsabilité et la traçabilité, les besoins d’information, l’efficacité des systèmes et des procédures, le "rapport qualité/prix" de l’information archivée.

Le records management et l’archivage électronique posent le principe commun de l’enregistrement et de la prise en compte du document dans un système dédié dès sa validation, c’est -dire en amont du processus documentaire.

Schéma du cycle de vie du document au sens records management

Le records management a fait l’objet en 2001 d’une norme internationale ISO 15489, reprise en 2002 par l’association française de normalisation (AFNOR) sous le titre NF ISO 15489.

Mieux gérer l’information en entreprise : Le guide des procédures existantes. Le guide des procédures existantes a situé initialement son travail par rapport au deuxième volet (le rapport technique) de la Norme ISO N°15489-2 relative au “Records Management”

Pour plus d’informations sur le records management et la norme ISO 15489 :