Rencontres annuelles de la section Archives départementales

Présentation

Pour ces trei­ziè­mes jour­nées d’études, la sec­tion Archives dépar­te­men­ta­les de l’AAF pro­pose de réflé­chir sur les notions de risque et de ges­tion de risque appli­quées au domaine des archi­ves.

La liste des ris­ques aux­quels sont expo­sés les archi­ves et les archi­vis­tes, est, hélas, fort longue, et une partie d’entre eux est bien iden­ti­fiée de chacun d’entre nous : les dan­gers que cou­rent les docu­ments (des­truc­tion, dété­rio­ra­tion, perte, vol…), les bâti­ments (incen­die, inon­da­tion, catas­tro­phe natu­relle…) ou même les agents (mala­dies pro­fes­sion­nel­les, ques­tions déon­to­lo­gi­ques…). Certains de ces ris­ques font d’ailleurs l’objet ces der­niè­res années de prise de cons­cience ou d’ana­lyse spé­ci­fi­que, ne serait-ce qu’avec l’émergence de l’envi­ron­ne­ment électronique, ou avec des mala­dies récem­ment iden­ti­fiées dans notre sec­teur d’acti­vité, comme celles liées à l’amiante par exem­ple.

L’appro­che par la ges­tion de risque est une dis­ci­pline de plus en plus déve­lop­pée dans les orga­ni­sa­tions aujourd’hui, depuis son appa­ri­tion dans le monde de l’entre­prise. Elle consiste dans un pre­mier temps à iden­ti­fier et ana­ly­ser les ris­ques encou­rus dans un sec­teur d’acti­vité donné, puis à mettre en place une phase de trai­te­ment métho­di­que de ces ris­ques, soit par la pré­ven­tion, soit par la pro­tec­tion. L’objec­tif pre­mier est d’assu­rer la sécu­rité des per­son­nes et des biens, mais également l’opti­mi­sa­tion des coûts, la sécu­rité finan­cière et juri­di­que des orga­nis­mes, la pré­ser­va­tion de leur image et de leur répu­ta­tion, jusqu’à leur péren­nité.

La ges­tion de risque cons­ti­tue donc un domaine très vaste, auquel le monde des archi­ves est régu­liè­re­ment confronté, et l’envi­ron­ne­ment numé­ri­que inten­si­fie ce phé­no­mène. Le cadre de ces jour­nées ne suf­fi­rait pas à pro­po­ser une recen­sion exhaus­tive (et anxio­gène !) de tous les ris­ques encou­rus dans et par les archi­ves ; l’axe pro­posé est plutôt d’essayer de com­pren­dre com­ment les archi­vis­tes se posi­tion­nent aujourd’hui par rap­port à cette notion de risque, et com­ment ils s’en empa­rent dans leur pra­ti­que pro­fes­sion­nelle.

La pre­mière demi-jour­née est consa­crée aux ris­ques encou­rus par les archi­ves en tant qu’orga­ni­sa­tion : ris­ques pro­fes­sion­nels, éléments liés à l’envi­ron­ne­ment de conser­va­tion des docu­ments notam­ment. Lors de la deuxième jour­née, les archi­ves seront consi­dé­rées comme élément cons­ti­tu­tif d’orga­ni­sa­tions des­quel­les elles relè­vent. Parce que les archi­vis­tes, notam­ment par le biais du Records mana­ge­ment, ont en charge la ges­tion de l’infor­ma­tion, de sa qua­lité et de sa fia­bi­lité dans le temps, leur acti­vité est étroitement liée à la mise en œuvre de la ges­tion de risque par les orga­ni­sa­tions : ainsi de l’appro­che béné­fice/risque appli­quée aux durées de conser­va­tion, du recours à la nor­ma­li­sa­tion pour garan­tir les pro­ces­sus d’archi­vage, ou encore des pro­blé­ma­ti­ques nou­vel­les posées par l’envi­ron­ne­ment numé­ri­que et la péren­ni­sa­tion à très long terme des don­nées par exem­ple. Car fina­le­ment, à tra­vers les expé­rien­ces des vingt der­niè­res années dans des domai­nes aussi variées que la conser­va­tion maté­rielle ou la sécu­rité juri­di­que, semble émerger le rôle spé­ci­fi­que de l’archi­vage comme moyen de gérer le risque.

Programme

Jeudi 5 février matin

11 h - 12 h Visites au choix :
– du ser­vice des Archives du CHU de Tours
– des Archives dépar­te­men­ta­les et du Service dépar­te­men­tal d’archéo­lo­gie, nou­vel­le­ment ins­tallé dans l’ancienne salle de lec­ture des Archives à Chambray-lès-Tours

Jeudi 5 février après-midi

Conseil géné­ral d’Indre-et-Loire, salle Charles-de-Gaulle,
place de la pré­fec­ture à Tours

13 h 30 – 14 h
Accueil des par­ti­ci­pants

14 h – 14 h 30
Accueil par mon­sieur le pré­si­dent du Conseil géné­ral d’Indre-et-Loire ou son repré­sen­tant ; avant-propos par Hervé LEMOINE, direc­teur chargé des Archives de France et Sylvie LE CLECH, direc­trice régio­nale des affai­res cultu­rel­les de la Région Centre.

14 h 30 – 15 h
Introduction : la notion de risque dans les col­lec­ti­vi­tés (David ZUROWSKI, direc­teur géné­ral adjoint « Vivre Ensemble » au Conseil géné­ral d’Indre-et-Loire).

15h - 16 h 30
Archiviste, un métier à risque
Sous la pré­si­dence de Sylvie LE CLECH, direc­trice régio­nale des affai­res cultu­rel­les de la Région Centre
– Le risque de l’amiante (Michel Thibault, res­pon­sa­ble du dépar­te­ment de la conser­va­tion aux Archives natio­na­les)
– La pré­ven­tion des trou­bles mus­culo-sque­let­ti­ques : les apports de l’appro­che ergo­no­mi­que aux Archives du Calvados (Julie DESLONDES, direc­trice des Archives du Calvados)
– Les ris­ques psycho-sociaux : poli­ti­que de pré­ven­tion et cas pra­ti­que aux Archives des Ardennes (Violette ROUCHY-LÉVY, direc­trice des Archives des Ardennes)
– La déon­to­lo­gie de l’archi­viste face à l’alter­nance poli­ti­que en col­lec­ti­vité (Estelle FRANÇOIS, res­pon­sa­ble des Archives muni­ci­pa­les de Chalon-sur-Saône)

16h45 – 17h : pause

17h - 18h30
Les ris­ques encou­rus par les Archives [1] : déma­té­ria­li­ser, rema­té­ria­li­ser les archi­ves
Table ronde sous la pré­si­dence de Frédérique HAMM, direc­trice des Archives dépar­te­men­ta­les du Loiret
– Indemnisation et recons­ti­tu­tion des archi­ves com­mu­na­les après un sinis­tre (Patrick LEHAGRE, maire de Charentilly en Indre-et-Loire)
– Conserver sur des sup­ports non péren­nes : un exem­ple à la BnF (Laurent DUPLOUY, chef du ser­vice numé­ri­sa­tion à la Bibliothèque natio­nale de France)
– Risque juri­di­que et déma­té­ria­li­sa­tion (Antoine MEISSONNIER, adjoint au chef de bureau du contrôle et de la col­lecte, Service inter­mi­nis­té­riel des Archives de France)

18 h 30 cock­tail offert par le Conseil géné­ral d’Indre-et-Loire

20 h 00 Dîner dans un res­tau­rant du Vieux Tours

Vendredi 6 février matin

9h - 10h45
Les ris­ques encou­rus par les Archives [2] : sécu­ri­ser l’envi­ron­ne­ment des docu­ments
sous la pré­si­dence d’Elisabeth VERRY, direc­trice des Archives dépar­te­men­ta­les de Maine-et-Loire
– Moisissures et archi­ves : l’expé­rience de la Vienne, sep­tem­bre 2010-novem­bre 2012 (Pierre CAROUGE, direc­teur-adjoint des Archives dépar­te­men­ta­les de la Vienne)
– Le rôle des archi­ves dépar­te­men­ta­les lors de catas­tro­phes natu­rel­les (Marie-Claire PONTIER, direc­trice des Archives dépar­te­men­ta­les de Bouches-du-Rhône)
– Les plans d’urgence sont-ils effi­ca­ces lors­que les catas­tro­phes sur­vien­nent ? (Céline ALLAIN, coor­di­na­trice du plan d’urgence, dépar­te­ment de la conser­va­tion de la BnF)
– De l’impré­vi­si­ble à l’imprévu, dia­lo­guer pour mieux pré­ser­ver le patri­moine (Marie-Dominique PARCHAS, char­gée de mis­sion pour la conser­va­tion pré­ven­tive au SIAF)
– Vols et mal­veillance envers le patri­moine archi­vis­ti­que (Yann BRUN, conseiller sûreté à la Direction géné­rale des patri­moi­nes au minis­tère de la Culture)

10h45- 11h45
Méthodologie de la ges­tion de ris­ques appli­quée au domaine des archi­ves
Sous la pré­si­dence de Anne-Cécile TIZON-GERME, direc­trice des Archives dépar­te­men­ta­les du Loir-et-Cher
– L’appli­ca­tion du prin­cipe de ges­tion de risque au pro­ces­sus d’archi­vage dans les orga­ni­sa­tions pri­vées (Laurent DUCOL, direc­teur du GIE Saint-Gobain Archives)
– Tri et évaluation des plans miniers de Charbonnages de France : une appro­che sous l’angle des ris­ques (Myriam BESNARD, res­pon­sa­ble de la mis­sion cen­trale des archi­ves du Bureau de Recherches Géologiques et Minières)
– Sécuriser l’envi­ron­ne­ment juri­di­que dans la dif­fu­sion en ligne des archi­ves et don­nées (Christophe BECKER, direc­teur de Généanet)

11h45 – 12h30 : réu­nion avec les adhé­rents de la sec­tion

Déjeuner libre

Vendredi 6 février après-midi

14h-16h00
L’archi­vage, un outil et un moyen de ges­tion du risque ?
sous la pré­si­dence de Céline GUYON, direc­tion des sys­tè­mes d’infor­ma­tion du Conseil géné­ral de l’Aube
– Les ser­vi­ces d’archi­ves ban­cai­res, une réponse à la ques­tion des spo­lia­tions dans les années 1990 ? (Roger NOUGARET, res­pon­sa­ble Archives et Histoire Groupe de BNP-Paribas)
– Une appro­che de la nor­ma­li­sa­tion par la défi­ni­tion des pro­ces­sus d’archi­vage dans le domaine hos­pi­ta­lier (Anne-Marie BAILLOUX, res­pon­sa­ble des Archives du CHU de Tours)
– Les archi­vis­tes face au défi de la déma­té­ria­li­sa­tion (Emilie GOUBIN, res­pon­sa­ble des archi­ves contem­po­rai­nes, Archives dépar­te­men­ta­les du Finistère)

16h00 :
Conclusions par Isabelle VERNUS, direc­tri­ces des Archives dépar­te­men­ta­les de Saône-et-Loire, pré­si­dente de la sec­tion Archives dépar­te­men­ta­les

17h00-18h00 : visi­tes sur ins­crip­tion
– Archives muni­ci­pa­les de Tours, cha­pelle Saint-Eloi
– Exposition Debat-Ponsan au musée des Beaux-Arts de Tours

Inscriptions

Informations pratiques

Plan du centre de Tours
Se rendre au CHU Trousseau - visite du ser­vice des archi­ves
Se rendre au Centre des archi­ves contem­po­rai­nes d’Indre-et-Loire en bus