Rejoignez une association professionnelle dynamique !
Fondée en 1904, l’Association des archivistes français regroupe plus de 1800 adhérents, professionnels des archives du secteur public comme du secteur privé.
Consciente du défi que représente, dans le monde contemporain, la maîtrise de la production documentaire et de l’information qu’elle renferme, l’Association des archivistes français (AAF) se définit comme un organe permanent de réflexion, de formation et d’initiative au service des sources de la mémoire, celles d’hier comme celle de demain. L’AAF décline son activité au travers du Conseil d’administration et de différentes sections, commissions et groupe de travail. Ses publications et formations sont gérées au sein de son EURL Archivistes français formation. Depuis 2013, l’AAF organise une manifestation d’ampleur nationale, « le Forum des archivistes ». La deuxième édition aura lieu à Troyes du 30 mars au 1er avril 2016.
Dans le cadre du développement de ses activités, l’AAF recherche un assistant administratif en support de ses différentes activités.
Identification du poste : assistant administratif
Liaisons hiérarchiques : président de l’AAF, gérant de l’EURL, déléguée générale
Liaisons fonctionnelles : permanents et membres du bureau et du conseil d’administration selon les projets
Activités
Vous serez basé au 8, rue Jégo, 75013 Paris. Vos missions pourront ponctuellement nécessiter des déplacements pour assurer votre mission de support administratif (salons professionnels etc.).
Accueil physique et téléphonique
Recevoir et orienter le public et les stagiaires
Tenue du standard téléphonique et prise de message
Filtrer et réorienter les courriers électroniques
Traitement du courrier en cas d’absence de la déléguée générale
Soutien aux activités
Recherche d’informations
Prise de rendez-vous
Organisation logistique de réunions et déplacements des permanents ou des administrateurs (réservation de lieu, convocation, invitation gestion des présents, etc.)
Préparation de dossiers pour des événements ou des stages
Facturation et envoi
Des actions de formation
Des ventes d’ouvrages et d’abonnement
Gestion de la permanence
Des fournitures de bureaux
De l’occupation de la salle de formation
Activités ponctuelles
Saisie de documents
Rédaction de comptes rendus
Envoi des courriers en nombre et des publications
Présence et aide logistique lors des manifestations de l’AAF
Compétences requises
Savoir :
Maîtrise de la langue française
Techniques de secrétariat
Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, etc.) et connaissances des outils Internet
Savoir-faire :
Sens de la communication
Savoir-être :
Qualités relationnelles, esprit d’équipe
Rigueur, organisation, méthodologie
Au-delà de ces compétences, il est essentiel d’adhérer pleinement aux objectifs de l’AAF.
Conditions
Déplacements ponctuels
Pass navigo à 50%
Tickets restaurant, chèques vacances, mutuelle d’entreprise
Recrutement
CDD de 10 mois à partir de septembre 2015
Classification : niveau B2 de la convention collective des organismes de formation
Niveau : bac pro gestion-administration ou secrétariat
Salaire : selon le profil
Adresser CV et lettre de motivation à delegation_generale@archivistes.org