Création d’une commission Records Management au sein de l’AAF

Chers col­lè­gues,

Comme vous le savez, le records mana­ge­ment (tra­duit « ges­tion de l’archi­vage » par la com­mis­sion de ter­mi­no­lo­gie et de néo­lo­gie, JO du 22/04/2009, également appelé « ges­tion des docu­ments » dans d’autres pays fran­co­pho­nes) consiste à « orga­ni­ser et contrô­ler la cons­ti­tu­tion, la sélec­tion, la conser­va­tion et la des­ti­na­tion finale des docu­ments d’une admi­nis­tra­tion, d’une entre­prise ou d’un orga­nisme ».

L’AAF et le records mana­ge­ment

Historiquement, l’AAF a publié dans la Gazette des archi­ves plu­sieurs arti­cles sur le records mana­ge­ment dans les pays anglo-saxons.

Elle a été sol­li­ci­tée en 1997 par l’AFNOR afin de par­ti­ci­per aux tra­vaux de la com­mis­sion de nor­ma­li­sa­tion sur le records mana­ge­ment et cer­tains de nos mem­bres tra­vaillent depuis plus de dix ans à l’élaboration des dif­fé­ren­tes normes ISO sur le sujet. D’autres par­ti­ci­pent à un groupe de tra­vail joint mis en place avec l’ADBS, qui a déjà réa­lisé plu­sieurs publi­ca­tions sur le sujet. Nous avons inté­gré le records mana­ge­ment à notre réfé­ren­tiel métier et créé en son temps une com­mis­sion sur la ges­tion des archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res. Notre com­mis­sion archi­ves électroniques émet des recom­man­da­tions sur la ges­tion des docu­ments et infor­ma­tions pro­duits dans un envi­ron­ne­ment électronique.

Pourquoi une com­mis­sion records mana­ge­ment ?

Aujourd’hui, ces ques­tions repré­sen­tent un enjeu et un axe fort pour notre asso­cia­tion :

– parce que cela rejoint et conforte tous nos enga­ge­ments. Faire pro­gres­ser la ges­tion des docu­ments ne signi­fie pas oublier l’his­toire, le patri­moine, nos convic­tions cultu­rel­les, mais prôner aussi la trans­pa­rence démo­cra­ti­que, l’accès des citoyens aux docu­ments cou­rants, la pro­tec­tion de la vie privée, le déve­lop­pe­ment dura­ble. Prendre posi­tion sur la ges­tion de l’archi­vage, c’est aussi, comme nous le fai­sons au sein de la com­mis­sion archi­ves électroniques et en lien avec celle-ci, sen­si­bi­li­ser et agir pour la pré­ser­va­tion de la mémoire de notre temps. En effet pas d’archi­ves défi­ni­ti­ves sans une bonne ges­tion des docu­ments cou­rants, en par­ti­cu­lier électroniques

– parce que nous sou­hai­tons par­ti­ci­per acti­ve­ment aux choix ter­mi­no­lo­gi­ques qui nous concer­nent au pre­mier chef, et c’est pour­quoi le nom de la nou­velle com­mis­sion est pro­vi­soire. Il sera arrêté par ses mem­bres, qui choi­si­ront les termes dans les­quels ils se reconnais­sent le mieux. En effet, au-delà de la tra­duc­tion et de la défi­ni­tion rete­nues par la com­mis­sion de ter­mi­no­lo­gie, la ques­tion reste ouverte, et la com­mu­nauté pro­fes­sion­nelle fran­co­phone nous sol­li­cite pour par­ti­ci­per au débat ter­mi­no­lo­gi­que et à la tra­duc­tion de l’impor­tant corpus nor­ma­tif sur le sujet, voire y appor­ter notre contri­bu­tion.

– parce que beau­coup d’entre­pri­ses et de ser­vi­ces publics créent ou sont prêts à créer des postes pour la ges­tion des docu­ments cou­rants et inter­mé­diai­res et sont à la recher­che de com­pé­ten­ces dans ce domaine, com­pé­ten­ces que détien­nent les archi­vis­tes, notam­ment les jeunes col­lè­gues issus de nos dif­fé­ren­tes for­ma­tions. Se spé­cia­li­ser dans ce domaine peut aussi être une oppor­tu­nité d’évolution de car­rière pour cer­tains confrè­res expé­ri­men­tés. En chan­geant le regard que notre admi­nis­tra­tion ou notre entre­prise a sur nous, en nous per­met­tant d’évoluer vers le stra­té­gi­que, l’opé­ra­tion­nel, le contrôle des pro­cess… De même, les pres­ta­tai­res en archi­vage et en conseil sont sol­li­ci­tés par de nom­breux clients pour cette ges­tion des docu­ments cou­rants et ont besoin de com­pé­ten­ces comme de bonnes pra­ti­ques

– parce que de nom­breux col­lè­gues archi­vis­tes, ou d’autres pro­fes­sion­nels (docu­men­ta­lis­tes, juris­tes, infor­ma­ti­ciens, qua­li­ti­ciens…) sou­hai­tent dis­po­ser de publi­ca­tions (les fiches pra­ti­ques de la com­mis­sion archi­ves électroniques sont à cet égard un modèle) et se former aux pro­cé­du­res et tech­ni­ques spé­ci­fi­ques de la ges­tion des docu­ments

– parce que l’AFNOR et l’ISO sol­li­ci­tent notre exper­tise pour fina­li­ser la deuxième géné­ra­tion de normes qui va suc­cé­der à l’ISO 15489. Cette nou­velle famille de normes, ISO 30300, sera audi­ta­ble et pro­ba­ble­ment aussi suivie dans le monde entier que les normes ISO 9000 et ISO 14000

Organisation

Une com­mis­sion per­ma­nente est créée au sein de l’asso­cia­tion. Dès main­te­nant, des mem­bres AAF issus des sec­tions, de la Commission Archives Électronique, du groupe joint AAF-ADBS, de la com­mis­sion « ges­tion des archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res » et de notre groupe d’experts auprès de l’AFNOR cons­ti­tuent le noyau de cette com­mis­sion, animée par Sylvie Dessolin-Baumann. Nos objec­tifs sont de :

– Représenter l’AAF dans toutes les ins­tan­ces où son exper­tise est sol­li­ci­tée en matière de records mana­ge­ment et par­ti­ci­per aux tra­vaux inter­na­tio­naux dans ce domaine
– Mettre en lien nos adhé­rents concer­nés ou inté­res­sés par le sujet (quel que soit leur sec­teur) et leur per­met­tre de par­ta­ger leurs savoirs et savoir-faire, notam­ment grâce à nos outils web col­la­bo­ra­tifs
– Participer acti­ve­ment au débat ter­mi­no­lo­gi­que fran­co­phone, avec nos col­lè­gues cana­diens, luxem­bour­geois, belges, suis­ses, afri­cains…, et contri­buer ainsi à une meilleur dif­fu­sion des concepts
– Étudier avec la Commission Archives Électroniques des sujets « pas­se­rel­les »
– Élaborer et dif­fu­ser sur le site Internet de l’AAF - espace adhé­rent des fiches conseils et fiches de syn­thèse
– -Élaborer pour le Centre de for­ma­tion et éventuellement pour les filiè­res uni­ver­si­tai­res des modu­les sur le sujet
– Être force de pro­po­si­tion au sein de l’AAF pour tous les sujets liés.

Aujourd’hui, nous appe­lons toutes les per­son­nes inté­res­sées à nous rejoin­dre en adres­sant un mail à : sylvie.des­so­lin-bau­mann@afpa.fr

Dès novem­bre-décem­bre 2010, nous allons leur pro­po­ser un ques­tion­naire pour recueillir leurs atten­tes : ter­mi­no­lo­gie, échanges de pra­ti­ques, conte­nus théo­ri­ques, publi­ca­tions, for­ma­tions,… et pro­po­ser si cer­tains le sou­hai­tent une pre­mière ren­contre.

2011 : la com­mis­sion cons­truira son pro­gramme d’acti­vi­tés (réu­nions, publi­ca­tions, jour­nées d’études, par­ti­ci­pa­tion à des réu­nions pro­fes­sion­nel­les…) en fonc­tion de l’ana­lyse des besoins expri­més. Une base docu­men­taire pour­rait être cons­ti­tuée sur l’intra­net s’il y a une demande.