L’Agence Régionale de Santé d’Ile-de-France

Structure Agence régio­nale de santé – Ile de France
Direction de rat­ta­che­ment Cabinet du Directeur géné­ral
Pôle / Département / Service Pôle Information et com­mu­ni­ca­tion - Mission « Agence numé­ri­que » - Service Archives-Records mana­ge­ment

Contexte et enjeux de la fonc­tion :
Créée en avril 2010, l’Agence régio­nale de santé (ARS) Ile de France a pour mis­sion de mettre en place la poli­ti­que de santé dans sa région, en coor­di­na­tion avec ses par­te­nai­res et en tenant compte des spé­ci­fi­ci­tés de ses ter­ri­toi­res. Elle est com­pé­tente sur le champ de la santé dans sa glo­ba­lité : de la veille, la sécu­rité sani­taire et de la pré­ven­tion, aux soins et à l’accom­pa­gne­ment médico-social. Son orga­ni­sa­tion s’appuie sur un projet de santé élaboré en concer­ta­tion avec l’ensem­ble des pro­fes­sion­nels et des usa­gers. Ses actions visent à amé­lio­rer la santé de la popu­la­tion et à rendre le sys­tème de santé plus effi­cient.

La mis­sion Agence numé­ri­que est rat­ta­chée au Pôle « Information et com­mu­ni­ca­tion » du Cabinet du Directeur géné­ral.
La mis­sion Agence numé­ri­que est com­po­sée de 4 agents : 1 A+, 2 A, 1 C. Elle com­prend :
–  la res­pon­sa­ble de la mis­sion « Agence numé­ri­que » ;
–  le ser­vice « Archives-Records mana­ge­ment » piloté par une archi­viste-RM.

En tant que spé­cia­liste de la ges­tion du docu­ment et de l’infor­ma­tion, la mis­sion établit une rela­tion de par­te­na­riat avec les direc­tions/délé­ga­tions dépar­te­men­ta­les de l’Agence, lui per­met­tant de pro­po­ser une offre de ser­vice adap­tée aux besoins et évolutive en fonc­tion des moyens qui lui sont alloués.

La mis­sion « Agence numé­ri­que » est char­gée de pilo­ter d’une part la poli­ti­que d’archi­vage au sein de l’Agence via le ser­vice « Archives-Records mana­ge­ment » et d’autre part la mise en place du projet spé­ci­fi­que « Agence numé­ri­que ».

Le ser­vice « Archives-Records mana­ge­ment » est le réfé­rent pour l’Agence concer­nant le trai­te­ment, la conser­va­tion, le ver­se­ment ou la des­truc­tion des archi­ves en confor­mité avec la régle­men­ta­tion défi­nie au Code du patri­moine. Il élabore et met en œuvre la poli­ti­que archi­vis­ti­que en par­te­na­riat avec les archi­ves dépar­te­men­ta­les. Il contri­bue également au projet Agence numé­ri­que sur le volet Records-mana­ge­ment (RM*) et Système d’archi­vage électronique (SAE*).

Le projet Agence numé­ri­que est un chan­tier stra­té­gi­que 2015-2018. La volonté est de sélec­tion­ner, struc­tu­rer et sécu­ri­ser les flux d’infor­ma­tion au sein de l’Agence dans un sys­tème de Gestion électronique de docu­ments (GED*). A ce titre, le/la chargé(e) de mis­sion défi­nit et met en place, avec l’équipe projet, une gou­ver­nance des flux d’infor­ma­tion avec une démar­che d’accom­pa­gne­ment au chan­ge­ment, une ana­lyse des besoins et une sécu­ri­sa­tion des docu­ments d’acti­vité de l’Agence à long terme.

*Projet GED-RM-SAE : Gestion électronique de docu­ments, Records mana­ge­ment, Système d’archi­vage électronique.

Missions prin­ci­pa­les :
Assure le pas­sage de l’archi­vage papier à la numé­ri­sa­tion des docu­ments de l’Agence, répon­dant aux exi­gen­ces légis­la­ti­ves et aux besoins des ser­vi­ces, en col­la­bo­ra­tion avec la res­pon­sa­ble du ser­vice Archives-Records mana­ge­ment.

Définit et met en œuvre la poli­ti­que Records mana­ge­ment dans le projet de GED-RM-SAE :
–  Analyse les pro­cess métiers et har­mo­nise les pro­cé­du­res
–  Rédige les cahiers de char­ges RM, un guide de pro­cé­dure et une charte RM
–  Conduit le projet RM :

• Liste et répertorie par service l’ensemble des compétences/activités ARS
• Anime les réunions de travail avec les services par compétence/activité ARS
• Réalise l’analyse RM (documents d’activités, circuits de validation, cycle de vie, typologies documentaires, références juridiques)
• Mène l’analyse des processus courrier de l’Agence

–  Définit avec les ser­vi­ces les arbo­res­cen­ces /plans de clas­se­ments dans la GED et suit l’évolution des orga­ni­sa­tions
–  Participe au projet de GED inter-ARS en tant que membre de l’équipe projet
–  Participe au projet natio­nal de tableau de ges­tion ARS et aux pro­jets du réseau pro­fes­sion­nel des archi­vis­tes des minis­tè­res sociaux
–  Évalue la mise en qua­lité et la fia­bi­lité de l’acti­vité

Elabore et met en œuvre une stra­té­gie de déploie­ment par vague de la GED métiers des docu­ments d’acti­vité pro­duits par les agents (dos­siers d’acti­vité, cour­rier…), en lien fonc­tion­nel avec la res­pon­sa­ble de la mis­sion « Agence numé­ri­que ».

Pilote la ges­tion des archi­ves électroniques dans la GED avec la res­pon­sa­ble du ser­vice Archives-Records mana­ge­ment :
– Participe à la défi­ni­tion des besoins et à la recette du SI de GED - espace archi­ves
–  Définit les solu­tions d’archi­vage dans la GED avec les ser­vi­ces
–  Contrôle les ver­se­ments en archi­vage inter­mé­diaire des direc­tions métier
–  Traite les archi­ves numé­ri­ques (cycle de vie et des­crip­tion-méta­don­nées, des­truc­tions)

Participe à l’accom­pa­gne­ment au chan­ge­ment d’un projet de ges­tion de l’infor­ma­tion avec la res­pon­sa­ble de la mis­sion Agence numé­ri­que :
–  Organise et met en œuvre une démar­che d’ana­lyse tenant compte des besoins des agents dans la conduite du projet, avec la res­pon­sa­ble du ser­vice Archives-RM.
–  Coordonne les actions de com­mu­ni­ca­tion interne et l’accom­pa­gne­ment RH.
–  Est force de pro­po­si­tion sur les res­sour­ces et les moyens à mettre en œuvre, afin d’opti­mi­ser l’ensem­ble des condi­tions de réa­li­sa­tion de la mis­sion

Relations avec les autres ser­vi­ces :
Les mis­sions de l’Agence numé­ri­que sont prin­ci­pa­le­ment de :
–  défi­nir l’ana­lyse RM et le cycle de vie des docu­ments pour chaque ser­vice et ses arbo­res­cen­ces GED
–  contri­buer au déve­lop­pe­ment de la sécu­rité juri­di­que (trai­te­ment des archi­ves pour le conten­tieux) ;
–  par­ti­ci­per aux pro­jets du réseau pro­fes­sion­nel des archi­vis­tes des minis­tè­res sociaux.

Le ser­vice Archives-RM tra­vaille en col­la­bo­ra­tion avec les direc­tions du siège et des délé­ga­tions dépar­te­men­ta­les de l’Agence Régionale de Santé (ARS) d’Ile-de-France. Par ailleurs, il contri­bue également aux pro­jets stra­té­gi­ques por­tant sur la ges­tion de l’infor­ma­tion avec les autres enti­tés de l’Agence et les par­te­nai­res exter­nes.

Profil requis :
Niveau : Agent de caté­go­rie A, ou contrac­tuel, équivalent de la conven­tion col­lec­tive UCANSS

Compétences
– Connaissances

• Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services dans le champ concerné
• Conduite de projets : compétences organisationnelles (planning, pilotage de réunion, supports et notes d’étape) et techniques (rédaction de cahiers des charges, CCTP de marché public, mise en conformité aux normes)
• Connaissances en matière de GED/RM/SAE
• Connaissances juridiques et réglementaires
• Connaissances archivistiques

– Savoir-faire

• Conduite d’un projet Records Management (RM)
• Gestion d’un Système d’Archivage Electronique (SAE)
• Connaissances en conduite du changement

– Savoir-être

• Sens de la communication
• Capacité d’initiative
• Sens de l’organisation
• Adaptabilité, gestion des imprévus
• Accompagnement des usagers
• Autonomie et rigueur

Votre contact
Marianne GAUTIER, res­pon­sa­ble de la mis­sion Agence numé­ri­que marianne.gau­tier@ars.sante.fr
Mathilde COMBET, res­pon­sa­ble du ser­vice Archives-Records mana­ge­ment
mathilde.com­bet@ars.sante.fr
et
ars-idf-recru­te­ment-3@ars.sante.fr