L’Assistance Publique - Hôpitaux de Paris

Etablissement : Siège de l’AP-HP
Direction/Service : Direction du siège / Archives de l’AP-HP
Adresse : 7, rue des Minimes 75003 Paris

Intitulé du poste :
Responsable des archi­ves des hôpi­taux

Métier :
Encadrant archi­ves

Modalités de recru­te­ment :
Titulaires de la fonc­tion publi­que / Contractuels

Structure :
Pôle
Secrétariat géné­ral / direc­tion du siège / dépar­te­ment des archi­ves

Présentation du ser­vice
Fonctionnant sur 3 sites : Minimes, Bicêtre (cité des archi­ves), Fossés Saint-Marcel (pho­to­thè­que et fonds vidéo), chargé prin­ci­pa­le­ment de :
- la col­lecte, la conser­va­tion, le clas­se­ment, la mise à dis­po­si­tion du public (pro­fes­sion­nel et grand public), et la valo­ri­sa­tion cultu­relle des archi­ves admi­nis­tra­ti­ves et hos­pi­ta­liè­res de l’AP-HP, ancien­nes et contem­po­rai­nes, écrites et ico­no­gra­phi­ques ;
- du conseil, de l’exper­tise et du contrôle des bonnes condi­tions d’archi­vage inter­mé­diai­res au Siège et dans les sites hos­pi­ta­liers.

Composition de l’équipe :
Service com­posé de 18 agents

Liaisons
– hié­rar­chi­que directe (N+1) :

• responsable du pôle relations avec les services et de la collecte des archives

– fonc­tion­nel­les :

• siège et hôpitaux, ensemble du service et public.

Activités :
Sous la tutelle de la res­pon­sa­ble du pôle rela­tions avec les ser­vi­ces et de la col­lecte des archi­ves :
– Gestion des archi­ves des hôpi­taux :

• Animation du réseau des archivistes dans les établissements (journées des correspondants, modérateur du mail générique, veille juridique…).
• Conseiller et réaliser une expertise en termes de durées de conservation et de méthodes de classement,
• Élaborer des tableaux de gestion (entretien avec les services versants, analyse de l’existant, rédaction des tableaux de gestion des archives et des procédures d’archivage).
• Participer à la collecte, notamment des archives administratives (conseils pour la préparation de versements et aide à la réalisation d’inventaires électroniques).
• Traiter des fonds (description conforme à la norme internationale ISAD(G).
• Seconder la responsable du pôle relations avec les services et de la collecte des archives.
• Encadrement de l’équipe des archives médicales et archives administratives des hôpitaux à la Cité des archives de Bicêtre (2 personnes).

– Gestion des fonds d’archi­ves médi­ca­les et admi­nis­tra­ti­ves des établissements conser­vés à la Cité des archi­ves :

• Suivi du traitement des fonds de dossiers médicaux intermédiaires et des fonds d’archives médicales et administratives définitives versés par les établissements.
• Suivi de la communication des dossiers médicaux aux hôpitaux de l’AP-HP (recherche, envoi des dossiers médicaux via la Case, enregistrement des mouvements des dossiers médicaux dans la base de la Cité des archives, réinsertion des dossiers médicaux retournés par les hôpitaux).
• Suivi de la sélection des dossiers médicaux à conserver au titre d’archives définitives.
• Suivi des opérations d’élimination par le prestataire.

– Gestion des archi­ves électroniques des hôpi­taux :

• Mise en place de méthodes de travail sur NSI Patient.
• Elaboration des profils conformément aux normes des Archives de France (OAIS, SEDA…).
• Gestion du récolement informatisé des archives conservées à la Cité des archives de Bicêtre (intérim).

– Missions occa­sion­nel­les :

• Rédaction d’inventaires (conformément aux normes de description archivistique, ISAD (G), EAD),
• Présidence de la salle de lecture : accueil du public et conseil scientifique (par roulement),
• Reprise des arriérés d’archives,
• Formations,
• Intérim du chef de pôle et éventuellement de département (assuré par les cadres dans le service)
• Contribution aux chantiers transversaux du service qui incombent à l’équipe d’encadrement (informatisation…)
• Encadrement de stagiaires

Quotité de tra­vail :
100 %

Horaires de tra­vail :
Régime des 35 h (ampli­tude horaire du ser­vice 8 h 30 - 17 h 30)

Pré-requis
Master 2 en archi­vis­ti­que

Les can­di­da­tu­res sont à adres­ser à :
Archives de l’AP-HP – 7 rue des Minimes – 75 003 Paris
ou par mail archi­ves.ap-hp@sap.aphp.fr
Recrutement par voie sta­tu­taire ou contrac­tuelle.