La Métropole de Lyon

Cadre(s) d’emplois :
Assistants terr. de conser­va­tion Patr/Bibl
Rédacteurs ter­ri­to­riaux
Techniciens ter­ri­to­riaux

Référence : 2018-507

Service :
La Métropole de Lyon, Délégation res­sour­ces, direc­tion patri­moine et moyens géné­raux, direc­tion adjointe res­sour­ces et moyens géné­raux, ser­vice logis­ti­que et moyens géné­raux, unité archi­ves

Date de fin de can­di­da­ture : 21/12/2018

Pour pos­tu­ler : https://www.grand­lyon.com/pra­ti­que/detail-offre-dem­ploi/offre/1-e-archi­viste-hf/fiche.html?tx_glme­tro­po­le­jobs_pi1%5Bcat%5D=2&cHash=4b9d51fff5641944d55261b055826c6a

Contexte :
Sous la res­pon­sa­bi­lité du res­pon­sa­ble de la col­lecte et du trai­te­ment, vous accom­pa­gnez le projet d’archi­vage électronique à la Métropole de Lyon, pour laquelle un SAE est en cours d’acqui­si­tion. Votre rôle est de garan­tir la bonne cons­ti­tu­tion des fonds électroniques, leur conser­va­tion pérenne et leur acces­si­bi­lité, ainsi que d’assu­rer la col­lecte, le clas­se­ment et la ges­tion des docu­ments électroniques en lien avec la poli­ti­que de struc­tu­ra­tion des fonds de la col­lec­ti­vité

Vos mis­sions :
Contribuer à l’élaboration d’une poli­ti­que d’archi­vage électronique :
– effec­tuer des diag­nos­tics des appli­ca­tions métier, évaluer les besoins, faire arbi­trer les prio­ri­tés,
– assu­rer la cohé­rence de la poli­ti­que d’archi­vage électronique avec la poli­ti­que géné­rale d’archi­vage,
– assu­rer une veille tech­no­lo­gi­que et régle­men­taire,
– pro­mou­voir l’archi­vage électronique au sein de la col­lec­ti­vité.

Mettre en œuvre la poli­ti­que d’archi­vage électronique :
– accom­pa­gner les pro­jets de GED et de déma­té­ria­li­sa­tion de la col­lec­ti­vité pour y inté­grer les 2 fonc­tions d’archi­vage : aide à la défi­ni­tion et l’expres­sion des besoins fonc­tion­nels, par­ti­ci­pa­tion au suivi des tra­vaux des pres­ta­tai­res,
– appor­ter son exper­tise du cycle de vie des docu­ments lors de l’élaboration des arbo­res­cen­ces et tableaux de ges­tion,
– rédi­ger et tenir à jour les réfé­ren­tiels et pro­cé­du­res d’archi­vage électronique (plans de clas­se­ment, réfé­ren­tiels docu­men­tai­res, pro­fils d’archi­vage),
– orga­ni­ser les ver­se­ments d’archi­ves (récep­tion et contrôle de confor­mité),
– sen­si­bi­li­ser et former les agents métro­po­li­tains à l’archi­vage électronique,
– par­ti­ci­per à la créa­tion d’un réseau de cor­res­pon­dants et réfé­rents au sein des direc­tions.

Mettre en place et admi­nis­trer le sys­tème d’archi­vage électronique :
– assu­rer le rôle de chef de projet uti­li­sa­teur pour l’ins­tal­la­tion et le para­mé­trage de l’outil, en lien avec le pres­ta­taire et les ser­vi­ces infor­ma­ti­ques,
– œuvrer à l’arti­cu­la­tion future avec le logi­ciel métier,
– veiller à la confor­mité des don­nées conser­vées, à leur élimination, au trans­fert par­tiel vers le SAE des archi­ves dépar­te­men­ta­les et métro­po­li­tai­nes,
– per­met­tre la com­mu­ni­ca­tion des don­nées,

Activités occa­sion­nel­les ou spé­ci­fi­ques :
– dans le cadre de la poly­va­lence, par­ti­ci­per à des séan­ces de tra­vail sur des sujets par­ta­gés au sein du ser­vice : uti­li­sa­tion, évolution et cohé­rence de la base de don­nées, mise à jour d’outils, cam­pa­gnes d’élimination, exploi­ta­tion des fonds.

Vos connais­san­ces et com­pé­ten­ces :
– une expé­rience en matière de GED serait un plus,
– savoir s’adap­ter à des contex­tes métier divers,
– sen­si­bi­li­ser les ser­vi­ces aux pra­ti­ques de ges­tion docu­men­taire,
– rédi­ger, adap­ter, mettre en place des outils et pro­cé­du­res et les faire par­ta­ger,
– inté­grer des pro­blé­ma­ti­ques trans­ver­sa­les dans sa réflexion,
– émettre un diag­nos­tic et des pré­co­ni­sa­tions en matière de ges­tion docu­men­taire,
– réa­li­ser des bilans et les par­ta­ger,
– règles et normes archi­vis­ti­ques, notam­ment en matière d’archi­vage électronique (SEDA…),
– connais­san­ces infor­ma­ti­ques,
– tech­ni­ques et normes du records mana­ge­ment, de l’indexa­tion,
– culture géné­rale et connais­sance des béné­fi­ciai­res.

Vos apti­tu­des et qua­li­tés :
– sens des res­pon­sa­bi­li­tés, esprit d’ini­tia­tive, réac­ti­vité, capa­cité d’adap­ta­tion,
– capa­cité d’écoute, de péda­go­gie et de négo­cia­tion,
– ouver­ture d’esprit, curio­sité intel­lec­tuelle,
– qua­li­tés rédac­tion­nel­les, esprit d’ana­lyse et de syn­thèse,
– sens de l’orga­ni­sa­tion, rigueur, soin et méthode,
– esprit d’équipe.

Conditions de tra­vail :
– lieu : Hôtel de métro­pole, 20 rue du Lac, 69003 Lyon
– horai­res : métro­po­li­tains
– dépla­ce­ments : ponc­tuels
– condi­tions d’exer­ci­ces :
– titu­laire du permis B
– tra­vail de manu­ten­tion occa­sion­nel­le­ment et pos­si­bi­lité de tra­vail en local insa­lu­bre.

Ce poste n’ouvre pas droit à la NBI.

La Métropole sou­tient l’emploi des per­son­nes en situa­tion de han­di­cap grâce à une poli­ti­que volon­ta­riste de recru­te­ment et d’inser­tion.