Le Ministère de la Justice

Intitulé du poste : chef du pôle archi­ves de l’admi­nis­tra­tion cen­trale, chargé du pôle patri­moine mobi­lier
Corps concer­nés : chargé d’études docu­men­tai­res

Affectation : minis­tère de la Justice / Secrétariat géné­ral / Service de l’admi­nis­tra­tion cen­trale / Département des archi­ves, de la docu­men­ta­tion et du patri­moine (DADP)
Localisation : site Olympe de Gouges - 35 rue de la gare - 75019 Paris
Poste pro­filé : Oui - POSTE VACANT

I - Missions et orga­ni­sa­tion du DADP
Le dépar­te­ment des Archives, de la docu­men­ta­tion et du patri­moine (DADP) est chargé :
– de la défi­ni­tion des règles de ges­tion des archi­ves pour l’ensem­ble du minis­tère (y com­pris les ser­vi­ces déconcen­trés) ;
– de la ges­tion des archi­ves de l’admi­nis­tra­tion cen­trale, de leur pro­duc­tion à leur ver­se­ment aux Archives natio­na­les ;
– de la défi­ni­tion, pour l’ensem­ble du minis­tère, de solu­tions d’archi­vage électronique devant accom­pa­gner la déma­té­ria­li­sa­tion des pro­cé­du­res ;
– de l’élaboration et de la publi­ca­tion du Bulletin offi­ciel du minis­tère de la Justice ;
– de la ges­tion de la docu­men­ta­tion de l’admi­nis­tra­tion cen­trale, de la mutua­li­sa­tion de la fonc­tion docu­men­taire au sein des direc­tions, et de la ges­tion de la biblio­thè­que cen­trale ;
– de l’inven­taire et de la pré­ser­va­tion des mobi­liers et œuvres d’art de l’admi­nis­tra­tion cen­trale.
Il est cons­ti­tué de 4 pôles : archi­ves de l’admi­nis­tra­tion cen­trale, inno­va­tion docu­men­taire et archi­vage électronique, docu­men­ta­tion, patri­moine mobi­lier.
Le pôle docu­men­ta­tion, qui compte 8 agents, est orga­nisé en 4 sec­teurs : acqui­si­tions, trai­te­ment intel­lec­tuel des col­lec­tions, ser­vi­ces au public, fédé­ra­tion du réseau docu­men­taire.

II - Description du poste
Rattachement hié­rar­chi­que :
Le chef du pôle archi­ves de l’admi­nis­tra­tion cen­trale (PAAC), chargé du pôle patri­moine mobi­lier (PPM) est sous l’auto­rité directe du chef du dépar­te­ment.
Périmètre d’inter­ven­tion :
–  Administration cen­trale pari­sienne et délo­ca­li­sée (dont les pla­te­for­mes inter­ré­gio­na­les du secré­ta­riat géné­ral), opé­ra­teurs.
–  Il est amené à conseiller les ser­vi­ces déconcen­trés et les juri­dic­tions, notam­ment sur l’inter­pré­ta­tion des cir­cu­lai­res de tri (en liai­son avec le Service inter­mi­nis­té­riel des Archives de France et le cas échéant, les archi­ves dépar­te­men­ta­les)
Management (nombre d’agent par caté­go­rie) : 7 agents mini­mum

Le pôle archi­ves de l’admi­nis­tra­tion cen­trale est struc­turé selon la chaîne de trai­te­ment des docu­ments :
–  Gestion des flux, manu­ten­tion, com­mu­ni­ca­tion des dos­siers archi­vés 1B, 3C
–  Conseil en archi­vage : 1A (également adjoint au chef de pôle)
–  Classement des fonds his­to­ri­ques : 1 à 2A
–  Recherches, ges­tion des deman­des de com­mu­ni­ca­tion par déro­ga­tion : 1B
–  En outre, l’agent en charge des recher­ches assure aussi une mis­sion de chargé d’inven­taire du patri­moine mobi­lier, en binôme avec le chef du PAAC, également chargé du pôle patri­moine mobi­lier

Missions :
– Archives de l’admi­nis­tra­tion cen­trale
Dans le cadre de la poli­ti­que d’archi­vage défi­nie par le chef de dépar­te­ment, le chef du pôle archi­ves de l’admi­nis­tra­tion cen­trale est le garant de la mise en œuvre des pro­cé­du­res régle­men­tai­res d’archi­vage. Il fait en sorte de :

• Former les services versants aux procédures de versement et d’élimination. Il aura pour mission de réactiver et de faire vivre le réseau de correspondants archives mis en place en 2014. Il vérifie la conformité des bordereaux de versement ou d’élimination à la réglementation en vigueur ;
• Réguler la collecte des fonds ;
• Définir/actualiser les outils d’archivage : tableaux de conservation des documents, contrats de service….
• Garantir la traçabilité et la conservation des fonds papier et électroniques. Il a en charge notamment le suivi ces conditions de conservation des archives courantes et intermédiaires (3 dépôts distincts) ;
• S’assurer de la satisfaction des demandes de communications administratives ;
• Accompagner le développement d’une politique globale d’archivage électronique (en mode projet) :
• Contrôler le classement des fonds historiques papier et électroniques, selon les normes en vigueur, avant transfert aux Archives nationales ;
• Fiabiliser la réponse aux demandes d’orientation des usagers par courrier (particuliers, chercheurs) ;
• Faire la liaison entre les services versants et les Archives nationales pour l’obtention des avis relatifs aux demandes de communication par dérogation (dans les délais réglementaires)
• Rendre compte de l’activité (chiffres, rapports d’activité)
  De façon ponctuelle, le chef de pôle (avec le chef de département) sera consulté sur la collecte et le traitement des archives audiovisuelles des procès filmés.

– Patrimoine mobi­lier :
En lien direct avec le chef du dépar­te­ment et appuyé par un chargé d’inven­taire :

• Mise à jour de l’inventaire des œuvres et de la base de données ;
• Traçabilité des demandes de dépôt ;
• Contrôle de la conservation des œuvres ;
• Sensibilisation des services dépositaires aux procédures de bonne conservation et de traçabilité des mouvements (principalement le Cabinet du Ministre) ;
• Relations avec les services déposants (Mobilier national, Fonds national d’art contemporain) ;
• Elaboration du rapport d’activités pour la Commission de récolement des œuvres d’art (CRDOA) ;
• Suivi des demandes de restauration ;
• Conseil aux juridictions pour l’inventaire et la préservation des collections déposées ou affectés près les Cour d’appel (action à développer) ;
• Actions de valorisation, de mise en valeur des œuvres.

– Gestion en mode projet :
Au-delà des mis­sions régle­men­tai­res, il est attendu du chef de pôle un tra­vail trans­ver­sal, en mode projet. Ces tra­vaux en lien avec l’ensem­ble du dépar­te­ment et les ser­vi­ces minis­té­riels doi­vent déve­lop­per l’exper­tise archi­vis­ti­que garan­tis­sant une col­lecte et sélec­tion régle­men­taire de qua­lité. Le chef de pôle sera force de pro­po­si­tion et contri­buera à l’ana­lyse glo­bale du sys­tème d’infor­ma­tion, notam­ment dans le cadre de la poli­ti­que d’archi­vage électronique.

Principaux par­te­nai­res minis­té­riels et inter­mi­nis­té­riels :
– avec le dépar­te­ment des moyens géné­raux pour les ques­tions logis­ti­ques des maga­sins d’archi­ves,
– avec les ser­vi­ces de l’admi­nis­tra­tion cen­trale, les établissements publics et les ser­vi­ces à com­pé­tence natio­nale du minis­tère pour l’ana­lyse de la pro­duc­tion et la ges­tion de leurs archi­ves,
– avec le SIAF (ser­vice inter­mi­nis­té­riel des Archives de France) et les Archives natio­na­les,
– avec la CRDOA (com­mis­sion de réco­le­ment des dépôts des objets et œuvres d’art)
– avec le bureau du cabi­net du minis­tre pour la ges­tion du patri­moine mobi­lier et la col­lecte des archi­ves

III – Compétences et qua­li­tés requi­ses
Savoir faire (connais­san­ces exi­gées et mise en appli­ca­tion) Niveau (Pratique, Maîtrise, Expert)
– Cadre régle­men­taire rela­tif aux archi­ves E
– Cadre ins­ti­tu­tion­nel des archi­ves E
– Evaluer, sélec­tion­ner, col­lec­ter, valo­ri­ser les archi­ves E
– Mettre en place un sys­tème d’archi­vage électronique et/ou de ges­tion électronique des docu­ments et/ou de records mana­ge­ment M
– Normes de trai­te­ment, de conser­va­tion et de des­crip­tion archi­vis­ti­que (tous sup­ports confon­dus) E
– Rédiger, syn­thé­ti­ser, pro­blé­ma­ti­ser (à l’écrit et à l’oral) E
Recherches biblio­gra­phi­ques, de sour­ces, ges­tion de base de don­nées E
– Gestion de projet, de réseau métier E
– Cadre ins­ti­tu­tion­nel de l’admi­nis­tra­tion cen­trale M
– Cadre ins­ti­tu­tion­nel judi­ciaire P

Savoir être Niveau (Pratique, Maîtrise, Expert)
– Rendre compte E
– Former, trans­met­tre E
– Planifier, orga­ni­ser le tra­vail E
– Définir le niveau d’inter­ven­tion E
– Arbitrer M
– Evaluer les per­son­nels M
– Alerter E
– Etre force de pro­po­si­tion E
– Déléguer M

Renseignements et can­di­da­tu­res :
Antoine Meissonnier
Conservateur du patri­moine,
Chef du dépar­te­ment des archi­ves, de la docu­men­ta­tion et du patri­moine (SG/SDAC/DADP)
Ministère de la jus­tice
Téléphone : 01 70 22 89 41
antoine.meis­son­nier@­jus­tice.gouv.fr