Le Service historique de la Défense

Intitulé du poste : Chef du bureau du contrôle scien­ti­fi­que et tech­ni­que et de la col­lecte
Catégorie/ Corps – fonc­tion (codi­fi­ca­tion : cf annexe 2) Conservateur du patri­moine

Domaine(s) Fonctionnel(s) : Gestion du patri­moine cultu­rel et his­to­ri­que, des archi­ves, des biblio­thè­ques et de la docu­men­ta­tion

Emploi(s) Type : Responsable de col­lec­tions et fonds patri­mo­niaux

Localisation admi­nis­tra­tive et géo­gra­phi­que / Affectation :
Service his­to­ri­que de la Défense – Centre des archi­ves de l’arme­ment et du per­son­nel civil
211 grande rue de Châteauneuf
86100 CHATELLERAULT

Missions et acti­vi­tés prin­ci­pa­les :

Le Service his­to­ri­que de la Défense est un ser­vice à com­pé­tence natio­nale rat­ta­ché à la direc­tion de la mémoire, du patri­moine et des archi­ves (DMPA), rele­vant de l’auto­rité du secré­ta­riat géné­ral pour l’admi­nis­tra­tion (SGA) au minis­tère de la Défense. Il se com­pose d’un échelon de direc­tion (à Vincennes) et de trois cen­tres : le centre his­to­ri­que des archi­ves (à Vincennes, Caen, Cherbourg, Brest, Lorient, Rochefort, Le Blanc et Toulon), le centre des archi­ves de l’arme­ment et du per­son­nel civil (à Châtellerault) et le centre des archi­ves du per­son­nel mili­taire (à Pau).
Au sein du centre des archi­ves de l’arme­ment et du per­son­nel civil (CAAPC), le bureau du contrôle scien­ti­fi­que et tech­ni­que et de la col­lecte a pour mis­sions :
–  de déve­lop­per une poli­ti­que de « records mana­ge­ment » auprès des ser­vi­ces pro­duc­teurs rele­vant de sa com­pé­tence, à savoir : la Direction Générale de l’Armement, les entre­pri­ses publi­ques du sec­teur de l’arme­ment, les établissements et ser­vi­ces tech­ni­ques des armées trai­tant d’expé­ri­men­ta­tions et d’essais, de fabri­ca­tion, de main­tien en condi­tion opé­ra­tion­nelle et de déman­tè­le­ment des maté­riels et équipements de cha­cune des armées, et les ser­vi­ces ges­tion­nai­res du per­son­nel civil du minis­tère de la Défense ;
–  d’assu­rer le contrôle scien­ti­fi­que et tech­ni­que des archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res au tra­vers d’audits de site ;
–  de pré­pa­rer et élaborer les plans pré­vi­sion­nels de ver­se­ment ;
–  d’effec­tuer la col­lecte des archi­ves des enti­tés rele­vant de sa com­pé­tence ;
–  de contri­buer aux tra­vaux d’élaboration des outils de ges­tion numé­ri­que de l’infor­ma­tion ;
–  de contri­buer aux tra­vaux actions de conser­va­tion et de valo­ri­sa­tion des fonds.
Pour exer­cer ces mis­sions, le bureau du contrôle scien­ti­fi­que et tech­ni­que et de la col­lecte est orga­nisé en deux sec­tions.
Sous la conduite du conser­va­teur, adjoint au chef du centre, ses mis­sions s’exer­ce­ront prio­ri­tai­re­ment au titre des opé­ra­tions liées au regrou­pe­ment des ser­vi­ces cen­traux du minis­tère à Balard et dans la pers­pec­tive de la mise en œuvre de l’archi­vage électronique, cou­rant et opé­ra­tion­nel.

Activités prin­ci­pa­les :
–  Contrôle scien­ti­fi­que et tech­ni­que des ser­vi­ces pro­duc­teurs rele­vant du péri­mè­tre de col­lecte attri­bué (archi­ves de l’arme­ment et du per­son­nel civil) :

• Sensibilisation au records management et mise en place des « outils » : plan de classement du service, tableau de gestion/référentiels de conservation ; élaboration de la cartographie des services versants du CAAPC ; élaboration des notices d’autorité ISAAR et suivi des évolutions administratives de ces services
• Visites régulières des services pour sensibilisation, formation, planification et préparation des versements ;
• animation du réseau de correspondants archives.

–  Validation des bor­de­reaux de ver­se­ment.
–  Gestion du pro­ces­sus qua­lité – « CST et Collecte » ; Organisation de la récep­tion des ver­se­ments et suivi de leur contrôle de confor­mité.
–  Définition, pilo­tage et enca­dre­ment de l’enre­gis­tre­ment des don­nées docu­men­tai­res dans la base de don­nées gérée par le pro­gi­ciel Thot et de l’indexa­tion des ver­se­ments
Contribution aux tra­vaux d’élaboration des outils de ges­tion numé­ri­ques de l’infor­ma­tion

Activités annexes :
–  Participation à la défi­ni­tion du trai­te­ment archi­vis­ti­que des fonds (tris et éliminations, mise en ordre, des­crip­tion, condi­tion­ne­ment et cota­tion), rédac­tion des pro­cé­du­res, pilo­tage du pro­ces­sus avec suivis indi­ca­teurs
–  Participation à l’étude scien­ti­fi­que des fonds et col­lec­tions et col­la­bo­ra­tion aux tra­vaux de réflexion et rele­vant soit du domaine archi­vis­ti­que soit du domaine his­to­ri­que (his­toire admi­nis­tra­tive des ser­vi­ces, études his­to­ri­ques).
–  Participation aux chan­tiers com­muns rele­vant de la poli­ti­que docu­men­taire, de conser­va­tion (notam­ment les démé­na­ge­ments) ou de valo­ri­sa­tion des fonds.
–  Participation à l’élaboration et suivi de la mise en œuvre de la poli­ti­que de conser­va­tion maté­rielle des fonds et de leur réco­le­ment per­ma­nent.
–  Participation à l’évaluation de la com­mu­ni­ca­bi­lité des fonds et ini­tia­tion de cam­pa­gnes de déclas­si­fi­ca­tion.

Compétences prin­ci­pa­les mises en œuvre : (cotés sur 4 niveaux : initié – pra­ti­que – maî­trise – expert)
Compétences tech­ni­ques :

Savoir faire :
– Définir une poli­ti­que de col­lecte (Expert)
– Proposer et gérer un projet (Maîtrise)
– Emettre un diag­nos­tic et des pré­co­ni­sa­tions (Maîtrise)
– Elaborer et appli­quer un plan de clas­se­ment et un tableau de ges­tion (Expert)
– Déterminer et appli­quer des métho­des de tri et d’échantillonage (Maîtrise)
– Animer un réseau (Expert)
– Animer une for­ma­tion et conduire des réu­nions (Expert)
– Rédiger un guide d’archi­vage (Expert)
– Rédiger et cri­ti­quer les bor­de­reaux de ver­se­ment et d’élimintation (Maîtrise)
– Elaborer un clas­se­ment (Expert)
– Mettre en place une pro­cé­dure d’archi­vage électronique (Maîtrise)

Savoir être (com­pé­ten­ces com­por­te­men­ta­les)
– Esprit d’ana­lyse et capa­ci­tés de syn­thèse (Maîtrise)
– Rigueur (Expert)
– Sens du dia­lo­gue et de la négo­cia­tion et qua­li­tés rela­tion­nel­les (Expert)
– Pragmatisme (Expert)
– Pédagogie (Maîtrise)
– Sens du ser­vice public
– Capacités rédac­tion­nel­les (Maîtrise)

Environnement pro­fes­sion­nel :
Liaisons hié­rar­chi­ques :
OCCTAA Nicolas JACOB
Chef du centre des archi­ves de l’arme­ment et du per­son­nel civil
05 49 20 01 21

Qui contac­ter ?
OCCTAA Nicolas JACOB
Chef du centre des archi­ves de l’arme­ment et du per­son­nel civil
05 49 20 01 21

Date de mise à jour de la fiche de poste : 25 février 2014