Le département de la Drôme

Positionnement du poste dans la struc­ture :
Direction : Direction de la Culture et du Patrimoine
Service : Archives dépar­te­men­ta­les
Poste de rat­ta­che­ment hié­rar­chi­que : Archiviste res­pon­sa­ble de la cel­lule des fonds publics ouverts
Localisation : Service des Archives dépar­te­men­ta­les, site de Bourg-lès-Valence

Missions :
– Mission de la Direction de la Culture et du Patrimoine :
Appuyer tech­ni­que­ment les élus pour la défi­ni­tion et la mise en œuvre de la poli­ti­que dépar­te­men­tale en matière d’actions cultu­rel­les.
Cette direc­tion regroupe les ser­vi­ces sui­vants : Développement cultu­rel, Conservation du Patrimoine, Archives Départementales et Médiathèques Départementales.

– Missions des Archives dépar­te­men­ta­les :
Recueillir, clas­ser, conser­ver et rendre acces­si­bles au public l’ensem­ble des docu­ments émis et archi­vés par les acteurs du dépar­te­ment, qu’ils soient publics ou privés. Exercer au nom de l’État une mis­sion de contrôle spé­ci­fi­que et tech­ni­que sur les archi­ves des com­mu­nes, des établissements hos­pi­ta­liers, des admi­nis­tra­tions et établissements publics, dans le res­sort géo­gra­phi­que du Département.

Raison d’être du poste :
– Apporter aux ser­vi­ces admi­nis­tra­tifs les conseils et les outils néces­sai­res à une bonne ges­tion des docu­ments cou­rants afin de faci­li­ter leur archi­vage futur.
– Assurer la mise en œuvre du contrôle scien­ti­fi­que et tech­ni­que de l’État : ins­pec­tions et visi­tes des ser­vi­ces pro­duc­teurs d’archi­ves.
– Assurer la mise en œuvre de la col­lecte de fonds d’archi­ves papier et électroniques dans le res­pect des direc­ti­ves du Service inter­mi­nis­té­riel des Archives de France.

Relations de tra­vail :
– Relations inter­nes au ser­vice des Archives Départementales :

• avec le Directeur, chargé de définir les orientations du service,
• avec l’archiviste responsable du pôle Traitement des archives, chargé de définir les orientations transversales du pôle,
• avec l’archiviste responsable de la cellule des fonds publics ouverts, chargé de définir les orientations de l’intervention dans les services
  qui organise son travail
  auquel il/elle rend compte de son travail,
• avec les autres agents des Archives qui exercent une mission de collecte, pour travail en coordination,
• avec l’ensemble des agents des Archives départementales, pour travail en complémentarité.

– Relations inter­nes au Conseil Départemental :

• avec tous les services, pour visites et diagnostic des méthodes de gestion des documents, pour conseils et élaboration d’outils de gestion des documents, pour formation des correspondants archives.
• avec la Direction de l’Organisation des Systèmes d’Information et du Numérique, qui assure un appui technique.
• avec le délégué à la protection des données.

– Relations exter­nes

• avec tous les services administratifs du département (État, établissements scolaires, établissements publics à compétence départementale, organismes privés avec mission de service public), pour visites et diagnostic des méthodes de gestion des documents, pour conseils et élaboration d’outils de gestion des documents, pour formation des correspondants archives.
• avec la société spécialisée qui est parfois sollicitée pour la destruction de certains documents.

Activités cons­ti­tu­ti­ves du poste :
Activités prin­ci­pa­les :
– Visites dans les ser­vi­ces et diag­nos­tics des métho­des de ges­tion des docu­ments.
– Opérations d’archi­vage de grande enver­gure : élaboration de char­tes d’archi­vage, de plan de clas­se­ment (papier et électronique), tri et clas­se­ment de l’arriéré.
– Encadrement éventuel de vaca­tai­res pour les opé­ra­tions d’archi­vage.
– Mise en place d’un réseau de cor­res­pon­dants archi­ves, orga­ni­sa­tion et ani­ma­tion de for­ma­tions.
– Suivi des ver­se­ments et des éliminations selon la pro­cé­dure mise en place par le /la res­pon­sa­ble de la cel­lule et pré­va­li­da­tion des bor­de­reaux.
– Réception des ver­se­ments, véri­fi­ca­tion sur place (devant le ser­vice ver­sant) et ran­ge­ment dans les maga­sins avec la col­la­bo­ra­tion des maga­si­niers.
– Indexation des bor­de­reaux selon le thé­sau­rus W.
– Intégration des bor­de­reaux vali­dés dans le logi­ciel de ges­tion des archi­ves (Mnesys)
– Intégration des ver­se­ments numé­ri­ques dans le sys­tème d’archi­vage électronique As@lae

Activités selon affec­ta­tion :
– Récolement régle­men­taire.
– Participation à des pro­jets trans­ver­saux de clas­se­ment du ser­vice des Archives.
– Traitement des fonds publics ouverts

• Tri et élimination en fonction de critères établis par le Service interministériel des archives de France
  réalisation de bordereaux d’éliminations
  préparation matérielle de l’élimination physique et refoulement éventuel
  saisie des changements dans le logiciel de gestion (libération d’espace, élimination de cotes)
  Participation à l’élaboration d’états de versements et d’instruments de recherche méthodique par secteur administratif

– Encodage des ins­tru­ments de recher­che élaborés par le pôle Traitement des archi­ves.
– Participer au groupe de tra­vail sur l’archi­vage électronique.
– Participation au fonc­tion­ne­ment de la salle de lec­ture et aux mani­fes­ta­tions cultu­rel­les et éducatives du ser­vice (Journées euro­péen­nes du patri­moine).

Compétences néces­sai­res pour occu­per le poste :
– Avoir de soli­des connais­san­ces archi­vis­ti­ques :

• principes d’analyse et d’indexation : norme ISAD(G), cadre de classement des Archives départementales, thésaurus W,
• réglementation en vigueur, notamment pour le tri et la conservation des archives contemporaines,
• principes du records management.

– Avoir une bonne maî­trise des outils de ges­tion des docu­ments :

• chartes d’archivage,
• plan de classement de documents papier et bureautiques.

– Avoir une bonne maî­trise de l’infor­ma­ti­que :

• de la bureautique et des réseaux,
• des logiciels métiers des archives (Mnesys, Agape/Sherpa, OCTAVE, Archifiltre…)
• de l’archivage électronique et notamment du SEDA.

– Connaître l’orga­ni­sa­tion, le fonc­tion­ne­ment et l’acti­vité du ser­vice des Archives dépar­te­men­ta­les.
– Maîtriser le fonc­tion­ne­ment actuel des admi­nis­tra­tions et l’his­toire des ins­ti­tu­tions.
– Être atten­tif : pré­ve­nir les dété­rio­ra­tions des docu­ments.
– Organiser son tra­vail.
– Communiquer avec divers inter­lo­cu­teurs.
– Faire fonc­tion­ner des équipements.
– Connaître les locaux.
– Connaître les ser­vi­ces com­pé­tents en cas d’inci­dent.

Qualités requi­ses :
– Esprit de syn­thèse.
– Diplomatie.
– Sens de la péda­go­gie.
– Goût pour le contact avec le public.
– Curiosité intel­lec­tuelle.
– Intérêt pour l’his­toire et l’actua­lité.
– Initiative.
– Sens du tra­vail en équipe.

Formation et expé­rience :
– Diplôme(s) (habi­li­ta­tion, permis) requis
Formation supé­rieure en archi­vis­ti­que (Master II)
Permis B indis­pen­sa­ble

– Formation à pré­voir pour occu­per le poste
Méthode de col­lecte des archi­ves électroniques
Records Management

Conditions de tra­vail asso­ciées au poste :
Poste à plein temps
NBI : non
Encadrement : non
Métier sous ten­sion : non

– Difficultés et contrain­tes :
Secret pro­fes­sion­nel.
Manutention : trans­port des boîtes de docu­ments.
Manipulation de docu­ments très sales ou conta­mi­nés par des cham­pi­gnons.
Manipulation de la broyeuse de docu­ments.

La date de clô­ture des can­di­da­tu­res est fixée au 31 jan­vier 2020.

Les can­di­da­tu­res (CV + lettre de moti­va­tion) doi­vent être trans­mi­ses par voie électronique, via le site Internet du Département de la Drôme, rubri­que « Je m’informe/offres d’emploi » (https://www.ladrome.fr/cate­go­rie_annonce/offres-dem­plois/)

Pour tous ren­sei­gne­ments sur le contenu des postes, s’adres­ser aux Archives dépar­te­men­ta­les de la Drôme (Benoît Charenton, direc­teur). Pour tous ren­sei­gne­ments admi­nis­tra­tifs, s’adres­ser à Mme Hélène Cherrier, conseillère recru­te­ment à la DRH du Département de la Drôme (04 75 79 26 26, emploi@­la­drome.fr).