La définition même des archives, telle qu’elle figure au Code du patrimoine, impose aux archivistes français de prendre en compte dans l’exercice de leur métier deux exigences fondamentales majeures : le document est « archives » dès sa création, le document est « archives » quels que soient sa forme et son support. Ainsi se trouve posé le défi auquel ils sont confrontés : si tout document est « archives », comment maîtriser ce « tout », dont on ne peut, bien sûr, borner le périmètre ?
C’est à cette question que répond ce très exceptionnel numéro consacré pour la première fois dans l’histoire de La Gazette des archives au développement de deux lames de fond de l’archivistique contemporaine, la normalisation d’une part, la gestion des documents d’activité autrement dite records management, de l’autre. Lames de fond qui, dans le contexte de cet océan qu’est la production documentaire de nos sociétés développées, se croisent, se complètent, interfèrent et interagissent en permanence.
Ce numéro s’organise ainsi autour de trois thématiques : la première propose un panorama de normes relatives à la gestion des documents d’activité et des archives, la deuxième expose les enjeux et les principes de la gestion des documents d’activité, la troisième réunit enfin un ensemble de retour d’expériences.
SOMMAIRE
Avant-propos, par Élisabeth VERRY
Des normes pour mieux gérer les documents d’activité et les archives
Les enjeux de la normalisation dans les services d’archives, par Bénédicte GRAILLES et Laurent DUCOL
Des archivistes et des normes, par Michel COTTIN et Stéphanie DARGAUD
La certification ISO 9001 appliquée à la gestion des archives publiques : l’expérience du Centre des archives de l’armement et du personnel civil, par Anne-Élyse LEBOURGEOIS
La certification des services internes d’archivage des entreprises privées, par Hervé BOUSQUET
Le champ normatif de l’archivage électronique, par Stéphanie ROUSSEL
Les normes internationales de description archivistique : origines, développements, perspectives, par Claire SIBILLE - DE GRIMOÜARD
Records management : la gestion des documents d’activité, enjeux et principes
Des chartriers aux bases de données. Les enjeux de la gestion des documents d’activité, par Sylvie DESSOLIN-BAUMANN
Gestion des documents d’activité : définition, principes et concepts, par Arnaud JULES
La famille des normes ISO sur le records management, par Michel COTTIN et Sylvie DESSOLIN-BAUMANN
Le projet d’être records manager, par Aurélien CONRAUX
Une politique de gestion des documents d’activité pour une gouvernance documentaire stratégique, par Arnaud JULES
Les principes de gestion des documents d’activité électroniques, par Frédérique FLEISCH
Les métadonnées du records management du point de vue des normes ISO, par Charlotte MADAY et Marion TAILLEFER
Records management : la gestion des documents d’activité à l’épreuve de la pratique
La mise en œuvre de la norme ISO 16 175 : deux retours d’expérience, par Lourdes FUENTES HASHIMOTO
Analyse des processus : l’exemple de la gestion des dossiers offres-stagiaires à l’AFPA, par Sylvie DESSOLIN-BAUMANN et Walid BRAHIM
Les fonctions dans la gestion des documents d’activité et des archives, par Walid BRAHIM
Le plan de classement des documents dans un environnement électronique : concepts et repères, par Aude COLLET
Du plan d’archivage au système documentaire numérique : le records management en pratique à CUS-Habitat, par Anne CITEAU-BERG
Conduite d’un projet de records management à Pôle emploi Île-de-France : premiers pas de records manager, par Antoine DÉSIRE
Pistes de lecture sur la gestion des documents d’activité
Formations au records management