Orléans Métropole

RECRUTE : un Responsable du pôle Collecte et Archivage numérique (F/H)

jeudi 11 mars 2021
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Cadre d’emploi : Attaché ter­ri­to­rial de conser­va­tion du patri­moine
Direction : Direction de la culture, des arts et de l’économie créa­tive

Mission prin­ci­pale :
Au sein des Archives muni­ci­pa­les et métro­po­li­tai­nes rat­ta­chées à la Direction de la culture, des arts et de l’économie créa­tive, le titu­laire du poste est placé sous l’enca­dre­ment hié­rar­chi­que et fonc­tion­nel du chef du ser­vice des Archives muni­ci­pa­les et métro­po­li­tai­nes d’Orléans.
Le res­pon­sa­ble du pôle Collecte et Archivage numé­ri­que assure l’enca­dre­ment de l’agent en charge du conseil auprès de ser­vi­ces, de la col­lecte et du trai­te­ment des entrées. Il met en oeuvre des prin­ci­pes issus du records mana­ge­ment dans l’accom­pa­gne­ment des ser­vi­ces, néces­sai­res dans le cadre de la satu­ra­tion des locaux et à la mise en oeuvre d’un archi­vage numé­ri­que pro­bant. Il déploie et ali­mente le sys­tème d’archi­vage électronique mutua­lisé Ligéris pour l’archi­vage défi­ni­tif et l’archi­vage pro­vi­soire dans la GED Alfresco en lien avec le secré­ta­riat géné­ral.
Par son exper­tise du trai­te­ment de la pro­duc­tion docu­men­taire contem­po­raine, le res­pon­sa­ble du pôle col­lecte enca­dre le chargé de clas­se­ment des archi­ves contem­po­rai­nes.
Il est aussi res­pon­sa­ble de la ges­tion du pré-archi­vage, notam­ment le suivi du marché d’exter­na­li­sa­tion des archi­ves à conser­va­tion pro­vi­soire et l’enca­dre­ment des pres­ta­tions ainsi que des éliminations régle­men­tai­res.

Activités :
Encadrement du pôle Collecte et Archivage numé­ri­que 10%
- Encadrer, animer et évaluer l’agent chargé de la col­lecte et le chargé des archi­ves
contem­po­rai­nes
- Contribuer en lien avec le chef de ser­vice à la défi­ni­tion d’une poli­ti­que de conseil, de col­lecte et de trai­te­ment des fonds phy­si­ques dans le contexte de satu­ra­tion des locaux de sto­ckage et pilo­ter sa mise en oeuvre
- Contribuer en lien avec le chef de ser­vice à la défi­ni­tion d’une poli­ti­que de conseil, de col­lecte et de trai­te­ment des fonds numé­ri­ques et pilo­ter sa mise en oeuvre
- Contribuer en lien avec le chef de ser­vice aux pro­jets de ser­vice trans­ver­saux, notam­ment la rédac­tion du Plan scien­ti­fi­que, culture et éducatif, l’étude de pro­gram­ma­tion d’un nou­veau bâti­ment ou de locaux sup­plé­men­tai­res….

Gestion de la col­lecte phy­si­que 30%
1/ Mise en oeuvre de la poli­ti­que de col­lecte des archi­ves phy­si­ques
. Piloter et mettre en oeuvre les actions d’amé­lio­ra­tion du mana­ge­ment docu­men­taire au sein des ser­vi­ces pro­duc­teurs, réa­li­ser des diag­nos­tics et des pro­gram­mes d’actions
Piloter et mettre en oeuvre la prise en charge des fonds et leur struc­tu­ra­tion, notam­ment à tra­vers les opé­ra­tions de ver­se­ment et de clas­se­ment et l’ins­truc­tion des deman­des d’élimination
2/ Traitement des archi­ves contem­po­rai­nes
. Encadrer l’agent chargé de clas­se­ment du pôle clas­se­ment et conser­va­tion pré­ven­tive pour le trai­te­ment de l’arriéré de clas­se­ment d’archi­ves phy­si­ques contem­po­rai­nes exis­tant ou en cours de cons­ti­tu­tion.
3/ Gestion du pré-archi­vage
. Suivi du marché d’exter­na­li­sa­tion
. Encadrement des pres­ta­tions d’exter­na­li­sa­tion (dépôts, sto­ckage, éliminations,
com­mu­ni­ca­tion des archi­ves exter­na­li­sées)
. Contrôle des éliminations régle­men­tai­res en lien avec les Archives dépar­te­men­ta­les du Loiret

Déploiement du sys­tème d’archi­vage numé­ri­que 50%
1/ Mise en oeuvre du sys­tème d’archi­vage numé­ri­que
. Rédaction et main­tien à jour d’une poli­ti­que d’archi­vage
. Assurer le rôle de chef de projet uti­li­sa­teur du projet de sys­tème d’archi­vage mutua­lisé
Ligéris (basé sur le logi­ciel As@laé) : coor­di­na­tion avec l’équipe projet DSI, avec les
par­te­nai­res ins­ti­tu­tion­nels, avec le pres­ta­taire ; pilo­tage du déve­lop­pe­ment et des évolution du logi­ciel.
. En lien avec le chef de projet uti­li­sa­teur de la GED Alfresco et la DSI, conce­voir et mettre en oeuvre l’archi­vage fiable des docu­ments numé­ri­ques pro­vi­soi­res dans la GED.
. Assurer l’admi­nis­tra­tion fonc­tion­nelle du sys­tème d’archi­vage électronique (pro­vi­soire et défi­ni­tif) : réa­li­sa­tion de diag­nos­tics docu­men­tai­res au sein des ser­vi­ces pro­duc­teurs et de pro­gram­mes d’actions, élaboration et mise à jours de pro­cé­dure de ver­se­ment, élaboration de pro­fils d’archi­vage, suivi des ver­se­ments déma­té­ria­li­sés, contrôle de la conser­va­tion.
. Mettre en oeuvre l’inté­gra­tion des ver­se­ments numé­ri­ques au logi­ciel de ges­tion des archi­ves (Arkhogestion)
. Participer au lan­ce­ment des pro­jets de déma­té­ria­li­sa­tion des pro­cé­du­res admi­nis­tra­ti­ves pour pou­voir anti­ci­per la pré­pa­ra­tion des docu­ments et des don­nées pour l’archi­vage.
2/ Traitement des ver­se­ments numé­ri­ques
. Collecter les docu­ments et don­nées numé­ri­ques et les gérer (évaluation, orga­ni­sa­tion, élimination, com­mu­ni­ca­tion)
. Favoriser la montée en com­pé­tence de l’agent chargé de la col­lecte dans le trai­te­ment des archi­ves numé­ri­ques.

Participation aux tâches du ser­vice 10%
. Assurer le suivi sta­tis­ti­que du poste et par­ti­ci­per à l’élaboration du rap­port d’acti­vité du ser­vice
. Assurer les recher­ches par cor­res­pon­dance (recher­ches et rédac­tion des cour­riers)
. Assurer le maga­si­nage et la pré­si­dence de salle de lec­ture
. Participer aux pro­jets du ser­vice (mani­fes­ta­tions événementielles)
. Encadrement ponc­tuel de sta­giai­res

Compétences requi­ses :
Savoirs
- Expertise du cadre légis­la­tif et régle­men­taire appli­ca­ble aux archi­ves en matière de
trai­te­ment et de com­mu­ni­ca­tion
- Expertise des normes et règles archi­vis­ti­ques appli­ca­bles en matière de clas­se­ment, de pro­duc­tion et de publi­ca­tion d’ins­tru­ments de recher­che.
- Maîtrise des tech­ni­ques de records mana­ge­ment, de ges­tion électronique des docu­ments et d’archi­vage électronique
- Expertise des normes d’archi­vage électronique (NFZ 42 013) et de records mana­ge­ment (ISO 15 489), du stan­dard d’échanges de don­nées (SEDA) et des concepts liés aux méta­don­nées
- Maîtrise du contexte et de la spé­ci­fi­cité de la déma­té­ria­li­sa­tion et de l’archi­vage numé­ri­que en col­lec­ti­vité ter­ri­to­riale
- Maîtrise des outils bureau­ti­ques et des pro­gi­ciels métiers . Connaissance d’As@lae
appré­ciée.
- Bonne connais­sance des fonds muni­ci­paux et métro­po­li­tains
- Bon niveau de culture géné­rale, notam­ment en his­toire et en his­toire des ins­ti­tu­tions
- Maîtrise des tech­ni­ques rédac­tion­nel­les

Savoir-faire
- Capacité à enca­drer et à former l’équipe à l’archi­vage numé­ri­que
- Capacité à maî­tri­ser les envi­ron­ne­ments numé­ri­ques
- Capacité à contrô­ler des tra­vaux et mettre en oeuvre des mesu­res cor­rec­ti­ves.
- Capacité à rédi­ger des ins­tru­ments de recher­che et profil d’archi­vage.
- Capacité à rédi­ger, à ana­ly­ser et à syn­thé­ti­ser.
- Capacité à défi­nir et mettre en oeuvre un pro­to­cole ou une pro­cé­dure.
- Capacité à élaborer des réfé­ren­tiels de conser­va­tion, des plans de clas­se­ment et de
nom­mage.
- Capacité à assu­rer la veille tech­no­lo­gi­que.
- Capacité à sen­si­bi­li­ser et former les ser­vi­ces pro­duc­teurs à la ges­tion de leurs archi­ves.

Savoir-être
- Méthode et rigueur
- Esprit d’ana­lyse et de syn­thèse
- Autonomie
- Discrétion (agent soumis au secret pro­fes­sion­nel)
- Sens des rela­tions publi­ques et capa­ci­tés de négo­cia­tion, de per­sua­sion et de péda­go­gie
- Force de pro­po­si­tion et créa­ti­vité, curio­sité
- Capacité à tra­vailler en équipe
- Sens du ser­vice au public

Pré requis obli­ga­toi­res sur le poste
(diplô­mes, expé­rien­ces, habi­li­ta­tions/permis)" Permis B
- Master en archi­vis­ti­que, en tech­ni­ques docu­men­tai­res ou en records mana­ge­ment
- Expérience en archi­vage numé­ri­que appré­ciée

Horaires :
- 8:30-17:30 avec pause méri­dienne
Temps de tra­vail
- 39h
Taux du poste
- 100%
Lieu de tra­vail
- Centre muni­ci­pal. Possibilités de dépla­ce­ment dans les dépôts d’archi­ves excen­trés (siège de l’AgglO, dépôt de La Chapelle-Saint-Mesmin, dépôt situé aux Archives dépar­te­men­ta­les du Loiret)

Conditions par­ti­cu­liè­res d’exer­cice (astrein­tes etc…)
- Port de char­ges lour­des
- Participation ponc­tuelle aux Journées euro­péen­nes du Patrimoine ou autres événements en
dehors de la plage horaire tra­di­tion­nelle
- Formations régu­liè­res indis­pen­sa­bles : métier en forte évolution tech­ni­que et juri­di­que
- Travail sur écran/tra­vail en poste isolé (dépôts)/pous­sière

Renseignements auprès de : Christelle DURIS - 02.38.79.26.93

Clôture des ins­crip­tions : 30/03/2021

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