Ressources | Archivage électronique

Durant le confinement, nous vous proposons des fiches pour mettre en place ou améliorer vos procédures d’archivage électronique.
Ces fiches sont sous licence CC BY-NC-SA

Anne CLERC   vendredi 27 mars 2020
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Le groupe AMAE (archi­ves muni­ci­pa­les / archi­vage électronique) a rédigé deux fiches pra­ti­ques des­ti­nées à toute per­sonne qui sou­haite mieux orga­ni­ser ses don­nées.

- N°1 : Créer un plan de clas­se­ment des fichiers et dos­siers bureau­ti­ques
Cette fiche pra­­ti­­que n°1 « Créer un plan de clas­­se­­ment des dos­­siers électroniques » a été mise à jour par Soraya Benseghir-Bouzana, Nadège Fayolle-Dargaud et Eve Jullien en mars 2019 ; la pre­­mière ver­­sion date de juin 2011.

- N°2 : Nommer les dos­siers et fichiers numé­ri­ques
La fiche pra­­ti­­que n°2 « Nommer les dos­­siers et fichiers numé­­ri­­ques » a été mise à jour en avril 2019 par Soraya Benseghir-Bouzana, Nadège Fayolle-Dargaud et Eve Jullien ; la pre­­mière ver­­sion date de juin 2011.

- N°3 : Gérer et conser­ver les pho­to­gra­­phies numé­ri­ques
Cette fiche donne des pistes sur la ratio­­na­­li­­sa­­tion et l’orga­­ni­­sa­­tion des pho­­to­­gra­­phies en amont de la col­­lecte. Comment ana­­ly­­ser l’exis­­tant et les besoins ? Quels prin­­ci­­pes/réflexions impo­­ser/pro­­po­­ser en termes de for­­mats, taille et réso­­lu­­tion des images ? Dans une deuxième partie, des points de vigi­­lance rela­­tifs aux outils de ges­­tion cou­­rante et d’archi­­vage des pho­­to­­gra­­phies (sup­­ports et/ou infra­s­truc­­tu­­res de conser­­va­­tion et pro­­cé­­dure ou pro­­to­­cole de ver­­se­­ment) sont pré­­sen­­tés. Nous remer­­cions Soraya Benseghir, Florence Bernigaud, Sabine Coudret, Adeline Dejeux et Coline Vialle pour ce tra­­vail.

- N°4 : Gérer et conser­ver les enre­gis­tre­ments audio­vi­suels numé­ri­ques : audio et vidéo
Cette fiche pré­­sente dans un pre­­mier temps des éléments de ter­­mi­­no­­lo­­gie afin d’expli­­quer les infor­­ma­­tions tech­­ni­­ques et des­­crip­­ti­­ves spé­­ci­­fi­­ques aux archi­­ves audio­­vi­­suel­­les. Les dif­­fé­­rents contex­­tes de pro­­duc­­tion sont ensuite rap­­pe­­lés pour signa­­ler la diver­­sité des pro­­duc­­teurs d’archi­­ves, des outils uti­­li­­sés et les usages pos­­si­­bles des docu­­ments pro­­duits. Puis, des pré­­co­­ni­­sa­­tions rela­­ti­­ves à la ges­­tion des fichiers avant et après ver­­se­­ment sont énumérées pour aider tout archi­­viste dans sa mis­­sion. Enfin, des pistes de solu­­tions de conser­­va­­tion sont pré­­sen­­tées avec des points de vigi­­lance et règles com­­mu­­nes envi­­sa­­gea­­bles. Nous remer­­cions Julien Benedetti, Florence Bernigaud, Adrien Fernique et Coline Vialle pour ce tra­­vail, ainsi que les relec­­teurs d’AMAE, de la CAE, de l’INA, du SIAF et Alexandre Garcia pour leur aide.

- N°5 : Feuille de route d’un archi­­viste mis­­sionné sur l’archi­­vage électronique – les incontour­­na­­bles !
Ce docu­­ment a été mis à jour par Jean-Pierre Deltour et Pauline Renard en mai 2016 ; la pre­­­­mière ver­­­­sion date de juillet 2012. Cette feuille de route pré­­sente la spé­­ci­­fi­­cité des archi­­ves électroniques, en expo­­sant des incontour­­na­­bles à pren­­dre en compte dans un projet d’archi­­vage électronique. Les nou­­veaux par­­te­­na­­riats à mettre en œuvre sont pré­­sen­­tés, tout en ren­­voyant aux tra­­vaux déjà menés par la CAE.
Puis dans un deuxième temps sont énoncés les axes d’action à ne pas oublier, du recen­­se­­ment à la mise en place d’une infra­s­truc­­ture de conser­­va­­tion.

- N°6 : La ges­tion électronique de docu­ments et le cycle de vie : péri­mè­tres, exi­gen­ces et points de vigi­lance.
Ce docu­­­­­ment a été mis à jour par Katell Auguié, Aurélie Cailleau et Sandrine Mahéo-Perron en juin 2018 ; la pre­­­­mière ver­­­­sion date de juillet 2014.
Cette fiche a pour objec­­tif de pré­­sen­­ter les exi­­gen­­ces et points de vigi­­lance à pren­­dre en compte pour la mise en place ou le suivi d’une GED afin que l’outil réponde aux besoins de la struc­­ture.



 Documents à télécharger


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