Compétences ciblées :
Savoirs :
Gestion de l’information numérique
Cadre législatif et réglementaire applicable aux archives
Savoir-faire :
Définir les méthodes de tri et d’échantillonnage
Définir des règles de nommage de fichier
Identifier les documents (doubles, brouillons, etc.)
Savoir-être :
Sens de l’organisation
Rigueur
Sens pratique
Prérequis : : avoir suivi le stage « Introduction à l’archivage électronique » ou d’avoir un niveau équivalent. Être à l’aise avec les outils informatiques.
Objectif : savoir s’organiser face au traitement d’un ensemble de fichiers et dossiers bureautiques, connaître et savoir utiliser des outils libres aidant au traitement.
Public : toute personne chargée du traitement de documents bureautiques.
Contenu :
Présentation et manipulation d’outils de traitement de documents bureautiques facilitant le tri et la sélection
Organiser un traitement d’ensemble de fichiers et de dossiers bureautiques : problématiques particulières des documents bureautiques et messageries
La réalisation d’un récolement d’ensemble de fichiers et de dossiers bureautiques
Le repérage et l’élimination des doublons
Les règles de nommage et le renommage
en masse des fichiers
L’aide à l’identification et à la description des fichiers et répertoires
Comment identifier et évaluer les différents formats de fichiers ?
La préparation d’un bordereau de versement ou d’un instrument de recherche
Présentation de cas concrets : quel temps de traitement, quelles difficultés rencontrées et quels résultats ?
Modalités pédagogiques :
Exercices d’application
Manipulation d’outils de traitement de documents numériques (un ordinateur sera fourni à chaque participant)
Cours magistraux
Retours d’expérience
Échanges entre les participants et avec le formateur