La Cove – Communauté d’agglomération Ventoux Comtat Venaissin

Missions :

Vous assurez la conservation, l’organisation et la gestion des archives produites par les services de la CoVe, dans le respect des contraintes techniques et réglementaires.

Vous assurez un rôle d’aide et de conseil en matière d’archivage auprès des communes membres. Vous pilotez la transition vers l’archivage numérique pour la CoVe et les communes adhérentes au volet archivage numérique du service commun DINT, en lien avec les autres services de la direction et les archives départementales.

Activités:

Gestion des archives physiques de la CoVe (archives contemporaines)

Prendre en charge la collecte des archives et le contrôle des versements

Conseiller et former les services versants Rédiger les instruments de recherche et les tableaux de gestion

Réaliser les éliminations

Veiller à la bonne conservation matérielle des archives

Communiquer en direction des services versants et du public Valoriser et promouvoir le fonds d’archives : réalisation d’expositions et d’interventions en milieu scolaire

Aide et conseil pour les archives physiques des communes membres

Coordonner le réseau de référents archives

Aider et conseiller en matière d’organisation (locaux, outils de gestion…), de préparation des versements et d’élimination

Participer aux recherches administratives

Veiller à la conservation préventive et à la mise en valeur des fonds Transition vers l’archivage numérique de la CoVe et des communes adhérentes au service commun

Piloter et animer les groupes de travail consacrés à la transition vers l’archivage numérique

Recenser les archives électroniques, élaborer un diagnostic pour leur conservation pérenne

Déterminer les solutions pérennes les plus adaptées à la gestion des archives électroniques, évaluer leur coût et les ressources nécessaires

Préparer les outils de gestion des archives électroniques (plan de nommage, classement, référentiel d’archivage, etc.)

Conduire le projet d’acquisition et de mise en oeuvre d’un Système d’archivage électronique (SAE)

Conseiller et organiser des formations, rédiger des documents de référence à destination des agents de la collectivité sur la bonne gestion des documents électroniques

Garantir l’administration fonctionnelle du SAE en s’assurant de la qualité des données et de leur bonne conservation, communication et valorisation

Organiser la numérisation des documents

Contribuer à la mise en place de la GED et à la mise en oeuvre de la politique d’ouverture des données et du RGPD

Activités transversales

Encadrer l’assistante administrative

Assurer une veille technique et juridique

Compétences et qualifications :

Diplôme de l’enseignement supérieur en archivistique ou gestion de l’information – niveau II (licence, maitrise, master, bac + 3/ 4)

Maîtrise de la règlementation et des normes en matière de gestion, de conservation et de diffusion des archives, notamment électroniques

Maitrise des problématiques et des enjeux de l’archivage électronique

Maîtrise du SEDA, de XML-EAD et la norme ISAD-G

Maîtrise des outils bureautiques et connaissance des logiciels d’archives (Avénio)

Connaissance des outils de traitement en amont d’un SAE (Archifiltre, Octave)

Maitrise de la gestion de projet Animer réunions, groupe de travail et formations

Connaissance de l’environnement administratif communal et intercommunal

Méthodes et outils de la gestion des activités et de l’organisation du travail

Techniques d’animation et pilotage des équipes Travailler en équipe Analyser et synthétiser les informations

Prendre des initiatives et élaborer des propositions

S’organiser, anticiper et faire preuve de réactivité

Techniques de conduite et d’animation de réunions

Utiliser les techniques de communication (écoute active, reformulation…)

Conduire des entretiens (de recrutement, managériaux…)

Travail en réseau et travail coopératif Techniques rédactionnelles de rapport et de notes de synthèse

Connaître les règles déontologiques applicables au service public (égalité, neutralité, discrétion, réserve…)

Consignes relatives à la préservation de l’environnement

Connaître les consignes de prévention des risques professionnels

Aptitudes: Sens de l’écoute, diplomatie, pédagogie

Rigueur, sens de l’organisation, anticipation et réactivité

Poste relevant de la Direction de l’innovation numérique du territoire

Classé en catégorie A et ouvert au cadre d’emplois des attachés de conservation du patrimoine ou des ingénieurs territoriaux

Temps de travail : 37 h hebdomadaires (RTT) poste à temps complet

Poste éligible au télétravail partiel

Lieu d’exercice des missions : DINT Boulevard Albin Durand 84200 Carpentras – avec déplacements sur le territoire (Permis B obligatoire)