«L’archiviste hospitalier et les défis du numérique : enjeux, opportunités et perspectives »

La section des archivistes en établissements de santé (AES) de l’association des archivistes français (AAF) organise une nouvelle journée d’étude sur le thème de l’archiviste hospitalier à l’ère du numérique. Cet évènement aura lieu le mercredi 14 octobre 2026 à l’Université de Lille.

Dans le contexte hospitalier actuel, il existe des injonctions à dématérialiser le dossier patient et à limiter la production de documents sous format papier dans les établissements de santé. Cette demande a notamment été accélérée par la pandémie de Covid-19. Le dossier patient doit pouvoir être accessible au plus vite par les équipes de soins, y compris lors d’une panne informatique. Dans un même temps, la confidentialité des données doit être assurée et les accès limités, surveillés et protégés autant que possible des cyberattaques et des accès illégitimes. Cette dématérialisation, qui se traduit parfois par la numérisation de fonds d’archives, engendre des conséquences sur le métier d’archiviste en établissement de santé : la majorité des documents étant produit au sein du dossier patient informatisé, les services d’archives gèrent ainsi moins de flux de dossiers. Cela a un impact direct sur les activités du service et ses missions qui sont souvent centrées sur la gestion des dossiers patients.

En parallèle, l’intelligence artificielle est de plus en plus présente dans le milieu hospitalier et pourrait également remettre en question certaines activités ou compétences de l’archiviste hospitalier.

Dans ce contexte où il est demandé de produire toujours moins de papier et de libérer des espaces de stockage, nous vous invitons à réfléchir sur les axes et pistes suivants :

Axe 1 : Quel avenir pour le papier à l’ère du numérique ?

 
Dans la situation décrite en introduction, existe-t-il une utilité du recours au papier et du maintien d’un dossier physique ? Si c’est le cas, dans quel cadre, à quelles fins et pour quels services ?
Les archives administratives, parfois laissées en déshérence, sont également impactées par la dématérialisation. Les évolutions décrites ci-dessus peuvent-elles être une opportunité de rééquilibrer la gestion de ces archives en s’appuyant sur les compétences des archivistes (refonte d’arborescence, traitement de vrac numérique, etc.) ?
Au niveau logistique, certaines institutions ont fait le choix d’intégrer la gestion des archives à la gestion générale des flux de leur établissement ou de leur GHT : il existe ainsi des plateformes logistiques mutualisées. Quels sont les avantages et quels sont les inconvénients de ce fonctionnement ? Et surtout, quel est le rôle de l’archiviste hospitalier dans ce type de projets ?
Dans un contexte de manque de locaux[1] et d’augmentation des activités des établissements (hausse du nombre de patients pris en charge, développement de nouvelles spécialités, etc.) des établissements ont lancé des projets d’externalisation totale de leurs stocks (magasins généraux) et on fait le choix d’y intégrer les archives. Les plateformes logistiques mutualisées sont-elles la solution au manque d’espace de stockage pour les archives ? Quel rôle l’archiviste tient-il dans ces projets ? Nous vous invitons à proposer un retour d’expérience si votre établissement est concerné.

Axe 2 : Quel(s) rôle(s) pour l’archiviste dans la gouvernance de la data en santé ?

Après avoir évoqué l’avenir du papier à l’ère du numérique, nous vous proposons de réfléchir spécifiquement au positionnement de l’archiviste dans la gouvernance des données.

Dans un contexte où les établissements de santé changent leur logiciel de dossier patient informatisé, se pose la question du décommissionnement des anciens applicatifs et de la récupération des données de santé afin de poursuivre la prise en charge du patient et d’être conforme aux durées de conservation spécifiées dans le Code de santé publique. Comment l’archiviste hospitalier peut-il intégrer ces projets, souvent menés par les DSI, et quelles compétences et plus-values apportent-ils ?

Depuis plusieurs années, le développement de l’intelligence artificielle et son utilisation des données de santé posent des questionnements éthiques. Certains outils permettent par exemple de réaliser des synthèses du dossier d’un patient ou encore de faciliter le codage. L’IA est également utilisée dans le milieu des archives et permet notamment la transformation d’écriture manuscrite en tapuscrit.

Quelles sont les évolutions du métier d’archiviste hospitalier à l’ère de l’IA ? Quel(s) rôle(s) l’archiviste a-t-il à jouer dans les réutilisations secondaires (projets de recherches historiques/scientifiques, entrepôt de données, etc.)? Quel travail peut-il mener en lien avec le délégué à la protection des données de son établissement ou encore le département d’information médicale ou le service informatique ? Les outils développés peuvent-ils alléger sa charge de travail et peuvent-ils être une aide notamment dans le cas de la conservation des données de santé ? Comment l’archiviste peut-il contribuer à l’amélioration de la qualité des données dans une masse d’informations toujours plus croissante ?

Dans ces deux axes, nous vous invitions donc à réfléchir à un avenir de la fonction archives au sein des établissements de santé à l’ère du numérique. La forme possible des interventions est variée (retour d’expérience, entretien à plusieurs voix, réflexions, etc.) que vous soyez archiviste ou professionnel hospitalier concerné par ces thématiques.

[1] A titre d’exemple, aux débuts des années 2010, le coût moyen du mètre carré hospitalier s’élevait entre 2000€ et 4000€. Il est actuellement situé entre 5000€ et 8000€.