Concrètement, le message envoyé est un article. On peut envoyer un article publié sur le site. On peut aussi créer spécialement un article pour la newsletter (dans la rubrique Archivistes.org – Newsletter).
Le message est envoyé au double format texte/html. Selon les messageries, l’un ou l’autre des formats s’affiche : en priorité le html, qui représente la grande majorité des cas, et si ce format n’est pas supporté par la messagerie, le texte simple.
L’affichage en html reprend le graphisme du site en le simplifiant. Il faut en effet que le message ne soit pas lourd et qu’il puisse s’afficher sur tous les logiciels de messagerie. Ces logiciels, qui sont encore plus divers que les principaux navigateurs, offrent en effet moins de possibilités graphiques.
Le détail de l’envoi d’une newsletter sera précisé dans l’aide en ligne.