Conditions générales d’inscription et de participation et Règlement intérieur

Les inscriptions aux formations prises en charge par un employeur ou une structure s’effectuent désormais exclusivement via le formulaire d’inscription en ligne, accessible depuis notre site internet : www.archivistes.org – rubrique Formations.
Les demandes de prise en charge individuelle ne relèvent pas de cette procédure. Si vous souhaitez financer vous-même votre formation, nous vous invitons à nous adresser votre demande par email afin que nous puissions vous communiquer les modalités d’inscription.
Important : le formulaire d’inscription correspond à une inscription définitive. Il ne s’agit pas d’une préinscription ni d’une demande de réservation de place. En le complétant, vous confirmez que les modalités de prise en charge financière ont été validées en amont. L’envoi du formulaire déclenche les démarches administratives liées à votre inscription.
Dès validation de votre formulaire, un accusé de réception automatique vous est adressé afin de confirmer sa bonne réception. Après traitement de votre demande, une confirmation d’inscription est envoyée aux agents inscrits, ainsi qu’au service formation renseigné dans le formulaire. La convention de formation est ensuite transmise au service formation dans un email distinct. Pour finaliser votre dossier administratif, elle devra nous être retournée signée, accompagnée du bon de commande.
Les inscriptions sont possibles jusqu’à 15 jours avant le début de la session, dans la limite des places disponibles.
Les inscriptions sont strictement nominatives. Elles sont établies pour les personnes dont les noms figurent sur le formulaire d’inscription. En conséquence, une personne non inscrite ne peut pas participer à une formation, y compris en accompagnant un collaborateur inscrit ou en se connectant avec lui dans le cadre d’une formation à distance.
La validation du formulaire vaut acceptation de l’ensemble des documents contractuels applicables, notamment :
– Les Conditions générales d’inscription et de participation
– Le Règlement intérieur

Facturation via Chorus Pro
Un bon de commande (ou à défaut les informations devant figurer sur la facture) devra impérativement nous être fourni au plus tard 15 jours avant le début de la formation. Attention, celui-ci doit être adressé à l’EURL Archivistes français formation SIRET 501 473 516 00026, au montant renseigné dans la convention. AFF n’est pas assujetti à la TVA. Sans transmission de votre part de ce document avant la formation, Archivistes français formation se réserve le droit d’annuler votre participation à la formation et de suspendre toute autre inscription à venir.

Facturation par un OPCO
En cas de paiement effectué par un opérateur de compétences (OPCO), il appartient au client de s’assurer de la prise en charge des frais de formation par l’organisme qu’il aura désigné et de nous transmettre l’attestation de prise en charge au plus tard 15 jours avant le début de la formation. Dans le cas d’une prise en charge partielle, le client s’acquittera de la différence et dans le cas de non‐prise en charge, il s’acquittera du paiement total. Dans tous les cas, il appartiendra au client de nous donner toutes les informations nécessaires à la bonne facturation de la prestation.

En amont de la formation, nous ferons parvenir :
Au service formation de votre organisme : une convention de formation à retourner signée par email à l’adresse formation2@archivistes.org.
Au stagiaire et au service formation en copie : une convocation par email qui précise notamment l’adresse, les dates, la durée et les horaires de la formation. Cette convocation informe également de la mise à disposition de l’espace apprenant Digiforma auquel il est indispensable de se connecter avant le début de la formation. Cet espace regroupe notamment le livret d’accueil, le règlement intérieur, le programme, le questionnaire de pré- évaluation à compléter obligatoirement, ainsi que les supports pédagogiques.

Votre demande doit être effectuée par email (formation2@archivistes.org) pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé.
Un contrat de formation professionnelle sera envoyé précisant les modalités de paiement. Afin de permettre la validation du dossier et la confirmation de l’inscription, le stagiaire devra impérativement nous faire parvenir les éléments attestant de sa protection sociale et de sa couverture pour les risques accident du travail/maladie professionnelle. S’il n’est pas couvert, il est de sa responsabilité d’adhérer à ses frais, pour la durée de la formation, à une assurance volontaire individuelle auprès de la CPAM de son lieu de résidence.

Toute inscription en formation est individuelle et nominative.
Toutes les informations d’ordre pratique sont fournies dans la convocation adressée aux stagiaires.
Sauf précision contraire, les stages ont lieu au siège d’Archivistes français formation : 8 rue Jean-Marie Jégo 75013 Paris (voir plan et accès p. 94).
Les horaires sont de 9h30 à 12h30 et de 14h à 17h le 1er jour de formation, et de 9h à 12h et de 13h30 à 16h30 le 2e et 3e jour de formation. Nous vous remercions par avance de respecter ces horaires dans vos choix de moyens de transport.
Le premier déjeuner est offert par AFF (sauf pour les formations en partenariat avec l’Ina). Les autres sont libres. Le transport et l’hébergement sont à la charge du stagiaire. En cas de visite durant la formation, AFF prendra en charge le titre de transport.
Le certificat de réalisation est transmis par email au stagiaire, ainsi qu’au service formation en copie, une fois le questionnaire d’évaluation complété, accessible sur l’espace apprenant Digiforma dès le lendemain de la fin de la formation. Le certificat de réalisation est également déposé sur Chorus Pro, conjointement à la facture.
En vertu de l’article L. 6352-3 du Code du travail, les stagiaires prendront connaissance du règlement intérieur disponible auprès d’AFF (p. 93) et transmis avec la convocation.

Toute inscription à une formation à distance est individuelle et nominative.
Chaque stagiaire s’engage à garder sa caméra allumée pendant toute la durée de la visioconférence.
Nos formations à distance se déroulent via des outils de visioconférence. Toutes les informations d’ordre pratique sont fournies dans la convocation adressée aux stagiaires par email, un mois maximum avant la formation :
– Le lien de connexion à la formation
– Le matériel nécessaire pour assister à cette formation dans les meilleures conditions
– Le programme, le règlement intérieur et le questionnaire de pré-évaluation
– La restauration est entièrement à la charge du stagiaire
– L’émargement en ligne est obligatoire. Un email est adressé à l’ouverture de la formation afin de permettre la signature électronique via la plateforme dédiée. Une signature est exigée pour chaque demi-journée de formation.
– Le certificat de réalisation est transmis par email au stagiaire, ainsi qu’au service formation en copie, une fois le questionnaire d’évaluation complété, accessible sur l’espace apprenant Digiforma dès le lendemain de la fin de la formation. Le certificat de réalisation est également déposé sur Chorus Pro, conjointement à la facture.
Il appartient au stagiaire de s’assurer que toutes les conditions sont réunies pour que la formation se déroule dans les meilleures conditions.

Du fait d’Archivistes français formation
Dans le cas où le nombre de participants serait pédagogiquement insuffisant pour le bon déroulement de la session, AFF se réserve le droit d’annuler ou de reporter la formation au plus tard 8 jours avant la date prévue, sans que le stagiaire ou l’organisme puisse prétendre à un quelconque dédommagement. Il en est de même en cas d’incapacité de dernière minute de l’intervenant d’animer la formation pour raisons indépendantes de sa volonté.

Du fait du stagiaire
Toute annulation doit être notifiée par écrit le plus rapidement possible à Archivistes français formation (formation2@archivistes.org).
En cas d’annulation intervenant entre 3 et 15 jours ouvrés avant le début de la session, 20 % du montant l’inscription seront facturés au titre des frais de dossier.
En cas d’annulation intervenant moins de 3 jours ouvrés avant le début de la session, la totalité du coût de l’inscription sera facturée, sauf en cas de force majeure dûment justifiée.
En cas d’abandon par le stagiaire le jour même ou en cours de formation pour un motif autre que la force majeure dûment reconnue, le montant correspondant aux prestations de formation non exécutées sera facturé par AFF à titre de dédit.
Cas particulier des formations à distance : il appartient au stagiaire et à son organisme de s’assurer que son matériel est compatible avec les outils utilisés pour ces formations. Toutes les informations seront données quelques semaines avant la formation de manière à ce que le stagiaire puisse effectuer les vérifications nécessaires. Si le stagiaire ne peut se connecter lors de la formation et que cela ne peut être imputé à AFF, le montant sera facturé dans sa totalité.

Le présent règlement intérieur est établi conformément à la législation en vigueur (art. L. 6352-3 à L. 6352-5 et R. 6352-1 à R. 6352-15 du Code du travail). Il s’applique aux personnes inscrites à une action de formation organisée par Archivistes français formation. Il définit les règles d’hygiène, de sécurité et de discipline applicables à ces personnes.

Chaque stagiaire doit veiller à sa sécurité personnelle et à celle des autres en respectant, en fonction de sa formation, les consignes d’hygiène et de sécurité en vigueur sur les lieux de stage. Toutefois, conformément à l’article R. 6352-1 du Code du travail, lorsque la formation se déroule dans une entreprise ou un établissement déjà doté d’un règlement intérieur (stage décentralisé, stage intra ou visite prévue dans le programme), les stagiaires sont tenus de se conformer aux mesures d’hygiène et de sécurité fixées par le règlement intérieur du lieu où ils se trouvent. En cas de situation sanitaire exceptionnelle, AFF prendra les mesures qui s’imposent et en fera part aux stagiaires et à leurs services formation.

Conformément aux articles R. 232-12-17 et suivants du Code du travail, les consignes d’incendie et notamment un plan d’évacuation sont affichés dans les locaux d’Archivistes français formation, à côté de la porte d’entrée. L’extincteur se situe également à cet endroit.

Tout accident ou incident survenu à l’occasion ou en cours de formation doit être immédiatement déclaré par le stagiaire accidenté ou les personnes témoins de l’accident, au responsable de l’organisme. Conformément à l’article R. 6342-3 du Code du travail, l’accident survenu au stagiaire pendant qu’il se trouve dans l’organisme de formation ou pendant qu’il s’y rend ou en revient, fait l’objet d’une déclaration par le responsable du centre de formation auprès de la caisse de sécurité sociale. L’équipe du centre de formation est certifiée SST.

Archivistes français formation décline toute responsabilité en cas de perte, vol ou détérioration des objets personnels de toute nature déposés par les stagiaires dans les locaux de formation.

Les horaires de stage sont fixés par Archivistes français formation et portés à la connaissance des stagiaires sur le programme de la formation. Les stagiaires sont tenus de respecter ces horaires En cas de retard ou de départ anticipé, les stagiaires doivent avertir le formateur et Archivistes français formation et s’en justifier. Toute absence injustifiée en formation entraîne une facturation complète des frais d’inscription engagés. Toute annulation doit être notifiée par écrit le plus rapidement possible à Archivistes français formation (formation2@archivistes.org).
En cas d’annulation de 3 à 15 jours ouvrés avant le stage, 20 % du montant du stage sera facturé pour frais de dossier.
En cas d’annulation moins de 3 jours ouvrés avant le stage, la totalité du prix sera facturée, sauf en cas de force majeure dûment constatée.
En cas d’abandon par le stagiaire le jour même ou en cours de formation pour un motif autre que la force majeure dûment reconnue, le montant correspondant aux prestations de formation non exécutées sera facturé par AFF à titre de dédit.

Toute inscription en formation est individuelle et nominative.
Le bon déroulement des formations est facilité lorsque chacun y prend sa part de responsabilité. Les stagiaires sont invités à avoir un comportement correct à l’égard de toute personne présente dans l’organisme.

Il appartient au stagiaire et à son organisme de s’assurer que son matériel est compatible avec les outils utilisés pour ces formations.
Toutes les informations seront données quelques semaines avant la formation au moment de l’envoi de la convocation.
Le stagiaire s’engage à garder sa caméra allumée pendant toute la durée de la visioconférence.
Si le stagiaire ne peut se connecter lors de la formation et que cela ne peut être imputé à AFF, le montant sera facturé dans sa totalité.

La documentation pédagogique remise lors des sessions de formation est protégée au titre des droits d’auteur et ne peut être réutilisée autrement que pour un strict usage personnel.

En cas de problème grave, Archivistes français formation peut prononcer l’une des sanctions suivantes à l’égard des stagiaires :
– Rappel à l’ordre
– Avertissement écrit
– Exclusion temporaire
– Exclusion définitive
Cette décision ne sera prise qu’après information préalable de l’intéressé des griefs retenus contre lui et après avoir entendu ses explications.

Le présent règlement est présenté à chaque stagiaire avant la session de formation. Un exemplaire du présent règlement est disponible dans les locaux d’Archivistes français formation et sur son site web.