Élections 2026 : attention aux archives communales et intercommunales en fin de mandat !

Les collectivités et leurs exécutifs ont des obligations en matière de gestion et de conservation des archives communales et intercommunales en cette fin de mandat.

Les changements d’équipes municipales et intercommunales marquent l’ouverture d’une période sensible pour l’ensemble des documents, y compris les données, produits ou reçus par les collectivités : registres, délibérations, courriers, bases de données, plans, dossiers de projets, documents comptables, etc. Ces archives, papier ou numériques, quels que soit leur date, leur forme, leur support et leur lieu de conservation, fondent, justifient et témoignent de l’action publique, et appartiennent à la collectivités.

Les archives communales sont des archives publiques. En tant que telles, elles sont un bien commun : elles garantissent la traçabilité des décisions, la défense des droits des citoyens et l’écriture de l’histoire locale.

À l’heure des renouvellements des conseils municipaux et communautaires, l’Association des archivistes français appelle donc chaque collectivité et chaque élu à faire preuve de vigilance et de responsabilité pour que la fin de leur mandat ne soit pas synonyme de pertes irréversibles, empêchant la reddition des comptes envers les administrés.

À ce titre, elle rappelle que toute destruction non autorisée d’archives publiques constitue un délit, pouvant donner lieu à des suites judiciaires impliquant des peines pouvant aller jusqu’à 45 000 € d’amende et/ou 3 ans de prison.

Elle n’hésitera pas à agir pour que soit signalée au parquet compétent toute destruction ou tout détournement qui lui aura été signalé.

Conformément à l’arrêté ministériel de 1926 portant règlement des archives communales, les maires et présidents sortants doivent procéder à un récolement des archives de leur commune ou intercommunalité, à l’appui de lapassation de responsabilité, formalisée par la signature contradictoire d’un procès-verbal, avec le nouvel élu (même s’il s’agit de la même personne). Ce travail consiste à dresser l’état des documents effectivement conservés dans les locaux de la collectivité ou sur ses serveurs, à faire le point sur leur état matériel, sur leur intégrité, sur les conditions de conservation qui leur sont réservées, et à signaler les éventuelles lacunes. Il constitue une étape essentielle pour garantir la continuité et la transparence de l’action publique, la garantie des droits des personnes et la préservation de la mémoire commune.

Les archivistes communaux, intercommunaux, des missions “Archives” des centres de gestion et des prestataires professionnels, ainsi que, dans le cadre de leur mission de contrôle scientifique et technique des archives publiques, les directeurs d’Archives départementales, sont pleinement mobilisés pour accompagner les élus et les services dans cette période de transition.

Des conseils, des outils et des formations sont disponibles pour faciliter la mise en œuvre du récolement et sécuriser les pratiques de tri et de conservation. L’Association rappelle dans ce cadre qu’elle met gratuitement à disposition de nombreuses fiches pratiques.