Le centre de congrès d’Angers a accueilli le premier Forum des archivistes en mars 2013, le centre de congrès de l’Aube en Champagne à Troyes a accueilli le deuxième en mars 2016, celui de Saint-Étienne la troisième édition en avril 2019. La dernière et 4e édition du Forum a été organisée à Rennes en 2025.
Le conseil d’administration de l’AAF veillera à une bonne répartition géographique des événements de l’AAF sur le territoire. Il est donc préférable que la ville n’ait pas déjà été récemment le lieu d’accueil d’une de nos manifestations (colloque des archivistes communaux, intercommunaux et itinérants, rencontre annuelle de la section des archivistes départementaux, etc.).
Caractéristiques du centre des congrès
Capacité
- Un auditorium de 600 places minimum,
- Un hall d’accueil permettant l’accueil simultané d’un grand nombre de personnes,
- 1 à 2 grandes salles de 150-200 places,
- Minimum 3 à 4 petites salles de réunion pouvant accueillir des ateliers ou réunions (50 places),
- Un espace d’exposition pouvant accueillir une trentaine de stands,
- Un espace pour une soirée de gala (ou à défaut proposer un lieu agréable facilement accessible en transports) pour environ 300 personnes,
- Un espace de restauration pour les pauses midi.
Technique
- Prestation Wifi efficace et de qualité, non sécurisée de préférence,
- Accès PMR,
- Politique RSE clairement définie.
Disponibilité souhaitée
Printemps 2028 (de préférence fin mars, début avril)
Soutien / support de la collectivité (au niveau logistique, financier, organisationnel, etc.)
L’organisation du Forum des archivistes doit pouvoir bénéficier d’un appui local des élus. Une lettre de soutien politique est la bienvenue.
L’implication des équipes d’archivistes en local est indispensable afin de prêter main forte à l’équipe salariée de l’association dans l’organisation du Forum.
La collectivité, avec l’aide du réseau des services d’archives présents sur le territoire (qu’ils soient privés ou publics) ou des services tourisme, doit pouvoir proposer et organiser des activités comme des visites ou des événements annexes.
Exemples :
- À Angers, le service Culture et Patrimoine a proposé des visites,
- À Troyes, les Archives départementales de l’Aube ont organisé les visites proposées et ont prêté des ordinateurs,
- À Saint-Étienne, le service des Archives municipales a été d’une aide précieuse pour l’organisation en amont et pendant le Forum, et a proposé une aide “en nature” : verdissement des espaces du centre de congrès la Ville, subvention, cocktail d’accueil offert, organisation de visite…
- À Rennes, de nombreuses visites ont été proposées par l’Office de tourisme avec le soutien financier des Archives municipales. Un soutien financier a été proposé par la région Bretagne et la Ville. Une partie importante des équipes des services d’archives en local ont été impliqués durant toute la préparation du Forum et son déroulé. Le cocktail d’accueil a été offert par la Ville.
Capacité hôtelière
La ville doit permettre aux participants de se loger facilement à des prix corrects prenant en compte les plafonds de remboursement des collectivités locales. Notre public est soumis à des taux de remboursement plutôt bas :
- 140€/nuit à Paris ;
- 120€/nuit pour villes de + 200 000 hab. et communes du Grand Paris ;
- 90€ / nuit pour villes de – 200 000 hab.
Non concurrence avec d’autres événements
Il est important que le centre de congrès ou la ville ne propose pas d’événements impactant le nôtre ou que la période choisie ne soit pas mobilisée pour d’autres événements comparables et/ou de taille très importante rendant notre visibilité moindre et l’hébergement compliqué.
Autres critères
- accessibilité par les transports en commun : la ville d’accueil doit être accessible facilement par les transports en commun.
- facilité de déplacement sur place : il doit être possible de se déplacer facilement dans la ville sans forcément emprunter des transports en commun. Les trajets entre les différents points de l’événement (centre de congrès, visites, hôtels, etc.) ne doivent pas nécessiter de multiplier les correspondances, de louer des cars, etc.
- réseau archivistique local fort et lié à l’AAF : nous attacherons une importance particulière au fait que les archivistes locaux soient adhérents à l’AAF et/ou investis dans l’association au niveau régional ou national.
- investissement dans le comité de pilotage : un ou plusieurs représentants de la ville et/ou des collectivités d’accueil doivent pouvoir s’investir si besoin dans le comité de pilotage ou dans les groupes de travail mis en place.
- soutien / support d’une formation universitaire : l’organisation du Forum s’appuie en principe sur le soutien d’une formation universitaire pour une aide logistique et un échange de compétences.
Exemples :
- À Angers, les étudiants ont conduit les participants dans les différents lieux de visite et alimenté le blog de la manifestation par des comptes rendus.
- À Saint-Étienne, les étudiants du master archives de l’Université de Lyon ont aidé à l’organisation logistique (accueil des participants, renseignements…) et ont alimenté les réseaux sociaux et le blog du Forum durant toute la durée de ce dernier.
- À Rennes, les étudiants du master 1 d’Angers ont été fortement mobilisés, de l’aide logistique (gestion des vestiaires) à l’alimentation de nos réseaux sociaux et de notre blog durant toute la durée du Forum.
Vous pouvez consulter la liste de nos événements à venir et passés sur notre agenda.
Vous pensez que votre ville remplit les différents critères et vous avez envie de la faire découvrir aux archivistes et professions voisines, de participer à cette cinquième édition du Forum des archivistes aux côtés de l’AAF, adressez alors votre candidature détaillée avant le 12 décembre 2025 à forumdesarchivistes@archivistes.org en illustrant les différents critères et mettant en valeur les atouts de votre destination.
Vous avez des questions ?
Claire Larrieux, déléguée générale, se tient à votre disposition :
06.72.11.57.88