La profession d’archiviste

Que sont les archives ?

L’ensem­ble des docu­ments pro­duits dans l’exer­cice d’une acti­vité.
Les archi­ves sont l’ensem­ble des docu­ments pro­duits dans l’exer­cice d’une acti­vité pour garder trace des actions d’une per­sonne, ou d’une orga­ni­sa­tion publi­que ou privée.

Des sup­ports variés : papiers, pho­to­gra­phies, don­nées électroniques…
Les archi­ves peu­vent être sur des sup­ports variés : papier, mais aussi film sur sup­port pho­to­gra­phi­que, ou encore don­nées électroniques sto­ckées sur une unité de sto­ckage infor­ma­ti­que (cédé­rom, disque dur, etc.).

Le livre II du code du patri­moine les défi­nit en effet de la manière sui­vante : « Les archi­ves sont l’ensem­ble des docu­ments, quels que soient leur date, leur forme et leur sup­port maté­riel, pro­duits ou reçus par toute per­sonne phy­si­que ou morale, et par tout ser­vice ou orga­nisme public ou privé dans l’exer­cice de leur acti­vité ».

Des docu­ments de toute époque
Le mot « archi­ves » signi­fie autant contem­po­rain qu’ancien : un docu­ment est un docu­ment d’archi­ves dès sa créa­tion.

Pourquoi conser­ver les docu­ments ?

  • Organiser la gestion des documents : elle permet d’organiser la gestion courante d’un service (en administration comme en entreprise), et de disposer en permanence des informations utiles.
  • Justifier les droits des personnes physiques ou morales : elle permet de justifier les droits et obligations des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, et en cas de contestation, de posséder des preuves.
  • Sauvegarder la mémoire : elle permet, en constituant les matériaux de l’histoire, de sauvegarder la mémoire.

Les trois « âges » des archi­ves (décret n° 79-1037 du 3 décem­bre 1979) :

  • Archives courantes : dossiers vivants, conservés dans le bureau.
  • Archives intermédiaires : dossiers clos, mais conservés à proximité, dans un local de préarchivage, pour des raisons d’activité du service ou de prescription légale.
  • Archives définitives : dossiers présentant un intérêt historique (tant pour la documentation de la recherche que pour la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées), et qui doivent donc être conservés définitivement.
Le records management

Le records mana­ge­ment : un outil de trai­te­ment des archi­ves dès leur créa­tion.

Le records mana­ge­ment, concept né aux Etats-Unis, est une fonc­tion d’orga­ni­sa­tion et de ges­tion de l’ensem­ble des docu­ments essen­tiels à la conduite de l’acti­vité d’une orga­ni­sa­tion, publi­que ou privée. Sa fina­lité est de per­met­tre à l’orga­ni­sa­tion de dis­po­ser à tout moment des docu­ments. Le champ du records mana­ge­ment recou­vre les archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res.

Le records mana­ge­ment gère les records, c’est-à-dire, selon les cultu­res d’entre­prise et d’admi­nis­tra­tion : les dos­siers vivants, les archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res, les docu­ments inter­nes de réfé­rence. Il prend en compte les exi­gen­ces léga­les de conser­va­tion, la res­pon­sa­bi­lité et la tra­ça­bi­lité, les besoins d’infor­ma­tion, l’effi­ca­cité des sys­tè­mes et des pro­cé­du­res, le « rap­port qua­lité/prix » de l’infor­ma­tion archi­vée.

Le records mana­ge­ment et l’archi­vage électronique posent le prin­cipe commun de l’enre­gis­tre­ment et de la prise en compte du docu­ment dans un sys­tème dédié dès sa vali­da­tion, c’est-à-dire en amont du pro­ces­sus docu­men­taire.

Le records mana­ge­ment a fait l’objet en 2001 d’une norme inter­na­tio­nale ISO 15489, reprise en 2002 par l’asso­cia­tion fran­çaise de nor­ma­li­sa­tion (AFNOR) sous le titre NF ISO 15489.

Les archives numériques

Le champ de l’archi­vage numérique com­mence au moment de la vali­da­tion du docu­ment.

Les spé­ci­fi­ca­tions néces­sai­res à la mise en place d’un sys­tème d’archi­vage électronique, sont décri­tes dans le rap­port MoReq tra­duit en fran­çais en 2004, et issu des tra­vaux de la Commission euro­péenne. Ce rap­port défi­nit le modèle d’exi­gen­ces pour l’archi­vage électronique. Il est com­pa­ti­ble avec les exi­gen­ces de la norme ISO 15489.

MoReq a l’avan­tage d’inclure la notion de valeur pro­bante des docu­ments, déve­lop­pée dans la norme ISO 15489, tout en recen­trant le débat sur le plan de clas­se­ment, les contrô­les et la sécu­rité, les délais de conser­va­tion et la notion de sort final des docu­ments, la cap­ture des docu­ments, l’iden­ti­fi­ca­tion, la recher­che, le repé­rage et la res­ti­tu­tion.

Le records mana­ge­ment et l’archi­vage électronique posent le prin­cipe commun de l’enre­gis­tre­ment et de la prise en compte du docu­ment dans un sys­tème dédié dès sa vali­da­tion, c’est-à-dire en amont du pro­ces­sus docu­men­taire.

Qu’est-ce qu’un archiviste ?

Un professionnel de l’information et du patrimoine

L’archi­viste est res­pon­sa­ble des archi­ves (ensem­ble des docu­ments, quel que soit leur sup­port et quelle que soit leur date, pro­duits ou reçus par les per­son­nes ou les orga­nis­mes publics ou privés) de l’entre­prise, l’admi­nis­tra­tion, l’asso­cia­tion… où il tra­vaille. Il est chargé notam­ment de la conser­va­tion des archi­ves his­to­ri­ques, mais il inter­vient également en amont de la chaîne de trai­te­ment de l’infor­ma­tion et sen­si­bi­lise les ser­vi­ces à ce prin­cipe essen­tiel : un docu­ment est un docu­ment d’archi­ves dès sa créa­tion.

Gardien de la mémoire des orga­ni­sa­tions, l’archi­viste est aussi un média­teur : en valo­ri­sant les archi­ves et en les com­mu­ni­quant aux publics qui le sou­hai­tent, il trans­met et fait vivre cette mémoire. Il contri­bue au par­tage des connais­san­ces.

L’archi­viste doit connaî­tre le passé, maî­tri­ser le pré­sent et pré­pa­rer l’avenir : les docu­ments d’aujourd’hui seront demain les maté­riaux de l’Histoire.

Les principales activités de l’archiviste

L’archi­viste doit gérer toutes les étapes de la chaîne archi­vis­ti­que : la col­lecte et le clas­se­ment des docu­ments, leur trai­te­ment final, leur conser­va­tion et leur com­mu­ni­ca­tion au public.

Il doit également être un bon ges­tion­naire et un déci­deur : la ges­tion de pro­jets (cons­truc­tion de nou­veaux bâti­ments, infor­ma­ti­sa­tion d’un ser­vice, rela­tion avec les pres­ta­tai­res exté­rieurs…), comme la ges­tion de per­son­nel, entrent dans ses attri­bu­tions.

En amont : Audit, expertise, formation

  •  L’archi­viste évalue l’impor­tance du contenu des docu­ments.
  • Il forme le per­son­nel des ser­vi­ces à la ges­tion de leur pro­duc­tion de docu­ments.
  • Il élabore des outils de trai­te­ment des archi­ves dès leur créa­tion : ces outils per­met­tent d’ana­ly­ser l’uti­lité des docu­ments pro­duits, de fixer leur durée de conser­va­tion, de déter­mi­ner quel­les seront les archi­ves défi­ni­ti­ves.

Classement, conservation

  • Après exper­tise, l’archi­viste trie les docu­ments col­lec­tés.
  • Il les orga­nise de façon cohé­rente.
  • Il prend des mesu­res pour assu­rer la conser­va­tion, la res­tau­ra­tion et la sécu­ri­sa­tion des docu­ments.
  • Il assure également le ran­ge­ment des docu­ments, met en place leur condi­tion­ne­ment et super­vise la des­truc­tion de cer­tains docu­ments, selon les dis­po­si­tions régle­men­taire en vigueur.

Communication

  • L’archi­viste élabore et com­mu­ni­que aux ser­vi­ces de son orga­ni­sa­tion et au public des outils d’aide à la recher­che : ins­tru­ments de recher­che, guide des sour­ces…
  • Il com­mu­ni­que les docu­ments aux dif­fé­rents publics qui le sou­hai­tent : ser­vi­ces, cher­cheurs, généa­lo­gis­tes, étudiants… : cette dimen­sion de la pro­fes­sion jus­ti­fie toutes les autres, la fina­lité de la conser­va­tion des archi­ves étant de pou­voir, dans le res­pect des délais fixés par la loi, les com­mu­ni­quer au plus grand nombre.
  • Il oriente et guide les lec­teurs et uti­li­sa­teurs dans leurs recher­ches.

Valorisation

  • L’archi­viste, par le biais des nou­vel­les tech­no­lo­gies de l’infor­ma­tion et de la com­mu­ni­ca­tion, dif­fuse les outils d’aide à la recher­che et valo­rise les archi­ves auprès du plus grand nombre.
  • L’archi­viste, avec les ser­vi­ces éducatifs qui exis­tent dans cer­tains ser­vi­ces d’archi­ves (Archives natio­na­les, Archives dépar­te­men­ta­les, Archives muni­ci­pa­les…) orga­nise des ate­liers, élabore des dos­siers docu­men­tai­res pour les ensei­gnants, dans le but de faire connaî­tre et de valo­ri­ser les archi­ves auprès du jeune public.
  • L’archi­viste par­ti­cipe acti­ve­ment à l’orga­ni­sa­tion d’expo­si­tions. Conçues notam­ment autour de thé­ma­ti­ques his­to­ri­ques, ces mani­fes­ta­tions sont l’occa­sion de mettre en valeur les archi­ves, de les faire décou­vrir au public, dans des scé­no­gra­phies regrou­pant des docu­ments d’archi­ves, mais aussi des objets, des tableaux ou d’autres œuvres d’art. Voici quel­ques exem­ples d’expo­si­tions réa­li­sées par des ser­vi­ces d’archi­ves : « Qui a eu cette idée folle d’inven­ter l’école ? » aux Archives muni­ci­pa­les de Marseille, ou encore « Calligraphie, la beauté d’écrire » aux Archives dépar­te­men­ta­les de Maine-et-Loire.
  • D’autres formes ou modes d’expres­sion per­met­tent aujourd’hui de déve­lop­per les publics : lec­tu­res d’archi­ves à voix haute, ate­liers d’écritures, jeux, expo­si­tions vir­tuel­les sur Internet…
Comment devenir archiviste ?
Les formations initiales

Vous souhaitez entreprendre des études pour devenir archiviste ?
Vous êtes perdu devant les multiples possibilités de formations universitaires qui s’offrent à vous ?
Cette rubrique pourra peut-être vous aider !

Notre pano­rama com­plet des for­ma­tions ini­tia­les regroupe les for­ma­tions uni­ver­si­tai­res dans le domaine des archi­ves que nous avons lis­tées en France et ce pour plu­sieurs niveaux d’études (diplôme uni­ver­si­taire, Bac+2, Licence et Master).

Vous pour­rez notam­ment y consul­ter les fiches des­crip­ti­ves de ces for­ma­tions ainsi que leurs pla­quet­tes péda­go­gi­ques lors­que ces der­niè­res nous ont été ren­sei­gnées.

La formation d’assistant·e archiviste

Depuis 2005, l’AAF est co-certificateur avec l’association de prévention du site de la Villette (APSV) de la formation assistant·e archiviste.

La certification « assistant(e) archiviste » correspond à un emploi de technicien supérieur (BAC +2). Elle s’exerce dans les grandes entreprises, instituts de recherche, établissements publics, ou chez des prestataires spécialisés.

Il s’agit d’une formation de 18 mois en alternance.

Les enseignements recoupent les quatre étapes de la chaîne archivistique : collecter, classer, conserver et communiquer.

Le rythme de l’alternance est réparti ainsi : une semaine par mois en formation suivi de 3 semaine en immersion au sein de la structure d’accueil. La durée de la formation professionnelle est de 630 heures.

Formation assistant·e archiviste
La fonction publique de l’État

Un fonctionnaire de l’État est recruté dans un corps, au sein duquel peuvent être exercés différents métiers : ainsi, les documentalistes et les archivistes pourront tous deux relever des corps des chargés d’études documentaires et des secrétaires de documentation.

Conservateur du patrimoine – Catégorie A

Lieux d’exer­cice :
Les conser­va­teurs du patri­moine, spé­cia­lité « archi­ves » exer­cent leurs fonc­tions au Service inter­mi­nis­té­riel des Archives de France et dans ses mis­sions dans les admi­nis­tra­tions cen­tra­les, aux Archives natio­na­les, dans les ser­vi­ces d’archi­ves des minis­tè­res de la Défense et des Affaires Etrangères, dans les grands établissements publics et dans les ser­vi­ces d’Archives dépar­te­men­ta­les. Ils assu­rent des fonc­tions de direc­tion, d’enca­dre­ment ou d’exper­tise scien­ti­fi­que.

Possibilités de déta­che­ment entre corps (fonc­tion publi­que de l’État) ou cadre d’emplois (fonc­tion publi­que ter­ri­to­riale) équivalents :
Les conser­va­teurs du patri­moine peu­vent également être déta­chés dans des postes ter­ri­to­riaux équivalents (cadre d’emplois des conser­va­teurs ter­ri­to­riaux) au sein des Archives régio­na­les, dépar­te­men­ta­les ou muni­ci­pa­les.

Statut :
Le statut des conser­va­teurs du patri­moine est défini par le décret n° 2013-788 du 28 août 2013.

Concours :
Le corps des conser­va­teurs du patri­moine est acces­si­ble par un concours du minis­tère de la Culture, orga­nisé par l’Institut natio­nal du Patrimoine. La filière archi­ves de ce concours peut être notam­ment pré­pa­rée à l’École natio­nale des char­tes.

Chargé d’études documentaires (Culture) – Catégorie A

Lieux d’exer­cice :
Les char­gés d’études docu­men­tai­res du minis­tère de la Culture exer­cent prin­ci­pa­le­ment leurs fonc­tions aux Archives natio­na­les et dans les ser­vi­ces d’Archives dépar­te­men­ta­les.

Possibilités de déta­che­ment entre corps (fonc­tion publi­que de l’État) ou cadre d’emploi (fonc­tion publi­que ter­ri­to­riale) équivalents :
Les char­gés d’études docu­men­tai­res culture peu­vent être déta­chés dans le corps inter­mi­nis­té­riel des char­gés d’études docu­men­tai­res ou celui des ingé­nieurs d’études du minis­tère de l’ensei­gne­ment supé­rieur. Ils peu­vent également être déta­chés dans le cadre d’emplois des atta­chés de conser­va­tion du patri­moine (fonc­tion publi­que ter­ri­to­riale).

Statut :
Le statut des char­gés d’études docu­men­tai­res a été défini par le décret n° 98-188 du 19 mars 1998

Concours :
Le corps des chargé d’études docu­men­tai­res culture est acces­si­ble par concours. Trois options exis­tent dont une option « archi­ves ».

Chargé d’études documentaires (corps interministériel) – Catégorie A

Lieux d’exer­cice :
Les char­gés d’études docu­men­tai­res du corps inter­mi­nis­té­riel exer­cent prin­ci­pa­le­ment leurs fonc­tions dans les ser­vi­ces d’archi­ves des minis­tè­res de la Défense et des Affaires Etrangères ainsi que dans les autres admi­nis­tra­tions cen­tra­les, à l’excep­tion des minis­tè­res de la culture et de l’Education natio­nale.

Possibilités de déta­che­ment entre corps (fonc­tion publi­que de l’État) ou cadre d’emploi (fonc­tion publi­que ter­ri­to­riale) équivalents :
Les char­gés d’études docu­men­tai­res inter­mi­nis­té­riels peu­vent être déta­chés dans le corps des char­gés d’études docu­men­tai­res du minis­tère de la culture ou celui des ingé­nieurs d’études du minis­tère de l’ensei­gne­ment supé­rieur. Ils peu­vent également être déta­chés dans le cadre d’emplois des atta­chés de conser­va­tion du patri­moine (fonc­tion publi­que ter­ri­to­riale).

Statut :
Le statut des char­gés d’études docu­men­tai­res est défini par le décret n° 98-188 du 19 mars 1998.

Concours :
La corps inter­mi­nis­té­riel des char­gés d’études docu­men­tai­res est acces­si­ble par un concours orga­nisé par le minis­tère du déve­lop­pe­ment dura­ble. Il n’y a pas d’option « archi­ves » mais une partie de postes offerts sont des postes d’archi­viste.

Ingénieur d’études et ingénieur de recherche (Éducation nationale et recherche). – Catégorie A

Lieux d’exer­cice :
Les ingé­nieurs d’études et les ingé­nieurs de recher­che exer­cent prin­ci­pa­le­ment leurs fonc­tions dans les uni­ver­si­tés, ainsi que dans les grands établissements de recher­che et dans cer­tains rec­to­rats.

Possibilités de déta­che­ment entre corps (fonc­tion publi­que de l’État) ou cadre d’emploi (fonc­tion publi­que ter­ri­to­riale) équivalents :
Les ingé­nieurs d‘études peu­vent être déta­chés dans les corps des char­gés d’études docu­men­tai­res (culture et équipement), ou dans le cadre d’emplois des atta­chés de conser­va­tion du patri­moine.
Les ingé­nieurs de recher­che peu­vent être déta­chés dans le corps des conser­va­teurs du patri­moine (fonc­tion publi­que de l’État) et dans le cadre d’emploi des conser­va­teurs ter­ri­to­riaux du patri­moine.

Statut :
Le statut des ingé­nieurs d’études et des ingé­nieurs de recher­che est défini par le décret n°85-1534 du 31 décem­bre 1985.

Concours :
Les corps des ingé­nieurs d’études et des ingé­nieurs de recher­che sont acces­si­bles par des concours du minis­tère de l’Éducation natio­nale.

Secrétaires de documentation – Catégorie B

Lieux d’exer­cice :

Les secré­tai­res de docu­men­ta­tion exer­cent prin­ci­pa­le­ment leurs fonc­tions aux Archives natio­na­les et dans les ser­vi­ces d’archi­ves dépar­te­men­ta­les.

Possibilités de déta­che­ment entre corps (fonc­tion publi­que de l’État) ou cadre d’emploi (fonc­tion publi­que ter­ri­to­riale) équivalents :
Les secré­tai­res de docu­men­ta­tion peu­vent également être déta­chés au sein des corps des secré­tai­res admi­nis­tra­tifs (fonc­tion publi­que de l’État), ou dans le cadre d’emploi (fonc­tion publi­que ter­ri­to­riale) des assis­tants de conser­va­tion du patri­moine.

Statut :
Le statut des secré­tai­res de docu­men­ta­tion est défini par le décret n° 2013-830 du 16 sep­tem­bre 2013

Concours :
Le corps des secré­tai­res de docu­men­ta­tion est acces­si­ble par un concours du minis­tère de la Culture.

Concours
La fonction publique territoriale

Au sein de la fonction publique territoriale, les agents sont recrutés dans un cadre d’emplois, au sein duquel plusieurs métiers peuvent être exercés : à titre d’exemple, le concours d’attaché territorial de conservation du patrimoine comprend plusieurs filières (musées, archéologie, archives…), qui correspondent à des métiers différents.

Lieux d’exercice

Les archi­viste de la fonc­tion publi­que ter­ri­to­riale exer­cent leurs fonc­tions dans l’ensem­ble des ser­vi­ces d’archi­ves des col­lec­ti­vi­tés loca­les : archi­ves muni­ci­pa­les, dépar­te­men­ta­les et régio­na­les, ainsi que dans les établissements publics de coo­pé­ra­tion inter­com­mu­nale (EPCI) et les cen­tres de ges­tion de la fonc­tion publi­que ter­ri­to­riale (CDG)

Concours

Hormis celui de conser­va­teur, tous les concours sont orga­ni­sés par les cen­tres de ges­tion de la fonc­tion publi­que ter­ri­to­riale.

Conservateur territorial du patrimoine – Catégorie A

Possibilités de déta­che­ment entre corps (fonc­tion publi­que de l’État) ou cadre d’emploi (fonc­tion publi­que ter­ri­to­riale) équivalents :
Les conser­va­teurs ter­ri­to­riaux du patri­moine peu­vent être déta­chés dans le corps des conser­va­teurs de l’État, après avis de la com­mis­sion d’évaluation scien­ti­fi­que.

Statut :
Le statut des conser­va­teurs ter­ri­to­riaux du patri­moine est défini par le décret n°91-839 du 2 sep­tem­bre 1991

Concours :
Le cadre d’emplois des conser­va­teurs ter­ri­to­riaux du patri­moine est acces­si­ble par un concours orga­nisé par l’Institut natio­nal du patri­moine. Il est commun avec celui des conser­va­teurs de l’État

Conditions d’admis­sion :
En externe : can­di­dats titu­lai­res d’une licence, d’un diplôme classé au moins au niveau II ou d’une qua­li­fi­ca­tion reconnue comme équivalente.
En interne : can­di­dats jus­ti­fiant de quatre ans de ser­vi­ces effec­tifs comme fonc­tion­nai­res ou agents publics.

Attaché de conservation du patrimoine – Catégorie A

Possibilités de déta­che­ment entre corps (fonc­tion publi­que de l’État) ou cadre d’emploi (fonc­tion publi­que ter­ri­to­riale) équivalents :
Les atta­chés de conser­va­tion du patri­moine peu­vent êtes déta­chés dans les corps des char­gés d’études docu­men­tai­res et des ingé­nieurs d’études.

Statut :
Le statut des atta­chés de conser­va­tion du patri­moine a été défini par le décret n°91-843 du 2 sep­tem­bre 1991.

Conditions d’admis­sion :
En externe : can­di­dats titu­lai­res d’un diplôme natio­nal sanc­tion­nant un deuxième cycle d’études supé­rieu­res ou d’un titre ou d’un diplôme de niveau équivalent.
En interne : can­di­dats jus­ti­fiant de quatre ans de ser­vi­ces effec­tifs comme fonc­tion­nai­res ou agents publics.
Troisième concours : can­di­dats jus­ti­fiant de quatre ans d’acti­vi­tés pro­fes­sion­nelle, élective ou asso­cia­tive cor­res­pon­dant à des fonc­tions de pro­tec­tion, de pro­mo­tion et de mise en valeur dans le domaine patri­mo­nial ou cultu­rel.

Assistant principal de conservation du patrimoine – Catégorie B

Possibilités de déta­che­ment entre corps (fonc­tion publi­que de l’État) ou cadre d’emploi (fonc­tion publi­que ter­ri­to­riale) équivalents :
Les assis­tants prin­ci­paux de conser­va­tion du patri­moine peu­vent être déta­chés dans les corps des secré­tai­res admi­nis­tra­tifs de l’État et dans celui des secré­tai­res de docu­men­ta­tion.

Statut :
Le statut des assis­tants prin­ci­paux de conser­va­tion du patri­moine a été défini par le décret n° 2011-1642 du 23 novem­bre 2011.

Conditions d’admis­sion :
En externe : can­di­dats titu­lai­res d’un diplôme sanc­tion­nant deux années de for­ma­tion tech­nico-pro­fes­sion­nelle homo­lo­gué au niveau III, ou d’une qua­li­fi­ca­tion reconnue comme équivalente, cor­res­pon­dant à l’une des spé­cia­li­tés du concours.
En interne : can­di­dats jus­ti­fiant de quatre ans de ser­vi­ces effec­tifs comme fonc­tion­nai­res ou agents publics.
Troisième concours : can­di­dats jus­ti­fiant de quatre ans d’acti­vi­tés pro­fes­sion­nelle ou élective cor­res­pon­dant aux fonc­tions du grade.

Assistant de conservation du patrimoine – Catégorie B

Possibilités de déta­che­ment entre corps (fonc­tion publi­que de l’État) ou cadre d’emploi (fonc­tion publi­que ter­ri­to­riale) équivalents :
Les assis­tants prin­ci­paux de conser­va­tion du patri­moine peu­vent être déta­chés dans les corps des secré­tai­res admi­nis­tra­tifs de l’État et dans celui des secré­tai­res de docu­men­ta­tion.

Statut :
Le statut des assis­tants de conser­va­tion du patri­moine a été défini par le décret n° 2011-1642 du 23 novem­bre 2011.

Conditions d’admis­sion :
En externe : can­di­dats titu­lai­res d’un bac­ca­lau­réat ou d’un diplôme homo­lo­gué au niveau IV ou d’une qua­li­fi­ca­tion reconnue comme équivalente.
En interne : can­di­dats jus­ti­fiant de quatre ans de ser­vi­ces effec­tifs comme fonc­tion­nai­res ou agents publics.
Troisième concours : can­di­dats jus­ti­fiant de quatre ans d’acti­vi­tés pro­fes­sion­nelle ou élective cor­res­pon­dant aux fonc­tions du grade.

Concours
Référentiel métiers

Qu’est-ce qu’un réfé­ren­tiel métier ? En géné­ral, il s’agit d’un inven­taire le plus exhaus­tif pos­si­ble de tous les métiers d’un sec­teur donné.
Le réfé­ren­tiel métier de l’AAF ne s’inté­resse pas aux métiers mais aux tâches qui sont réa­li­sées par les archivistes. Notre métiers, nos métiers, sont multi-formes. Nous tra­vaillons tous dans un ser­vice d’archi­ves mais nous avons tous des métiers dif­fé­rents.

Quoi ? pour­quoi ?
Un réfé­ren­tiel métiers est un tableau lis­tant des acti­vi­tés et des com­pé­ten­ces liées, entre savoirs, savoir-faire et savoirs-être.
C’est :

  • un outil de ges­tion pour les archi­vis­tes, pour aider à al rédac­tion d’un CV par exem­ple en nom­mant vos com­pé­ten­ces
  • un outil de recru­te­ment pour les fonc­tions RH, pour élaborer des fiches de poste par exem­ple
  • un outil d’ana­lyse et d’évaluation pour les recru­te­ments
  • un outil de com­mu­ni­ca­tion à des­ti­na­tion des non-archi­vis­tes

Au som­maire :

  • Introduction
  • De la ges­tion des docu­ments d’acti­vité / records mana­ge­ment à la col­lecte
  • Classement et des­crip­tion
  • Conservation
  • Communication et valo­ri­sa­tion
  • Gestion d’un ser­vice d’archi­ves
  • Glossaire
Les fiches de poste

Le groupe de tra­vail qui a élaboré le réfé­ren­tiel métier, a pour­suivi son acti­vité autour de la concep­tion de fiches de poste.

Celles-ci, au nombre de 4, repren­nent les acti­vi­tés, savoirs, savoir-être et savoir-faire du réfé­ren­tiel métier, en les asso­ciant à des condi­tions d’accès à ces postes.
Cha­cune com­porte une ver­sion détaillée et une autre plus syn­thé­ti­que. Ces deux ver­sions ont cha­cune une uti­lité propre.

Nous vous pro­po­sons également de nou­vel­les fiches de poste-type concer­nant le per­son­nel des ser­vi­ces d’archi­ves spé­cia­lis­tes de la conser­va­tion – res­tau­ra­tion :

Recoupant en partie le contenu des fiches d’archi­vis­tes, elles s’en dis­tin­guent néan­moins clai­re­ment en pro­po­sant des défi­ni­tions des acti­vi­tés, des pro­fils d’accès et une répar­ti­tion des niveaux exi­gi­bles entre les com­pé­ten­ces néces­sai­res bien dif­fé­rente.
Cette réflexion visant à affi­ner la liste des acti­vi­tés et des com­pé­ten­ces de ces domai­nes tech­ni­ques a conduit à amé­lio­rer également les fiches d’archi­vis­tes, revues, donc, pour leurs par­ties tou­chant au domaine de la conser­va­tion – res­tau­ra­tion.

Petit glossaire de termes archivistiques
  • Analyse :

Opération qui consiste à pré­sen­ter sous une forme concise et pré­cise les don­nées carac­té­ri­sant l’infor­ma­tion conte­nue dans un docu­ment ou un ensem­ble de docu­ments (de la pièce au fonds). Par exten­sion, le résul­tat de cette opé­ra­tion.

  • Archives cou­ran­tes :

Documents et dos­siers ouverts ou récem­ment clos gardés dans les bureaux pour le trai­te­ment des affai­res.

  • Archives défi­ni­ti­ves :

Documents qui, après évaluation, sont conser­vés sans limi­ta­tion de durée.

  • Archives inter­mé­diai­res :

Ensemble de docu­ments qui, n’étant plus d’usage cou­rant, doi­vent être conser­vés tem­po­rai­re­ment, pour des besoins admi­nis­tra­tifs ou juri­di­ques.

  • Archives orales :

Documents cons­ti­tués de témoi­gna­ges oraux pro­vo­qués ou spon­ta­nés, sous forme d’enre­gis­tre­ments ou trans­crits.

  • Archives pri­vées :

Documents d’archi­ves, pro­duits ou reçus par des indi­vi­dus, des famil­les, des asso­cia­tions, des entre­pri­ses, des partis poli­ti­ques, des syn­di­cats etc., et par tout autre ins­ti­tu­tion privée ou orga­nisme non public.

  • Archives publi­ques :

Documents résul­tant de l’acti­vité d’orga­nis­mes de droit public ou dési­gnés comme tels par la légis­la­tion.

  • Bordereau de ver­se­ment :

Relevé détaillé énumérant des docu­ments et des dos­siers remis à un ser­vice d’archi­ves par un ser­vice ver­sant ; le bor­de­reau de ver­se­ment est un ins­tru­ment de recher­che pro­vi­soire.

  • Charte d’archi­vage :

Liste typo­lo­gi­que et par­fois des­crip­tive des dos­siers et docu­ments d’un orga­nisme, clas­sés par fonds ou par pro­ve­nance, don­nant pour chacun d’eux les règles à obser­ver pour leur conser­va­tion et leur tri.

  • Classement :

Trois défi­ni­tions :
1) Opération consis­tant à la mise en ordre intel­lec­tuelle et phy­si­que des docu­ments d’archi­ves à l’inté­rieur des dos­siers, et des dos­siers à l’inté­rieur d’un fonds*, réa­li­sée en appli­ca­tion du prin­cipe du res­pect des fonds, ou en cas d’impos­si­bi­lité d’appli­ca­tion de ce prin­cipe, selon des cri­tè­res chro­no­lo­gi­ques, géo­gra­phi­ques, numé­ri­ques, alpha­bé­ti­ques ou thé­ma­ti­ques. Le clas­se­ment abou­tit à la cons­ti­tu­tion des arti­cles, à leur cota­tion et à leur ran­ge­ment sur les rayon­na­ges et condi­tionne la rédac­tion de l’ins­tru­ment de recher­che per­met­tant de les retrou­ver.
2) Opération maté­rielle de mise en ordre des docu­ments par leur inser­tion dans le dos­sier cor­res­pon­dant.
3) Procédure de pro­tec­tion d’un fonds d’archi­ves pri­vées au titre d’une légis­la­tion spé­ci­fi­que sur les archi­ves ou sur les biens cultu­rels.

  • Collecte :

Action consis­tant à recher­cher et à recueillir des archi­ves auprès de leurs pro­duc­teurs*, selon dif­fé­ren­tes moda­li­tés : ver­se­ments*, dépôts, dons, ou achats.

  • Communicabilité :

Possibilité de com­mu­ni­quer au public un docu­ment ou un dos­sier, selon ce que per­met­tent la légis­la­tion, la régle­men­ta­tion en vigueur et son état de conser­va­tion.

  • Communication :

Ensemble des actions et des moyens mis en œuvre par les ser­vi­ces d’archi­ves pour assu­rer l’accès aux docu­ments, soit sur place, soit à dis­tance.

  • Conditionnement :

Opération consis­tant à placer des docu­ments d’archi­ves dans des conte­nants appro­priés de façon à assu­rer leur pro­tec­tion et leur conser­va­tion.

  • Conservation maté­rielle :

Ensemble de tech­ni­ques, métho­des et pro­cé­dés des­ti­nés à assu­rer l’inté­grité phy­si­que des docu­ments.

  • Conservation pré­ven­tive :

Ensemble des mesu­res prises par un ser­vice d’archi­ves pour assu­rer la conser­va­tion maté­rielle des docu­ments qui lui sont confiés en vue d’assu­rer leur sau­ve­garde.

  • Cotation :

Attribution d’une cote de clas­se­ment ou d’une cote de ran­ge­ment à des docu­ments ou à des dos­siers.

  • Élimination :

Procédure régle­men­taire qui consiste à détruire des docu­ments dont la conser­va­tion n’est plus jus­ti­fiée. C’est l’une des trois pos­si­bi­li­tés du trai­te­ment final des docu­ments pro­po­sée dans un tableau de ges­tion*.

  • Fonds d’archi­ves :

Ensemble des docu­ments de toute nature qu’une per­sonne, phy­si­que ou morale, a pro­duits ou reçus dans l’exer­cice de ses acti­vi­tés, et cons­ti­tués de façon orga­ni­que.

  • Indexation :

Opération des­ti­née à repré­sen­ter par les éléments d’un lan­gage docu­men­taire ou natu­rel, des don­nées résul­tant de l’ana­lyse du contenu d’un docu­ment ou du docu­ment lui-même.

  • Instrument de recher­che :

Outil papier ou infor­ma­tisé énumérant ou décri­vant un ensem­ble de docu­ments d’archi­ves pour les faire connaî­tre aux lec­teurs.

  • ISAAR (CPF) :

Norme inter­na­tio­nale sur les noti­ces d’auto­rité archi­vis­ti­ques rela­ti­ves aux col­lec­ti­vi­tés, aux per­son­nes et aux famil­les.

  • ISAD (G) :

Norme géné­rale et inter­na­tio­nale de des­crip­tion archi­vis­ti­que qui four­nit, dans le cadre du res­pect des fonds, une struc­ture type de des­crip­tion pour les archi­ves de toute forme, de tout sup­port et de toute époque.

  • ISAF :

Norme inter­na­tio­nale don­nant des lignes direc­tri­ces pour la des­crip­tion des fonc­tions/acti­vi­tés des col­lec­ti­vi­tés asso­ciées à la pro­duc­tion et à la ges­tion des archi­ves (ISAF : Norme inter­na­tio­nale sur les acti­vi­tés et fonc­tions des col­lec­ti­vi­tés).

  • Magasin :

Local d’un bâti­ment d’archi­ves des­tiné à la conser­va­tion des docu­ments.

  • Migration :

Action de trans­fé­rer des docu­ments d’un sys­tème à un autre en pré­ser­vant leur authen­ti­cité, leur inté­grité, leur fia­bi­lité et leur exploi­ta­bi­lité.

  • Plan de clas­se­ment :

Système qui fixe l’orga­ni­sa­tion des archi­ves cou­ran­tes en usage dans les bureaux. C’est aussi l’ordre dans lequel les archi­ves défi­ni­ti­ves d’un fonds ont été clas­sées et ordon­nées dans un ser­vice d’archi­ves.

  • Préarchivage :

Gestion des archi­ves inter­mé­diai­res jusqu’à l’expi­ra­tion de leur délai d’uti­lité admi­nis­tra­tive, indui­sant à terme leur tri, leur élimination ou leur conser­va­tion défi­ni­tive.

  • Producteur d’archi­ves :

Personne phy­si­que ou morale, publi­que ou privée, qui a pro­duit, reçu et conservé des archi­ves dans l’exer­cice de son acti­vité.

  • Récolement :

Opération consis­tant à dres­ser la liste topo­gra­phi­que des arti­cles conser­vés dans un ser­vice d’archi­ves ou un fonds. C’est aussi l’opé­ra­tion des­ti­née à véri­fier l’inté­gra­lité des fonds et col­lec­tions d’un ser­vice d’archi­ves pério­di­que­ment ou lors du chan­ge­ment de res­pon­sa­ble d’un ser­vice d’archi­ves.

  • Records mana­ge­ment :

Ensemble des mesu­res des­ti­nées à ratio­na­li­ser la pro­duc­tion, le tri, la conser­va­tion et l’uti­li­sa­tion des archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res.

  • Restauration :

Ensemble des tech­ni­ques employées pour remet­tre en état, ren­for­cer ou ralen­tir la dégra­da­tion des docu­ments fra­gi­li­sés ou endom­ma­gés.

  • Service ver­sant :

Tout ser­vice admi­nis­tra­tif qui trans­fère des archi­ves en sa pos­ses­sion dans un ser­vice d’archi­ves, qu’il les ait lui-même pro­dui­tes (on parle alors de ser­vice pro­duc­teur*) ou qu’il les ait héri­tées d’un ser­vice dont il a ou non repris les attri­bu­tions.

  • Tableau de ges­tion :

État des docu­ments pro­duits par un ser­vice ou un orga­nisme, reflé­tant son orga­ni­sa­tion et ser­vant à gérer ses archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res et à pro­cé­der à l’archi­vage de ses archi­ves his­to­ri­ques. Il fixe pour chaque type de docu­ments les délais d’uti­lité admi­nis­tra­tive, les délais de ver­se­ment (c’est-à-dire de trans­fert) au ser­vice d’archi­ves com­pé­tent pour les rece­voir,le trai­te­ment final et les moda­li­tés de tri à lui appli­quer.

  • Tri :

Terme géné­ri­que dési­gnant toute opé­ra­tion consis­tant à sépa­rer, dans un ensem­ble de docu­ments, ceux qui doi­vent être conser­vés de ceux qui sont des­ti­nés à être détruits.

  • Versement :

Opération maté­rielle et intel­lec­tuelle par laquelle la res­pon­sa­bi­lité de la conser­va­tion d’archi­ves passe de l’admi­nis­tra­tion à un ser­vice de préar­chi­vage ou à un ser­vice d’archi­ves, ou bien d’un ser­vice de préar­chi­vage à un ser­vice d’archi­ves. Ce terme dési­gne aussi, par exten­sion, les docu­ments ainsi trans­fé­rés en une seule fois.

Si vous sou­hai­tez appro­fon­dir votre recher­che nous vous conseillons de consul­ter le Dictionnaire de ter­mi­no­lo­gie archi­vis­ti­que édité en 2002 sur le site de la Direction des archi­ves de France.

Code de déontologie

Ce code a été adopté par l’Assemblée générale du Conseil international des Archives en sa 13e session tenue à Beijing (Chine) le 6 septembre 1996.

Vous trou­ve­rez également ce texte en ligne sur le site du Conseil inter­na­tio­nal des Archives, avec des tra­duc­tions en anglais, espa­gnol, grec, ita­lien, hon­grois, etc.