L’AAF au salon Documation : retour sur les présentations

L’archiviste d’entreprise : chef de projet ?

Après le succès de la jour­née d’étude orga­ni­sée par l’AAF chez GDF SUEZ et dédiée au thème « l’archi­viste chef de projet ? », il semble que le sujet fait écho aux préoc­cu­pa­tions des pro­fes­sion­nels de l’archi­vage et du records mana­ge­ment. Plus de 50 per­son­nes étaient en effet pré­sen­tes pour cette confé­rence orga­ni­sée le 23 mars au salon Documation. Au tra­vers de l’expé­rience de David Azard, records mana­ger et chef de projet dans une mul­ti­na­tio­nale de l’énergie, la confé­rence a permis de dres­ser un pano­rama des enjeux aux­quels les archi­vis­tes d’entre­prise doi­vent et devront répon­dre.

Le contexte de l’archi­vage en entre­prise subit aujourd’hui une pro­fonde muta­tion. Les volu­mes de docu­ments papier et électroniques aug­men­tent. Les outils infor­ma­ti­ques sont de plus en plus mutua­li­sés. Les exi­gen­ces juri­di­que et règle­men­taire impo­sent l’appli­ca­tion des nou­vel­les contrain­tes pour tous les métiers.

Pour répon­dre à cette évolution, les nou­vel­les com­pé­ten­ces atten­dues par les entre­pri­ses sont mul­ti­ples. En plus d’un savoir faire reconnu, l’archi­viste se doit d’acqué­rir de nou­veaux outils se rap­pro­chant des outils de la ges­tion de projet : garan­tir l’ali­gne­ment des pro­jets d’archi­vage avec la stra­té­gie d’entre­prise, com­pren­dre les métiers et les pro­ces­sus de pro­duc­tion docu­men­taire et enfin coor­don­ner les tra­vaux d’acteurs inter­nes et exter­nes en pilo­tant les bud­gets et les calen­driers.

Pour le futur, la prise en compte des nou­veaux moyens de com­mu­ni­ca­tions qui aujourd’hui émergent en entre­prise (réseaux sociaux, mes­sa­ge­rie ins­tan­ta­née) ren­dent encore plus urgent l’évolution du métier d’archi­viste. Face à cette trans­for­ma­tion, l’archi­viste se doit de deve­nir le nou­veau chef d’orches­tre de la gou­ver­nance de l’infor­ma­tion.

Gestion des infor­ma­tions et des docu­ments : les inci­den­ces des nou­vel­les nor­mes ISO 30300 et 30301

Passage de jalon réussi pour Livre Blanc CN11 : Enjeux de l’ISO 30300 Système de mana­ge­ment des docu­ments d’acti­vité et pers­pec­ti­ves d’évolution de l’ISO 15489 records mana­ge­ment. Cette pré­sen­ta­tion a regroupé près de 50 per­son­nes ins­cri­tes dans le cadre d’un ate­lier de l’ADBS le 23 mars der­nier au salon Documation.

Après une intro­duc­tion d’ Elisabeth Gayon, pré­si­dente de l’ADBS qui permis de faire un tour d’hori­zon des enjeux des nou­vel­les normes et de la néces­sité de tra­vailler de façon rap­pro­chée avec l’AAF, la pré­sen­ta­tion a été assu­rée par les mem­bres de la CN11, Pierre Fuzeau, pré­si­dent, Marion Taillefer et Michel Cottin.

Le cadre nor­ma­tif a ses règles :
Les mem­bres de la CN11 ont pré­senté de façon simple et péda­go­gi­que sur le cadre d’élaboration des normes dans le contexte ISO, qui impli­que un consen­sus inter­na­tio­nal, un cycle de vali­da­tion et une tra­duc­tion appli­ca­ble dans le contexte inter­na­tio­nal de la fran­co­pho­nie.

L’apport de ces nou­vel­les normes est concret : durant la confé­rence, la série des ISO 30300 a été qua­li­fiée de normes « maî­trise d’ouvrage ». Il a été évoqué dans la salle que jusqu’alors les chefs de pro­jets RM n’avaient pas de norme de mana­ge­ment et devaient passer beau­coup de temps à s’orien­ter entre dif­fé­rents stan­dards tech­ni­ques. Les ISO 30300 et 30301 répon­dent à cette attente avec une mise à jour du voca­bu­laire et de la démar­che de projet.

La feuille de route de la CN11 :
Le Livre Blanc pré­sente pour la pre­mière fois, de façon claire les calen­driers d’élaboration des normes sur le Records Management. Il a été évoqué le fait que la clô­ture de débats ter­mi­no­lo­gi­ques inter­nes à la CN11 va per­met­tre aux experts de s’inves­tir dans l’élaboration des futurs cha­pi­tres : cer­ti­fi­ca­tion (ISO 30303), mise en œuvre (ISO 30302) et refonte de l’ISO 15489.

Signalons que les repré­sen­tants des comi­tés d’experts RM des orga­nis­mes de nor­ma­li­sa­tion Canadien et Espagnols ont demandé qu’une tra­duc­tion anglo­phone de ce livre blanc puisse être pré­sen­tée lors de la pro­chaine réu­nion inter­na­tio­nale de Sydney en mai pro­chain.

Les inter­ve­nants :
Michel Cottin, Coordinateur du groupe de tra­vail CN11, Records Manager, Orange Labs, membre de l’AAF.
Pierre Fuzeau, Directeur asso­cié, Groupe SERDA, pré­si­dent de la CN11, membre de l’AAF.
Marion Taillefer, Chargée de mis­sion Dématérialisation des pro­cé­du­res et dif­fu­sion du droit, Secrétariat géné­ral du Gouvernement, membre de l’ADBS.