Référentiel et notices d’autorité producteurs

Les services d’archives sont appelés à élaborer, pour les fonds qu’ils conservent, une notice qui en décrit le producteur, en appliquant la norme ISAAR(CPF), afin d’en assurer la cohérence et de rendre possible l’échange des données. Lors des IXe réunions annuelles de la section Archives départementales de l’AAF (La Rochelle, 2010) est née l’idée d’aborder cette question dans le cadre d’un travail collaboratif. Un groupe de travail s’est ainsi constitué en 2011, en collaboration avec le Service interministériel des Archives de France. Les notices d’autorité producteurs qu’il produit sont consultables et téléchargeables en ligne sur la plateforme ICA AtoM.

Section des archivistes départementaux   mercredi 15 août 2012
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Un groupe de travail AAF / SIAF depuis 2010

De la Révolution à la récente réforme de l’admi­nis­tra­tion ter­ri­to­riale de l’État, les ins­ti­tu­tions pro­duc­tri­ces sont en effet équivalentes ou très pro­ches d’un dépar­te­ment à l’autre. Aussi chaque ser­vice d’archi­ves dépar­te­men­ta­les est-il appelé à rédi­ger des noti­ces com­pa­ra­bles. Le groupe de tra­vail cons­ti­tué s’est donné pour objec­tifs de rédi­ger des noti­ces d’auto­rité pro­duc­teurs nor­ma­li­sées ou de mettre en commun l’exis­tant, et de pro­po­ser un fichier de noti­ces géné­ri­ques, qui pour­raient servir de maté­riau docu­men­taire de base, prêt à être adapté loca­le­ment par chaque ser­vice.

La conven­tion AAF/SIAF
Pour ins­crire la démar­che dans le cadre du contrôle scien­ti­fi­que et tech­ni­que de l’État et pren­dre en compte l’échelon natio­nal, qui éclaire l’his­toire de l’orga­ni­sa­tion admi­nis­tra­tive en dépar­te­ments, une conven­tion a été signée en sep­tem­bre 2010 entre le pré­si­dent de l’Association des archi­vis­tes fran­çais, Xavier de La Selle, et le direc­teur chargé des Archives de France, Hervé Lemoine, en vue de la rédac­tion et de la dif­fu­sion de ces noti­ces d’auto­rité pro­duc­teurs ISAAR (CPF), por­tant sur l’ensem­ble des admi­nis­tra­tions fran­çai­ses depuis 1800.
Lire le texte de la conven­tion AAF / SIAF

Le référentiel national des formes autorisées du nom pour l’administration territoriale (1800 à nos jours)

L’un des enjeux des tra­vaux du groupe de tra­vail est de conce­voir et dif­fu­ser un réfé­ren­tiel des formes auto­ri­sées du nom pour les ser­vi­ces admi­nis­tra­tifs ter­ri­to­riaux, point de départ de la rédac­tion de toute notice d’auto­rité.
Ce réfé­ren­tiel, télé­char­gea­ble au format PDF ci-des­sous, a été struc­turé en treize grands domai­nes d’acti­vité, s’ins­pi­rant du som­maire et du clas­se­ment thé­ma­ti­que du « Thésaurus pour la des­crip­tion et l’indexa­tion des archi­ves loca­les ancien­nes, moder­nes et contem­po­rai­nes », 5e édition, 2012, et de l’orga­ni­sa­tion thé­ma­ti­que des ser­vi­ces déconcen­trés de l’État, pro­po­sée dans l’espace « Tableaux de ges­tion » du site Sémaphore du Service inter­mi­nis­té­riel des Archives de France. Les formes auto­ri­sées du nom ont été conçues confor­mé­ment à la norme AFNOR NF Z 44-060 (déc. 1996) : Catalogage d’auteurs et d’ano­ny­mes - Forme et struc­ture des vedet­tes de col­lec­ti­vi­tés auteurs.
Pour chaque thème, le réfé­ren­tiel pro­pose, outre la forme auto­ri­sée du nom nor­ma­li­sée, des exem­ples d’appli­ca­tion de cette forme, tirés de cas réels, et des remar­ques et obser­va­tions expli­ci­tant les choix du groupe de tra­vail quant à la mise en œuvre de la norme NF Z 44-060. Il pré­cise le lien vers la notice d’auto­rité du pro­duc­teur publiée en ligne, le cas échéant.
Ce réfé­ren­tiel a voca­tion à s’enri­chir au fur et à mesure de l’avan­cée de la rédac­tion des noti­ces d’auto­rité pro­duc­teurs sur la plate-forme ICA-Atom et, bien sûr, de vos pro­po­si­tions de nou­vel­les entrées ou de nou­veaux exem­ples d’appli­ca­tions loca­les.

1. ADMINISTRATION GÉNÉRALE

2. FINANCES PUBLIQUES ET FISCALITÉ

3. POLICE, PROTECTION CIVILE, INTÉRIEUR

4. AGRICULTURE

5. ÉCONOMIE, INDUSTRIE

6. ÉDUCATION ET RECHERCHE

7. ÉQUIPEMENT, ENVIRONNEMENT

8. DÉFENSE

9. JUSTICE

10. OPINION, CULTES [avant la loi de 1905 ou dans les dépar­te­ments concor­da­tai­res]

11. TRAVAIL, EMPLOI

12. AFFAIRES SOCIALES, SANTÉ

13. CULTURE, JEUNESSE ET SPORTS

La démarche rédactionnelle des notices d’autorité

Lors de sa réu­nion inau­gu­rale, le groupe de tra­vail a fait le choix d’un logi­ciel pour la rédac­tion des noti­ces : ICA-AtoM, logi­ciel libre per­met­tant la pro­duc­tion et la publi­ca­tion sur Internet de noti­ces des­crip­ti­ves confor­mes aux normes de des­crip­tion inter­na­tio­nale. Les écrans de la pla­te­forme de saisie créée pour l’AAF sur le site d’ICA-AtoM ont été tra­duits en fran­çais. Les noti­ces créées peu­vent être expor­tées au format EAC-CPF (Contexte archi­vis­ti­que encodé - Collectivités, per­son­nes, famil­les).
Pour en savoir plus sur le logi­ciel ICA-AtoM : http://ica-atom.org/

Le prin­cipe a été retenu de tra­vailler selon les grands domai­nes d’acti­vité de l’admi­nis­tra­tion, chaque notice appe­lant, par sa zone des rela­tions, à évoquer plu­sieurs autres admi­nis­tra­tions et ser­vi­ces rele­vant du même sec­teur admi­nis­tra­tif. Le pre­mier domaine retenu a été celui de la Justice.

Avec la col­la­bo­ra­tion des mem­bres du groupe de tra­vail a été élaboré un Guide pour la saisie de noti­ces d’auto­rité sous ICA-AtoM, manuel rédac­tion­nel garan­tis­sant une cohé­rence d’ensem­ble pour les noti­ces d’auto­rité livrées.
Consulter le Guide pour la saisie de noti­ces d’auto­rité sous ICA-AtoM

Pour chaque thème lancé, une base préa­la­ble des pro­duc­teurs pres­sen­tis est établie, avant de fixer les formes auto­ri­sées du nom et de répar­tir la rédac­tion des noti­ces. Cette base s’élargit et est modi­fiée au fur et à mesure de l’avan­cée des tra­vaux. Les noti­ces can­di­da­tes sont sou­mi­ses à la relec­ture et la vali­da­tion du SIAF, et sont publiées sur la plate-forme ICA AtoM du groupe de tra­vail.

Vous souhaitez participer au groupe de travail ?

Depuis le prin­temps 2011, le groupe de tra­vail AAF/SIAF a pour tâches essen­tiel­les d’enri­chir et de main­te­nir à jour le réfé­ren­tiel des pro­duc­teurs, ainsi que de rédi­ger des noti­ces d’auto­rité. Il com­mu­ni­que essen­tiel­le­ment à dis­tance et se réunit deux à trois fois par an.
Le groupe de tra­vail est actuel­le­ment coor­donné par Marie-Claire Pontier (AAF), Stéphanie Roussel et Hélène Zettel (SIAF). Tout volon­taire pro­fes­sion­nel des archi­ves inté­ressé par les tra­vaux du groupe est invité à contac­ter les coor­don­na­teurs du groupe par mes­sage électronique (marie­claire.pon­tier@cg13.fr, ste­pha­nie.rous­sel@­culture.gouv.fr ou helene.zet­tel@­culture.gouv.fr).

Comment utiliser le fichier de notices d’autorité producteurs AAF/SIAF ?

- Accéder aux noti­ces en ligne sur la pla­te­forme ICA AtoM du groupe de tra­vail .
- En haut à droite de la fiche, un bouton « Exporter » permet de conver­tir la fiche en un fichier au format EAC(CPF).
- En cas de réu­ti­li­sa­tion des don­nées de la notice, men­tion­ner la pro­ve­nance et l’iden­tité de la notice sous la forme : D’après la notice d’auto­rité du groupe de tra­vail Association des archi­vis­tes fran­çais - Service inter­mi­nis­té­riel des Archives de France, n° FR78422804100033_000000000 .
Ce numéro, unique pour chaque notice, est pré­cisé dans le champ Identifiant de la des­crip­tion.

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