La fiche pratique « Comment mettre en œuvre un tableau de gestion dans un contexte mixte papier-électronique ? » questionne sur l’évolution de ce tableau.
Vous pouvez la consulter ici
Cet outil traditionnel permet en effet de gérer des dossiers mixtes et dossiers électroniques non structurés (comme les fichiers bureautiques). En recensant ces données, cela permet à l’archiviste d’attirer l’attention sur la notion d’original papier ou électronique.
Au sein de cette fiche sont introduites des réflexions sur le contexte de production des documents. Des définitions rappelant celle du glossaire du groupe « Conduire un projet d’archivage électronique dans la sphère publique » ont aussi été ajoutées.
Il convient ensuite de se demander s’il faut attribuer une nouvelle forme au tableau, mais aussi des nouvelles colonnes. Cette synthèse ne constitue que des préconisations, librement applicables par l’archiviste.
On notera toutefois que le tableau de gestion ne représente ici qu’une porte d’entrée : pour la mise en place des procédures d’archivage électronique, il faudra se référer par exemple à une politique d’archivage.
Une méthodologie d’élaboration de l’outil est proposée afin de s’orienter vers d’autres sources internes et externes à la collectivité. Tout ceci peut être adapté à d’autres structures.
Enfin, un travail de communication autour du tableau peut être mené pour sensibiliser tout agent ou élu concerné sur la gestion des documents quelque soit leur support.
Merci d’avance pour vos remarques et questions relatives à cette fiche pratique.
