avril 2019

Nommer les dossiers et fichiers numériques

Le groupe AMAE (archives municipales / archivage électronique) a rédigé deux fiches pratiques destinées à toute personne qui souhaite mieux organiser ses données. Cette deuxième fiche propose des règles de nommage des fichiers et dossiers électroniques, essentielles pour garantir leur conservation.

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La fiche pra­ti­que n°2 « Nommer les dos­siers et fichiers numé­ri­ques » a été mise à jour en avril 2019 par Soraya Benseghir-Bouzana, Nadège Fayolle-Dargaud et Eve Jullien ; la pre­mière ver­sion date de juin 2011.

Ce docu­ment montre l’impor­tance de bien res­pec­ter des règles com­mu­nes de nom­mage pour faci­li­ter l’accès rapide et intui­tif à l’infor­ma­tion dans le pré­sent comme dans le futur, en per­met­tre le par­tage et en faci­li­ter le tri. Cette fiche pro­pose des défi­ni­tions des notions impor­tan­tes (fichier, format, méta­don­nées, adresse d’un fichier).

La com­pré­hen­sion du contenu d’un fichier s’établit par la clarté de son nom­mage. Dans cette opti­que, dif­fé­ren­tes recom­man­da­tions sont pré­sen­tées dans le docu­ment. Tous les éléments qui doi­vent être men­tion­nés dans le nom­mage comme le sujet, le type de sépa­ra­teur, la date, la ver­sion du docu­ment, sont recen­sés et illus­trés au sein d’un tableau. Ces éléments sont obli­ga­toi­res ou faculta­tifs et la manière dont ils doi­vent être arti­cu­lés entre eux est pré­ci­sée.

Les inti­tu­lés des fichiers doi­vent être suc­cincts et précis, et toute codi­fi­ca­tion peut être employée à condi­tion qu’elle soit expli­ci­tée dans un docu­ment acces­si­ble à toute per­sonne concer­née.

Des abré­via­tions spé­ci­fi­ques peu­vent être ajou­tées lors­que le docu­ment pro­vient d’un autre orga­nisme. En fonc­tion du mode de clas­se­ment choisi, l’ordre des éléments du nom du fichier peut varier (selon le clas­se­ment par sujet, par typo­lo­gie de docu­ment ou chro­no­lo­gi­que).

Pour une bonne har­mo­ni­sa­tion et une mise à jour du nom­mage des fichiers et des dos­siers d’un ser­veur, la métho­do­lo­gie pro­po­sée consiste à mettre en place un groupe de tra­vail et un cor­res­pon­dant afin d’établir les règles et de main­te­nir la per­ti­nence du nom­mage.



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