Le groupe AMAE vient de finaliser ses deux premières publications : deux fiches pratiques sur l’élaboration d’un plan de classement et le nommage des fichiers à destination de tout agent d’une collectivité souhaitant organiser ses documents bureautiques.
La fiche pratique n°1 « Créer un plan de classement des dossiers électroniques » a pour objectif de rassembler les différentes préconisations nécessaires à l’élaboration d’un plan de classement dans l’univers des archives électroniques. Pour cela, la fiche propose des définitions de notions importantes (arborescences, de répertoires, de dossiers et de fichiers) et met en avant les avantages d’une démarche de rationalisation des serveurs (aide à la recherche de documents et aux échanges entre agents, préparation en vue d’une conservation définitive).
Il est primordial de structurer et d’ordonner la production des documents dès leur création pour faciliter par la suite leur conservation. Dans cette perspective, le groupe AMAE énonce plusieurs principes de structuration qui permettent d’organiser et de ventiler les données entre les serveurs personnels et ceux du service, et de hiérarchiser l’information dans un plan de classement thématique qui traduit les activités du service : choix des intitulés, définition d’abréviations (à harmoniser et à expliquer dans un document accessible à tous les intéressés). La mise en place de ces principes permet entre autre d’éviter toute perte de données, causée par une surabondance de sous-dossiers lors des migrations ou par un classement inadapté.
Cette fiche propose également une méthodologie pratique, à travers la mise en place d’un groupe de travail qui rassemble des compétences diverses (les agents du service, le chef de service, les correspondants ou référents et l’archiviste qui apporte son expertise professionnelle). Après étude de la production documentaire le groupe de travail établit le plan de classement qui sera accessible à tous les agents concernés. La question des droits des utilisateurs doit être résolue à cette étape, avant validation du travail par la direction ou le service selon le niveau d’initiative. Un correspondant aura ensuite pour mission de veiller au respect des règles énoncées et de mettre à jour ce document de référence.
La fiche pratique n°2 « Nommer les dossiers et fichiers numériques » montre l’importance de bien respecter des règles communes de nommage pour faciliter l’accès rapide et intuitif à l’information dans le présent comme dans le futur, en permettre le partage et en faciliter le tri. Cette fiche propose des définitions des notions importantes (fichier, format, métadonnées, adresse d’un fichier).
La compréhension du contenu d’un fichier s’établit par la clarté de son nommage. Dans cette optique, différentes recommandations sont présentées dans le document. Tous les éléments qui doivent être mentionnés dans le nommage comme le sujet, le type de séparateur, la date, la version du document, sont recensés et illustrés au sein d’un tableau. Ces éléments sont obligatoires ou facultatifs et la manière dont ils doivent être articulés entre eux est précisée.
Les intitulés des fichiers doivent être succincts et précis, et toute codification peut être employée à condition qu’elle soit explicitée dans un document accessible à toute personne concernée.
Des abréviations spécifiques peuvent être ajoutées lorsque le document provient d’un autre organisme. En fonction du mode de classement choisi, l’ordre des éléments du nom du fichier peut varier (selon le classement par sujet, par typologie de document ou chronologique).
Pour une bonne harmonisation et une mise à jour du nommage des fichiers et des dossiers d’un serveur, la méthodologie proposée consiste à mettre en place un groupe de travail et un correspondant afin d’établir les règles et de maintenir la pertinence du nommage.
