2 octobre 2015, à Malakoff

Solutions de gestion des documents d’activité et métadonnées associées : journée d’étude et de présentation internationale

Qu’est-ce que la « gestion des documents d’activité » (le records management) et les systèmes documentaires de gestion des documents d’activité électroniques SGDAE ou en anglais EDRMS : electronic document and records management systems) ? Quelles métadonnées pour les gérer et les authentifier ?

 
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La jour­née d’étude et de pré­sen­ta­tion

L’AAF et ses par­te­nai­res orga­ni­sent le 2 octo­bre 2015 chez Humanis à Malakoff, une jour­née d’étude et de pré­sen­ta­tion de solu­tions de type GDAE (Gestion des Documents d’Activité Électroniques) en anglais EDRMS (Electronic Documents and Records Management Systems) des­ti­née à l’ensem­ble de la com­mu­nauté des ges­tion­nai­res de docu­ments, archi­vis­tes, docu­men­ta­lis­tes. Les objec­tifs fixés consis­tent à :
- Présenter des retours d’expé­rien­ces et solu­tions déployées répon­dant aux pré­co­ni­sa­tions des normes RM-GDA et à des besoins variés ;
- Dégager une liste de méta­don­nées uti­li­sées par ces appli­ca­tifs, pour servir de base à un set de méta­don­nées utiles à la com­mu­nauté RM.

De nom­breux par­te­nai­res ont d’ores et déjà répondu pré­sents et accep­tent de faire une pré­sen­ta­tion de leurs pro­duits répon­dant aux exi­gen­ces du RM, axés sur la valeur pro­bante, la déma­té­ria­li­sa­tion des pro­ces­sus, la numé­ri­sa­tion, etc. et des retours d’expé­rience vien­dront également enri­chir cette jour­née.

A noter que les retours d’expé­rien­ces et solu­tions pré­sen­tés seront aussi bien euro­péens que Canadiens et que la jour­née pourra être suivie par web­confé­rence pour les mem­bres de la com­mu­nauté basés dans d’autres pays euro­péens, en Afrique, en Amérique du Nord,…

Présentation de la journée


Les docu­ments d’acti­vité sont « les infor­ma­tions créées, reçues et pré­ser­vées comme preuve et actif par une per­sonne phy­si­que ou morale dans l’exer­cice de ses obli­ga­tions léga­les ou la conduite de son acti­vité ». (ISO 30300 : 2011)
« Documents d’acti­vité » et GDA « ges­tion des docu­ments d’acti­vité » (ISO 15489:2002, ISO 30300:2011) incluent les docu­ments numé­ri­ques natifs issus des pro­ces­sus métiers (appli­ca­tions métiers, bases de don­nées, bureau­ti­que, mails…) ainsi que les docu­ments nati­ve­ment papier ou impri­més des pro­ces­sus hybri­des, déma­té­ria­li­sés (numé­ri­sés)

Les sys­tè­mes docu­men­tai­res (« records sys­tems ») sont « les sys­tè­mes d’infor­ma­tion qui intè­grent, orga­ni­sent, gèrent et ren­dent acces­si­bles dans le temps les docu­ments d’acti­vité » (ISO 30300). La norme ISO30301 pré­cise « Dans l’envi­ron­ne­ment électronique (par exem­ple e-admi­nis­tra­tion, e-gou­ver­ne­ment, e-gou­ver­nance, e-com­merce, etc.), les pro­ces­sus liés aux docu­ments d’acti­vité seront de plus en plus auto­ma­ti­sés et sup­por­tés par des sys­tè­mes docu­men­tai­res. Il existe des exi­gen­ces juri­di­ques et fonc­tion­nel­les et il convient que les sys­tè­mes docu­men­tai­res auto­ma­ti­sés res­pec­tent les exi­gen­ces fonc­tion­nel­les qui sont com­pa­ti­bles avec les exi­gen­ces » (de la norme). Ces sys­tè­mes dédiés au records mana­ge­ment, offrant les fonc­tion­na­li­tés spé­ci­fi­ques requi­ses, sont dési­gnés notam­ment par les orga­ni­sa­tions pro­fes­sion­nel­les anglo­pho­nes AIIM et ARMA sous le nom d’« Electronic docu­ment and records mana­ge­ment sys­tème » (EDRMS). Nous les appe­lons sys­tè­mes de ges­tion des docu­ments d’acti­vité électroniques (SGDAE).

La ges­tion des docu­ments d’acti­vité et les sys­tè­mes docu­men­tai­res SGDAE néces­si­tent l’uti­li­sa­tion de Métadonnées. Les méta­don­nées (lit­té­ra­le­ment « don­nées sur/à propos des don­nées ») sont des infor­ma­tions struc­tu­rées per­met­tant d’iden­ti­fier et de décrire les docu­ments et/ou don­nées pro­duits dans le cadre d’une acti­vité et de les ré-exploi­ter à court, moyen et long terme en fonc­tion des besoins des uti­li­sa­teurs. Les méta­don­nées pour la ges­tion des docu­ments d’acti­vité sont néces­sai­res pour conser­ver et res­ti­tuer un docu­ment dans son contexte de pro­duc­tion et pré­ser­ver ainsi son lien avec le pro­ces­sus de tra­vail (ou l’acti­vité). Elles per­met­tent également de gérer le cycle de vie de l’infor­ma­tion (les durées de conser­va­tion ou calen­drier de conser­va­tion, le sort final). Elles contri­buent à garan­tir le carac­tère authen­ti­que des docu­ments (ges­tion de la preuve).
La norme ISO 23081 décrit un cadre concep­tuel géné­ral per­met­tant d’iden­ti­fier les prin­ci­pa­les fonc­tions des méta­don­nées pour la ges­tion des docu­ments d’acti­vité :

  • protection du caractère probant des documents
  • garantir leur accessibilité/ exploitabilité dans le temps
  • garantir l’authenticité, la fiabilité et l’intégrité des documents dans le temps
  • gérer l’accès, les droits et la protection (des données personnelles)
  • interopérabilité
  • maintenir les liens entre les documents et leur contexte de création par le biais d’une structure fiable
  • identifier l’environnement technique de création des documents
  • faciliter la migration des documents d’un environnement technique à un autre

Les organisateurs

La Commission Records Management-Gestion des Documents d’Activité
La Commission Archives Électroniques,
La sec­tion Archives Économiques et d’Entreprises de l’Association des archi­vis­tes fran­çais (AAF)

Organismes asso­ciés
La Communauté Francophone Records Management AAF- ADBS, sur Linkedin qui réunit plus de 1200 mem­bres fran­co­pho­nes en Europe, au Canada, en Afrique et dans de nom­breux pays de par le monde

La Commission CN46-11 de l’AFNOR Archives/Gestion des Documents d’Activité

L’APROGED, Association pour la Valorisation des Contenus numé­ri­ques.

L’INTD CNAM
Voir le Mooc Gérer les docu­ments numé­ri­ques : maî­tri­ser les ris­ques

La Commission CN46-11 de l’AFNOR Archives/Gestion des Documents d’Activité, l’AAF, l’ADBS, l’APROGED, l’ILNAS (Institut Luxembourgeois de la Normalisation,de l’Accréditation, de la Sécurité et qua­lité) et le Comité Canadien des Normes (CCN) col­la­bo­rent de longue date à des tra­vaux de nor­ma­li­sa­tion et à la dif­fu­sion des bonnes pra­ti­ques de ges­tion des docu­ments d‘acti­vité dans l’uni­vers fran­co­phone. Ils ont notam­ment publié en 2013, le livre blanc « ISO 30300-30301 : méta­don­nées pour les docu­ments d’acti­vité »
Et en 2012 le numéro de la Gazette des archi­ves « Normalisation et ges­tion des docu­ments d’acti­vité (records mana­ge­ment) »

Ils ont également orga­nisé en jan­vier 2014 avec dif­fé­rents par­te­nai­res une jour­née d’études « Quelle gou­ver­nance de l’Information avec le Cloud Computing ? ».

Dans le cadre des tra­vaux inter­na­tio­naux de révi­sion de la norme ISO 23081, la com­mis­sion AFNOR CN46-11 tra­vaille sur un projet de set de méta­don­nées natio­nal pour le Records Management, com­pa­ti­ble avec les normes ISO15489, 30301, 23081 et 16175

Programme


8h30 à 8h55 : Café d’accueil
8h55 à 9h : Mot d’accueil, par Humanis
9h à 9h05  : Ouverture de la Journée et de la Webconférence euro­péenne par Katell Auguié, Présidente de l’AAF (par web­confé­rence)
9h05 à 9h30 : Introduction : Rappels sur la ges­tion des docu­ments d’acti­vi­tés (Records Management—RM), les exi­gen­ces du RM et la valeur pro­bante , par la Commission RM-GDA de l’ AAF , avec la par­ti­ci­pa­tion de la FNTC (à confir­mer)
9h30 à 13h : Présentation de Retours d’expé­rience et solu­tions fran­çai­ses et euro­péen­nes. Séance animée par Sylvie Forastier (Linklaters, Luxembourg) et Sylvie Dessolin-Baumann (AFPA, pré­si­dente de la CN46/11 de l’AFNOR pour l’AAF)
9h30 à 10h : Retour d’expé­rience du sys­tème ARCADE des minis­tè­res économiques et finan­ciers, par Marie LAPERDRIX, chef du ser­vice des archi­ves, Ministères économiques et finan­ciers
10h à 10h20 : Solution : Seïsan RM, par Claire MASFRAND,Consultante, Naoned,
10h20 à 10h50 : Retour d’expé­rience du sys­tème LIVEDOC par Agnès RIPOLL-GHYS, ORANGE
10h50 à 11h10 : Solution : GLASS par RSD (Intervenant à confir­mer)

11h10 à 11h20 : Pause

11h20 à 11h50 : Retour d’expé­rience « Mon dos­sier client : un SAE au centre de la rela­tion client à La Poste », par Vianney PETIT, chef de projet archi­ves et Sandrine SOULAS, res­pon­sa­ble du dépar­te­ment GDAE (ges­tion docu­men­taire et archi­vage électronique) à la DIRECTION DES ARCHIVES DU GROUPE LAPOSTE
11h50 à 12h10 : SOLUTION : ESRM par Noureddine LAMRIRI, Chef de pro­duit, Société EVERTEAM
12h10 à 12h45 : Échanges et ques­tions

12h45 à 14h : Déjeuner (buffet), échanges entre par­ti­ci­pants et pré­sen­ta­tion du ser­vice archi­ves d’Humanis

À partir de 14h : Webconférence avec les USA et le Canada : Présentation de solu­tions cana­dien­nes, Séance pré­si­dée par Frédéric Grevin (Vice-Président, Records Management, New York City Economic Development Corporation ; membre de la com­mis­sion ISO TC171)
Les heures indi­quées entre paren­thè­ses sont les heures de New-York et du Québec.
14h à 14h20 (8h à 8h20) : SOLUTION Constellio (pré­cé­dem­ment Intelligid) : Rida BENJELLOUN, Président, CONSTELLIO Inc. (Québec-ville)
14h20 à 14h40 (8h20 à 8h40) : SOLUTION Documentik GID : Michel ROBERGE , Président et chef de la direc­tion Gestar Experts en gou­ver­nance docu­men­taire
avec la par­ti­ci­pa­tion de Nicolas Thibodeau, direc­teur géné­ral pour les ques­tions plus tech­ni­ques. (Québec-ville)
14h40 à 15h (8h40 à 9h) : SOLUTION EDC ActiveFile, par Nathalie AUGER, Administrateur, DocuData Software, (Montréal)
15h à15h30 (9h à 9h30) : Questions et échanges

15h30 à 15h45 (9h30 à 9h45) : Pause

15h45 à 16h45 (9h45 à 10h45) : Quelles méta­don­nées pour la GDAE ? Séance animée par Michel Cottin (Records Manager, divi­sion Innovation Marketing - Technologies du Groupe Orange, pro­fes­seur asso­cié au Conservatoire National des Arts et Métiers (CNAM), membre de la CN46/11 de l’AFNOR), Frédérique Fleisch,( Haute Autorité de Santé , pré­si­dente de la CAE de l’AAF et membre de la CN46-11 de l’AFNOR), Charlotte MADAY (Vice Présidente de l’AAF, expert ISO TC46 SC11 et AFNOR CN11 sur les Métadonnées), et les experts des com­mis­sions CRM GDA et CAE de l ‘AAF. Avec la par­ti­ci­pa­tion de l’APROGED.
- Retour sur les méta­don­nées les plus uti­li­sées par le corpus d’appli­ca­tions pré­sen­tées, com­pa­rai­son par rap­port aux exi­gen­ces des normes (RM, preuve), els besoins des SAE...
16h45 à 17h15 (10h45 à 11h15) : Échanges et ques­tions
17h15 à 17h30 (11h15 à 11h30) : Conclusion de la jour­née et de la web­confé­rence, Hervé Bousquet, SANOFI, Président de la sec­tion Archives Économiques et d’Entreprises de l’AAF
17h30 à 18h (11h30 à 12h) : Signature de la conven­tion AAF-APROGED-AAF (à confir­mer)

Inscriptions


Les ins­crip­tions se font obli­ga­toi­re­ment en ligne.
Les tarifs com­pren­nent le déjeu­ner.
Si vous ne pouvez ou ne sou­hai­tez pas payer par carte ban­caire, à la fin du pro­ces­sus cli­quez sur "Réservation" et adres­sez nous rapi­de­ment par cour­rier un bon de com­mande (AAF 8 rue Jean-Marie Jégo 75013 PARIS). Une fac­ture sera adres­sée après la jour­née d’étude, à l’adresse de fac­tu­ra­tion que vous aurez ren­sei­gnée.
Si vous réglez par carte ban­caire, à la fin du pro­ces­sus, cli­quez sur "CB".
Billetterie Weezevent

Informations pratiques


Auditorium Humanis, à Malakoff
-  3 mn De la gare Vanves/Malakoff (direct Gare Montparnasse en 10 minu­tes)
-  10 minu­tes du RER Issy Val de Seine ou Issy
-  10 mn porte d’Orléans Bus Mobilien 126

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