Journée d’études 2018 de la section des archivistes d’entreprises et du secteur privé

Journée organisée le 17 mai 2018 par l’Association des archivistes français
INPI, 15, rue des Minimes, 92400 Courbevoie

La collecte d’archives numériques : quelles stratégies ?

Nicolas Nicolas   lundi 11 juin 2018
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L’archi­vage numé­ri­que s’est déve­loppé dans le sec­teur privé depuis une dizaine d’années avec une accé­lé­ra­tion récente incontes­ta­ble. Des sys­tè­mes d’archi­vage électronique (SAE) sont déjà en pro­duc­tion et de très nom­breux pro­jets de SAE sont en cours de mise en œuvre.
La col­lecte d’archi­ves numé­ri­ques est désor­mais opé­ra­tion­nelle. Elle pose de nom­breu­ses ques­tions d’orga­ni­sa­tion et de stra­té­gie. En termes d’orga­ni­sa­tion, le ser­vice d’archi­ves doit trou­ver les meilleu­res appro­ches pour se posi­tion­ner afin de cons­truire des stra­té­gies avec d’autres métiers comme les infor­ma­ti­ciens, les juris­tes, les qua­li­ti­ciens, les audi­teurs, les data ana­lysts, etc. Il s’agit également de mettre en place des opé­ra­tions de col­lecte qui se font de plus en plus en mode projet avec des équipes trans­ver­ses alliant a minima le(s) ser­vice(s) pro­prié­taire des don­nées, le ser­vi­ces d’archi­ves et le ser­vice infor­ma­ti­que. La col­lecte est une opé­ra­tion mul­ti­di­men­sion­nelle avec des enjeux allant de la ges­tion des ris­ques à la maî­trise de coûts, sans oublier les besoins de l’uti­li­sa­teur qui doi­vent occu­per une place cen­trale dans les métho­des de tra­vail pro­po­sées pour que les don­nées soient acces­si­bles et exploi­ta­bles.
La pro­duc­tion docu­men­taire numé­ri­que connais­sant une crois­sance expo­nen­tielle, il est impen­sa­ble de tout col­lec­ter. L’évaluation et la sélec­tion doi­vent rele­ver d’une col­lecte concer­tée s’assu­rant que les docu­ments et don­nées stra­té­gi­ques soient bien conser­vés ou éliminés. Quelle est la place à accor­der à la col­lecte patri­mo­niale dans ce contexte ? Est-elle com­plé­men­taire ou dis­tincte d’une col­lecte stra­té­gi­que por­tant sur des don­nées iden­ti­fiées comme vita­les ?

Mot d’accueil par l’AAF

Mot d’accueil AAF

Mot d’accueil par l’INPI par Romain Soubeyran, direc­teur géné­ral de l’INPI

Mot d’accueil INPI

Introduction par l’Institut National de la Propriété Industrielle : La ges­tion de l’archi­vage électronique à l’INPI : pré­sen­ta­tion du GIE Archidata
Valérie Marchal (res­pon­sa­ble du ser­vice archi­ves et pré­si­dente du GIE ARCHIDATA)

Présentation INPI Valérie Marchal


et Jean-François Vetillard (chef de projet archi­vage électronique)

Présentation INPI JF Vétillard


Questions réponses


Valérie Marchal et Jean-François Vétillard -  PDF - 719.5 ko
Valérie Marchal et Jean-François Vétillard

Table ronde n° 1 : Comment inté­grer les stra­té­gies de col­lecte à la gou­ver­nance des don­nées ?
La col­lecte d’archi­ves numé­ri­ques est aujourd’hui par­fai­te­ment opé­ra­tion­nelle et est inté­grée dans les pro­ces­sus de tra­vail des archi­vis­tes. Afin de pou­voir la réa­li­ser dans les meilleu­res condi­tions, il convient de défi­nir des stra­té­gies adap­ta­bles à son écosystème de tra­vail et son orga­ni­sa­tion. Comment se posi­tion­ner au sein de son orga­ni­sa­tion ? Quelles allian­ces cons­truire ? Comment insé­rer la stra­té­gie de col­lecte dans d’autres poli­ti­ques menées au sein de sa struc­ture notam­ment l’urba­ni­sa­tion des sys­tè­mes d’infor­ma­tion, la maî­trise des ris­ques juri­di­ques et finan­ciers, l’open data, la cer­ti­fi­ca­tion ISO 9001… ? Comment struc­tu­rer l’inter­ven­tion des archi­vis­tes de manière trans­ver­sale à l’entre­prise ? Comment pren­dre en compte la dimen­sion « inter­na­tio­nale » des modes de pro­duc­tion de l’infor­ma­tion (filia­les à l’étranger, ser­vi­ces à l’étranger, don­nées venant d’orga­nis­mes inter­na­tio­naux…) ?
Modérateur : Marie Laperdrix
-  Anne Burnel, direc­trice des Archives du Groupe La Poste
-  Clotilde Cucchi-Vignier, chef du dépar­te­ment Archives et Records mana­ge­ment, Groupe Total.
-  Agnès Ripoll-Ghys, res­pon­sa­ble du pôle archi­ves électroniques et signa­ture électronique, Orange.

Table ronde 1 - Intro


Table ronde 1 - partie 1-1


Table ronde 1 - Partie 1-2


Table ronde 1 - Partie 1-3


Table ronde 1 - Partie 1-4

Table ronde n° 2 – Stratégies opé­ra­tion­nel­les de col­lecte : retours d’expé­rience
Sur la base de retours d’expé­rience concrets, l’objec­tif est de dis­cu­ter de la réa­dap­ta­tion per­pé­tuelle des métho­des de col­lecte. Comment réin­vente-t-on les stra­té­gies en fonc­tion des contex­tes orga­ni­sa­tion­nels, de la culture d’entre­prise, des besoins et des atten­tes des uti­li­sa­teurs, des contrain­tes métier des ser­vi­ces pro­duc­teurs, des ris­ques juri­di­ques et finan­ciers, des coûts des opé­ra­tions d’archi­vage ? Doit-on par­fois aller à contre-cou­rant par rap­port aux métho­des ima­gi­nées ini­tia­le­ment ? Quelle est la varia­ble d’ajus­te­ment entre la stra­té­gie ini­tiale et la réa­lité du ter­rain ? Comment fait-on coexis­ter dif­fé­ren­tes échelles de trai­te­ment des don­nées ? Quelles sont les limi­tes de la stan­dar­di­sa­tion ? Comment intè­gre-t-on plus pré­ci­sé­ment la ges­tion des ris­ques ? La col­lecte d’archi­ves numé­ri­ques nous force de plus en plus à tra­vailler en mode-projet, à faire du sur mesure dans cer­tains cas. Est-ce que cette appro­che est per­ti­nente, est-elle dura­ble et viable sur le long terme ?
Modérateur : Lourdes Fuentes Hashimoto
-  Marie Bessard, Digital Archiving Manager, Sanofi.
-  Marine Guénerais, cheffe du sec­teur conseil et col­lecte des archi­ves, minis­tère de l’Economie et des Finances, minis­tère de l’Action et des Comptes publics.
-  Sandra Holgado, experte archi­ves, EDF

Table ronde 2 - partie 1


Table ronde 2 - partie 2


Table ronde 2 - partie 3


Table ronde 2 - partie 4

Table ronde n°3 – Une réor­ga­ni­sa­tion de la col­lecte vers une col­lecte stra­té­gi­que, une néces­sité ? Expériences inter­na­tio­na­les, ses­sion en anglais avec une tra­duc­tion en fran­çais.
La crois­sance expo­nen­tielle de l’infor­ma­tion est une réa­lité et très sou­vent il y a une masse d’infor­ma­tions non struc­tu­rées qui peut avoir de la valeur. La tâche peut sem­bler écrasante d’autant plus que les médias numé­ri­ques ren­dent très dif­fi­cile l’appli­ca­tion de métho­des de tri et de sélec­tion tra­di­tion­nel­les. Deux ques­tions se posent : com­ment iden­ti­fier où se trou­vent sto­ckées toutes les don­nées per­ti­nen­tes ? Et com­ment iden­ti­fie-t-on ce qui a réel­le­ment de la valeur pour la conser­va­tion à long terme ? Le chan­ge­ment d’échelle avec la sura­bon­dance infor­ma­tion­nelle liée au numé­ri­que induit-il une nou­velle pos­ture ? L’uti­li­sa­tion d’outils d’auto­ma­ti­sa­tion de la sélec­tion est-elle viable ? Le recours à des sys­tè­mes qui peu­vent aider les archi­vis­tes à com­pren­dre les vastes ensem­bles docu­men­tai­res numé­ri­ques peut être ques­tionné : com­ment inte­ra­gir effi­ca­ce­ment avec ces res­sour­ces ? Où se situe notre res­pon­sa­bi­lité ? Cette ses­sion s’effor­cera de four­nir des appro­ches pra­ti­ques sur les métho­des pour iden­ti­fier l’infor­ma­tion per­ti­nente dans l’océan de don­nées non struc­tu­rées.
Modérateur : Anthéa Seles
-  Maria Luisa Di Biagio, Information Governance Division, Banque cen­trale euro­péenne

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Maria Luisa Di Biagio


-  James Mortlock, Digital Archives Manager, HSBC Group Management Services

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James Mortlock


-  Tim Gollins, head of digi­tal archi­ving, Archives natio­na­les d’Ecosse

Tim Gollins -  PDF - 80.5 ko
Tim Gollins

Conclusion pros­pec­tive par William Kilbride, Digital Preservation Coalition (ses­sion en anglais avec une tra­duc­tion en fran­çais).
La tra­duc­tion est offerte grâce au sou­tien finan­cier d’Iron Mountain

William Kilbride -  PDF - 1.9 Mo
William Kilbride


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(MP3 – 13.9 Mo)
        

(MP3 – 16.7 Mo)
        
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