Le Département de la Manche

Chargé(e) de la ges­tion de l’archi­vage inter­mé­diaire, papier et électronique des ser­vi­ces du conseil dépar­te­men­tal de la Manche

Réf : 0622-assi­tant conser­va­tion
Catégorie B
Filière cultu­relle

Identification du poste
DGA : Direction géné­rale adjointe Attractivité et numé­ri­que
Direction : direc­tion de l’infor­ma­ti­que, de l’inno­va­tion et de la moder­ni­sa­tion (DIIM)
Service : Service accom­pa­gne­ment des pro­jets de moder­ni­sa­tion de l’action publi­que
Résidence admi­nis­tra­tive : Saint-Lô
Lien hié­rar­chi­que : res­pon­sa­ble du pôle accom­pa­gne­ment des acteurs cultu­rels et des pra­ti­ques artis­ti­ques
Cadre d’emploi ou grade : Assistant de conser­va­tion prin­ci­pal de 1ère classe
Date de prise de fonc­tion : Dès que pos­si­ble
Classification de l’emploi : B5
Peuvent pos­tu­ler les per­son­nes titu­lai­res du grade d’assis­tant de conser­va­tion du patri­moine prin­ci­pal de 1ère classe ou occu­pant un poste de niveau B5 de la filière cultu­relle.
Dans un second temps pour­ront être étudiées les can­di­da­tu­res rele­vant des cadre d’emploi assis­tants de conser­va­tion du patri­moine.

Missions/Activités
Finalité du poste :
Gérer les archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res des ser­vi­ces du Conseil dépar­te­men­tal (et orga­nis­mes rat­ta­chés).

Activités :
– Mission 1 : Conseiller et former les ser­vi­ces pro­duc­teurs d’archi­ves du conseil dépar­te­men­tal et des orga­nis­mes rat­ta­chés.

• Activité 1 : Animer le réseau des référents Archives Participer à la rédaction et à la mise à jour les outils de gestion d’archives.
• Activité 2 : Piloter la planification des versements
• Activité 3 : Apporter son appui technique et méthodologique auprès des services pour l’archivage.
• Activité 4 : Instruire les projets de versement et les demandes d’élimination des services (relecture et correction, voire préparation de bordereaux de versements et d’éliminations des services).
• Activité 5 : Organiser (ou aider à organiser) les versements d’archives papier et électroniques aux archives départementales.

– Mission 2 : Organiser et gérer le centre de pré-archi­vage.

• Activité 1 : Gérer les locaux de pré-archivage.
• Activité 2 : Organiser les opérations de transfert d’archives des bureaux au local dédié.
• Activité 3 : Accueillir et orienter les services dans leurs recherches administratives de documents pré-archivés.
• Activité 4 : Préparation des transferts de documents papier issus du centre de pré-archivage vers les Archives départementales et la société prestataire de destruction.

– Mission 3 : Gérer l’ins­tance « archi­vage inter­mé­diaire » du sys­tème d’archi­vage électronique.

• Activité 1 : Assurer la préparation et le suivi des transferts dans l’outil d’archivage électronique (profils SEDA).
• Activité 2 : Encadrer et évaluer la production documentaire : contrôle qualité, fiabilité, authenticité et sécurité des données.
• Activité 3 : Suivre le stockage des archives numériques et aider à déterminer les meilleures options pour leur conservation jusqu’au terme de la DUA.
• Activité 4 : Effectuer des contrôles qualité ponctuels une fois les documents archivés dans l’outil, mettre en place les actions nécessaires en cas de besoin.
• Activité 5 : Suivre les éliminations des données en conformité avec la réglementation.

– Mission 4 : Récolement et tri d’arrié­rés de ser­vi­ces déter­mi­nés en concer­ta­tion avec les ser­vi­ces pro­duc­teurs.

Profil et com­pé­ten­ces requi­ses
Compétences :
Maîtrise des métho­des de sélec­tion et de col­lecte des archi­ves contem­po­rai­nes indis­pen­sa­ble.
Bonne connais­sance des col­lec­ti­vi­tés ter­ri­to­ria­les.
Connaissance des tech­ni­ques de clas­se­ment et d’ana­lyse des archi­ves.
Expérience du tra­vail en mode projet.
Réactivité et auto­no­mie.
Aisance rela­tion­nelle et sens de la péda­go­gie.
Capacité à rendre compte.
Respect de la confi­den­tia­lité.
Maîtrise des outils infor­ma­ti­ques : Word, Excel, Arkheia, Mnesys archi­ves.
Port de char­ges lour­des, dépla­ce­ments régu­liers.

Dimension rela­tion­nelle :
Autorité hié­rar­chi­que : Responsable du ser­vice Projets, Direction de l’infor­ma­ti­que, de l’inno­va­tion et de la moder­ni­sa­tion.
Autorité fonc­tion­nelle : Responsable des archi­ves moder­nes et contem­po­rai­nes, Archives dépar­te­men­ta­les.
L’agent est en rela­tion cons­tante avec les ser­vi­ces du conseil dépar­te­men­tal : aide, conseil, for­ma­tion, sen­si­bi­li­sa­tion.
L’agent est amené à tra­vailler régu­liè­re­ment en équipe avec les ser­vi­ces (manu­ten­tions, recondi­tion­ne­ment…).
L’agent est en rela­tion fré­quente avec les archi­ves dépar­te­men­ta­les comme pôle de res­sour­ces et de conseil.

Profil :
Formation uni­ver­si­taire en archi­vis­ti­que ou expé­rience équivalente dans un ser­vice d’archi­ves public.
Permis B.

Renseignements pra­ti­ques
Personne à contac­ter pour les ren­sei­gne­ments sur le poste :
Kitty Planchais, direc­trice de de l’infor­ma­ti­que, de l’inno­va­tion et de la moder­ni­sa­tion, 02 33 05 97 01, kitty.pla­chais@­man­che.fr
Personne à contac­ter pour les ren­sei­gne­ments admi­nis­tra­tifs :
Valérie Hoarau, réfé­rente recru­te­ment, 02 33 05 95 42

Candidature (cur­ri­cu­lum vitae + lettre de moti­va­tion) à adres­ser à :
Monsieur le Président du conseil dépar­te­men­tal de la Manche
Direction des res­sour­ces humai­nes
Conseil dépar­te­men­tal de la Manche
50050 Saint-Lô cedex
Pour les can­di­da­tu­res inter­nes : voie hié­rar­chi­que
Contact : recru­te­ment@­man­che.fr
Date limite de can­di­da­ture : 9 octo­bre 2022