Communiqué du 9 septembre 2015

L’état civil en danger

L’Association des archivistes français s’oppose fermement à la suppression de la tenue en double des registres d’état civil, prévue par l’article 18 du projet de loi portant application des mesures relatives à la justice du XXIème siècle.

mercredi 9 septembre 2015
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L’inten­tion pour­rait être loua­ble : réa­li­ser des économies, res­pon­sa­bi­li­ser les com­mu­nes et moder­ni­ser la France. Et pour­tant malgré les conclu­sions plus qu’opti­mis­tes de l’étude d’impact, sa mise en œuvre est irréa­liste et abou­tira non seu­le­ment à un com­plet cafouillage admi­nis­tra­tif mais imman­qua­ble­ment à la perte de don­nées d’état civil.

Or, ces infor­ma­tions sont fon­da­men­ta­les pour nos conci­toyens : rap­pe­lons que le contexte de la Révolution fran­çaise qui crée l’état civil au sens moderne pré­sente ce docu­ment comme un acte civi­que d’abord, qui doit être utile aux citoyens et dont la tenue des regis­tres doit se faire par un élu muni­ci­pal pour favo­ri­ser une rela­tion de proxi­mité avec l’admi­nis­tra­tion. Il s’agit également d’une mis­sion réga­lienne de l’État, qui assure, garan­tit même, à ses citoyens, sur la base d’un docu­ment cer­ti­fié authen­ti­que et fiable, leur iden­tité. Or c’est pré­ci­sé­ment ce carac­tère authen­ti­que et fiable que ce projet de loi remet en cause.

Déjà en 2012, le minis­tère de la Justice répon­dait à une ques­tion écrite du député Jean-Louis Masson et annon­çait qu’une réflexion était en cours au sujet de la conser­va­tion des regis­tres :
« Cette double conser­va­tion est jus­ti­fiée pour des rai­sons de sécu­rité. Toutefois, si les offi­ciers de l’état civil des com­mu­nes ont l’obli­ga­tion de mettre à jour les actes qu’ils détien­nent par l’appo­si­tion des men­tions en marge de ces actes, l’arti­cle 75 de la loi n°89-18 du 13 jan­vier 1989 por­tant diver­ses mesu­res d’ordre social a sup­primé cette obli­ga­tion pour les gref­fes, à l’excep­tion de ceux des col­lec­ti­vi­tés ultra­ma­ri­nes. Pour autant, les gref­fes doi­vent conser­ver les avis de men­tions adres­sés par les offi­ciers de l’état civil. Conscient des dif­fi­cultés ren­contrées, le minis­tère de la Justice tra­vaille, avec l’ensem­ble des dépar­te­ments minis­té­riels concer­nés, à la défi­ni­tion des éléments tech­ni­ques qui per­met­traient de déma­té­ria­li­ser les échanges des men­tions mar­gi­na­les et de cons­ti­tuer une copie de sau­ve­garde de ces don­nées. ». La réponse que pro­pose ce projet de loi, c’est-à-dire la sup­pres­sion des exem­plai­res déte­nus par les tri­bu­naux de grande ins­tance au profit d’une ver­sion électronique de l’état civil main­te­nue et gérée dans les com­mu­nes, qui sto­cke­raient ces infor­ma­tions à la mesure de leurs moyens, est illu­soire.

Non seu­le­ment l’ensem­ble des 36 000 com­mu­nes n’a pas un logi­ciel de ges­tion de l’état civil, et de fait ce projet de loi favo­ri­se­rait le déve­lop­pe­ment d’iné­ga­li­tés de trai­te­ment entre les ter­ri­toi­res, où la res­pon­sa­bi­lité de la bonne tenue mais également de la conser­va­tion de ces don­nées incom­be­raient uni­que­ment aux com­mu­nes, mais encore moins de com­mu­nes ont à leur dis­po­si­tion un sys­tème d’archi­vage électronique seul léga­le­ment auto­risé à assu­rer la conser­va­tion pérenne de nos don­nées. Si, en effet, l’étude d’impact asso­ciée au projet de loi, évoque une simple sau­ve­garde infor­ma­ti­que pour la ges­tion et la conser­va­tion de ces don­nées, en pré­ci­sant qu’un sys­tème d’archi­vage électronique serait trop lourd et trop coû­teux à mettre en place pour les com­mu­nes, com­ment en effet garan­tir que ces don­nées n’ont pas été cor­rom­pues et ce de manière sys­té­ma­ti­que ? Étant donné le peu de recul que nous avons sur la conser­va­tion des docu­ments numé­ri­ques dans le temps long, il est vrai­ment urgent d’atten­dre ! D’autant que cet exem­plaire numé­ri­que n’aurait bien sûr pas de valeur authen­ti­que, ce qui revien­drait à faire du regis­tre papier des com­mu­nes l’unique exem­plaire offi­ciel : le risque de perte d’infor­ma­tions, limité lorsqu’il y a deux exem­plai­res authen­ti­ques au format papier, devient cri­ti­que dès lors qu’il n’y a plus qu’un seul exem­plaire, et que le second ne garan­tit aucu­ne­ment qu’il ait été modi­fié avec l’aval de l’offi­cier de l’état civil.

Les ris­ques sont immen­ses, car l’admi­nis­tra­tion perd un moyen d’assu­rer à ses citoyens qu’ils puis­sent faire preuve de leur exis­tence et de leur iden­tité à tout moment.

Le résul­tat iné­vi­ta­ble sera que cer­tai­nes mai­ries conti­nue­ront d’envoyer un double au greffe du tri­bu­nal, d’autres ne le feront plus, et parmi celles-ci aucune ne pourra assu­rer une conser­va­tion pérenne de l’état civil avec les tech­no­lo­gies actuel­le­ment dis­po­ni­bles, car il est obli­ga­toire que ce docu­ment soit conservé pen­dant 75 ans dans toutes les mai­ries, alors que pour conti­nuer de garan­tir l’authen­ti­cité, la fia­bi­lité, l’inté­grité et la lisi­bi­lité de l’état civil, il eût été plus simple, plus sécu­ri­sant et plus juste d’har­mo­ni­ser les pra­ti­ques de ges­tion et de conser­va­tion de ce docu­ment sur l’ensem­ble du ter­ri­toire, en assu­rant à toutes ces com­mu­nes qu’elles auront les moyens adap­tés pour gérer et com­mu­ni­quer ces regis­tres.

La tenue en double du regis­tre d’état civil, vieille de plu­sieurs siè­cles, se jus­ti­fie encore et tou­jours par la nature de l’état civil, docu­ment cons­ti­tu­tif de droits mais aussi et sur­tout garant de l’iden­tité de chacun. Il n’est pas rare de ren­contrer des regis­tres d’état civil entiè­re­ment recons­ti­tués à partir de la col­lec­tion du greffe suite à un sinis­tre banal ou plus excep­tion­nel (inon­da­tion, tem­pête, incen­die ou encore bom­bar­de­ment) sur­venu dans telle ou telle mairie. On se sou­vient d’ailleurs que l’état civil de Paris avait entiè­re­ment brûlé en 1871 ! Le citoyen accep­te­rait-il de voir son ins­crip­tion la plus essen­tielle dans la République sacri­fiée au pré­texte que cette double tenue de bon sens serait un trop grand boulet aux pieds d’une jus­tice moderne ?



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