Compétences ciblées :
Savoirs :
Principes de la gestion électronique des documents
Gestion de l’information numérique
Techniques, normes et standards de conservation des informations numériques
Savoir-faire :
Gérer l’interfaçage avec un système d’archivage électronique
Concevoir et gérer un projet
Mettre en place les solutions techniques appropriées
Savoir-être :
Capacité à travailler en équipe
Esprit d’analyse
Capacité à exposer et à défendre ses choix
Pré-requis : il est recommandé d’avoir suivi le stage Introduction à l’archivage électronique ou d’avoir un niveau équivalent.
Objectifs : connaître les étapes indispensables pour cadrer et mener à bien un projet d’archivage électronique en insistant sur des outils méthodologiques pour garantir la bonne complémentarité des équipes fonctionnelles et des équipes techniques.
Public : chef.fe.s de service, chef.fe.s de projet chargé.e.s de mettre en place l’archivage électronique dans leur organisation (archivistes et informaticien.ne.s), archivistes chargé.e.s de la collecte des archives contemporaines, chef.fe.s de projet informatiques.
Contenu :
Apprendre à cadrer et à planifier un projet d’archivage électronique : analyser son contexte, identifier les leviers d’actions et les partenaires adéquats, identifier les études préalables nécessaires, exprimer des besoins fonctionnels et les mettre en relation avec des éléments techniques, savoir analyser des outils du marché, définir une stratégie de mise en œuvre d’un système d’archivage électronique (SAE) ou de gestion électronique de documents (GED) : gestion interne à l’organisation, mutualisation, externalisation
Méthodologie d’expression de formalisation ds besoins : appréhender le vocabulaire commun à tous les acteurs du projet (informaticien.ne ...)
Inscrire un projet dans une stratégie adaptée à son propre contexte
Apprendre à prendre en compte les outils existants dans l’organisation afin de garantir la cohérence fonctionnelle des outils d’archivage électronique
Savoir mesurer l’impact organisationnel d’un projet d’archivage électronique
Comprendre les enjeux liés à l’architecture technique du système et notamment les
exigences en matière de stockage (interne et/ou externalisé).
Connaître les contraintes liées à l’externalisation du stockage : réglementation, précautions pour garantir la réversibilité, savoir définir des clauses dans un contrat
d’externalisation.
Connaître les éléments nécessaires à la rédaction des cahiers de charges : assistance à maîtrise d’ouvrage, logiciel, autres prestations
Définir des solutions d’attente (stockage, contrôle de l’intégrité, etc.)
Études de cas, retour d’expérience, exercices pratiques