L’UGAP

Description de l’entre­prise :
Vous sou­hai­tez inté­grer une struc­ture unique en pleine crois­sance, conci­liant les atouts du sec­teur privé et public ? Rejoindre l’UGAP, c’est choi­sir une entre­prise en plein déve­lop­pe­ment, atta­chée aux valeurs du ser­vice public, à l’inno­va­tion, à la reconnais­sance de la diver­sité.
Classée parmi les 150 pre­miè­res entre­pri­ses fran­çai­ses (CA de plus de 5 mil­liards €), l’UGAP, seule cen­trale d’achat public géné­ra­liste, affi­che une crois­sance sou­te­nue depuis plus de 10 ans.

L’UGAP fonc­tionne en « achat pour revente » (infor­ma­ti­que, véhi­cu­les, médi­cal, énergie, ser­vi­ces, mobi­lier) pour l’Etat, les col­lec­ti­vi­tés ter­ri­to­ria­les, le sec­teur médi­cal. Elle se dis­tin­gue par sa poli­ti­que par­te­na­riale, son enga­ge­ment en faveur des poli­ti­ques publi­ques (inno­va­tion, PME, dév. dura­ble).

Description Direction :
La Direction Moyens et Immobilier, com­po­sée de 35 col­la­bo­ra­teurs, a pour mis­sions :
–  Gestion des moyens mobi­liers et immo­bi­liers et des ser­vi­ces asso­ciés ;
–  Gestion de la docu­men­ta­tion et de l’archi­vage ;
–  Gestion des assu­ran­ces et des ris­ques ;
–  Gestion du parc auto­mo­bile ;
–  Gestion des achats inter­nes.

Activités :
Nous vous pro­po­sons de rejoin­dre nos équipes en charge de la ges­tion de la docu­men­ta­tion et de l’archi­vage en qua­lité de res­pon­sa­ble du ser­vice archi­vage, infor­ma­tion et docu­men­ta­tion H/F en CDI pour notre siège situé à Champs sur Marne (RER A Noisy-Champs).
Rattaché au direc­teur des moyens et immo­bi­lier, vous avez pour mis­sion, d’enca­drer les acti­vi­tés archi­ves, cour­rier et docu­men­ta­tion.
A ce titre, vos prin­ci­pa­les mis­sions sont de :
–  Animer et gérer l’équipe de ges­tion de l’infor­ma­tion, com­po­sée de 5 col­la­bo­ra­teurs ;
–  Organiser les dif­fé­ren­tes acti­vi­tés du groupe : archi­vage, cour­rier, docu­men­ta­tion ;
–  Piloter/ accom­pa­gner les pro­jets du groupe : déma­té­ria­li­sa­tion et archi­vage numé­ri­que, projet de docu­men­ta­tion 2.0, pro­jets d’acqui­si­tion de logi­ciels de ges­tion des archi­ves et de la docu­men­ta­tion ;
–  Mettre en place la poli­ti­que de records mana­ge­ment, de col­lecte, de conser­va­tion, de trai­te­ment, de com­mu­ni­ca­tion et de mise en valeur des archi­ves de l’UGAP sur sup­port papier et électronique ;
–  Elaborer des réfé­ren­tiels (plans de clas­se­ment, tableaux de ges­tion des archi­ves), ana­ly­ser les pro­ces­sus, mettre en place des pro­cé­du­res, orga­ni­ser les dos­siers papiers, les res­sour­ces par­ta­gées (refonte arbo­res­cen­ces réseau) ;
–  Mettre en œuvre la poli­ti­que de gou­ver­nance, de l’archi­vage électronique (élaboration des fonc­tion­na­li­tés et règles de conser­va­tion des docu­ments) ;
–  Encadrer des pres­ta­tai­res (contrac­tua­li­sa­tion, renou­vel­le­ment de mar­chés, pilo­tage du tiers-archi­veur de l’UGAP…) ;
–  Préparer les ver­se­ments d’archi­ves his­to­ri­ques au Service des archi­ves économiques et finan­ciè­res (SAEF) : Trier, clas­ser, décrire et recondi­tion­ner les archi­ves his­to­ri­ques ;
–  Organiser des cam­pa­gnes d’élimination confor­mé­ment à la régle­men­ta­tion en vigueur (rédac­tion de bor­de­reaux d’élimination, orga­ni­sa­tion de la des­truc­tion des docu­ments après obten­tion du visa de la Cheffe du SAEF) ;
–  Organiser et ratio­na­li­ser les locaux d’archi­vage de l’UGAP : réco­le­ment ;
–  Elaborer des stra­té­gies de com­mu­ni­ca­tion et de for­ma­tions, actions d’infor­ma­tion et de sen­si­bi­li­sa­tion (cons­ti­tu­tion et ani­ma­tion de réseau de réfé­rents archi­ves), action de valo­ri­sa­tion des archi­ves ;
–  Elaborer des indi­ca­teurs métiers avec suivi, par­ti­ci­per par son exper­tise à valo­ri­ser les gains induits/ dépen­ses évitées.

Profil :
De for­ma­tion bac +5 en ges­tion d’archi­ves et docu­men­ta­tion, vous béné­fi­ciez d’une expé­rience de 5 ans mini­mum en qua­lité de records mana­ger ainsi qu’une expé­rience de mana­ge­ment hié­rar­chi­que.
En tant qu’expert en archi­ves et docu­men­ta­tion, vous avez cadré et piloté de pro­jets en tant qu’expert métier et maî­trise d’ouvrage, de la rédac­tion d’un cahier des char­ges à sa mise en œuvre opé­ra­tion­nelle.
Vous maî­tri­sez les dif­fé­rents dis­po­si­tifs info-docu­men­tai­res, les tech­ni­ques et tech­no­lo­gies métiers, le cadre juri­di­que et économique asso­cié et vous avez une com­pré­hen­sion appro­fon­die des besoins et des pra­ti­ques du métier dans un contexte de forte évolution numé­ri­que.
Vous dis­po­sez d’une bonne aisance rela­tion­nelle, d’un esprit péda­go­gi­que et vous savez entre­te­nir des rela­tions de qua­lité avec les clients inter­nes et les pres­ta­tai­res.

Vous êtes inté­ressé ? Merci de nous trans­met­tre votre can­di­da­ture via notre site : UGAP

L’UGAP s’engage à pro­mou­voir la diver­sité, l’inclu­sion et à lutter contre toutes les formes de dis­cri­mi­na­tions à l’accès à l’emploi. L’inser­tion, la mixité, le sou­tien et l’accom­pa­gne­ment des jeunes, des seniors, des per­son­nes en situa­tion de han­di­cap sont des prio­ri­tés essen­tiel­les de la poli­ti­que res­sour­ces humai­nes.